AI Builder et Power Automate Révolutionnent la Synthèse de Documents

Êtes-vous fatigué de passer d'innombrables heures à trier manuellement des documents dans SharePoint, en essayant de résumer et d'extraire les informations clés ? Il existe une manière plus intelligente de gérer cela ! Ce guide vous montrera comment exploiter les capacités de Microsoft Power Automate et AI Builder pour automatiser le résumé de documents, rationaliser vos flux de travail et libérer votre temps. Nous vous guiderons à travers la configuration d'un système automatisé qui résume intelligemment les documents dès leur téléchargement, garantissant que les informations cruciales sont toujours à portée de main.

Points clés

• Automatiser le résumé de documents dans SharePoint avec Power Automate et AI Builder.
• Utiliser la technologie OCR d'AI Builder pour extraire le texte des PDF.
• Mettre en œuvre des invites personnalisées pour adapter les résumés à vos besoins spécifiques.
• Automatiser les conversions de format de fichier pour une compatibilité fluide.
• Explorer les capacités d'intégration de Power Automate et AI Builder.
• Apprendre à télécharger des fichiers sur SharePoint et mettre à jour leurs propriétés.

Automatisation du résumé de documents avec Power Automate et AI Builder

Les difficultés du résumé manuel des documents

Il n'est un secret pour personne que résumer manuellement des documents dans SharePoint peut être une tâche vraiment pénible pour de nombreuses organisations. Ce n'est pas seulement chronophage ; c'est aussi semé d'embûches potentielles pour des erreurs humaines, ce qui peut entraîner des incohérences et la perte de détails importants. Imaginez-vous en train de parcourir des contrats denses, des rapports ou des documents juridiques, essayant d'extraire les informations essentielles. C'est épuisant, n'est-ce pas ? C'est là que l'automatisation intervient comme un sauveur.

Présentation de Power Automate et AI Builder

Microsoft Power Automate est un outil puissant qui automatise vos flux de travail en connectant différentes applications et services, éliminant le besoin de tâches répétitives. Lorsqu'il est associé à AI Builder, la plateforme d'IA de Microsoft, vous pouvez ajouter une couche d'intelligence à vos flux de travail, rendant des processus complexes comme le résumé de documents un jeu d'enfant. AI Builder est livré avec des modèles d'IA prédéfinis et la flexibilité de créer des solutions d'IA personnalisées qui répondent à vos besoins uniques.

Avec AI Builder et Power Automate travaillant ensemble, extraire et résumer des données à partir de documents SharePoint devient non seulement possible, mais remarquablement efficace.

Aperçu du processus de haut niveau

Voici un aperçu rapide de la manière dont le processus d'automatisation se déroule, comme illustré dans notre diagramme de processus :

1. Téléchargement de fichier vers SharePoint : Commencez par télécharger un document, par exemple un fichier Word, dans une bibliothèque SharePoint spécifique.
2. Déclencher un flux cloud : Cette action déclenche automatiquement un flux cloud dans Power Automate.
3. Convertir le fichier en PDF : Convertissez le fichier téléchargé en PDF à l'aide de OneDrive. Cette étape est cruciale car l'OCR d'AI Builder fonctionne mieux avec les PDF.
4. Extraire le texte via l'OCR d'AI Builder : Utilisez la reconnaissance optique de caractères (OCR) d'AI Builder pour extraire le texte du PDF.
5. Résumer le texte avec AI Builder : Laissez la fonctionnalité de résumé de texte d'AI Builder faire le travail, en créant un résumé concis du texte.
6. Mettre à jour les propriétés du fichier : Mettez à jour les propriétés du fichier avec le résumé généré.

En suivant ces étapes, vous réduirez drastiquement le travail manuel, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Personnalisation du résumé avec AI Builder

Exploiter les invites prédéfinies vs personnalisées

AI Builder propose des invites prédéfinies comme "Résumer le texte", mais lorsque vous créez des invites personnalisées, vous gagnez plus de contrôle sur le résultat. Vous pouvez ajuster ces invites pour extraire des informations spécifiques, formater le résumé selon vos préférences et vous assurer qu'il répond aux besoins de votre organisation. C'est comme adapter l'IA pour répondre parfaitement à vos besoins de résumé.

Pour créer des invites personnalisées, suivez ces étapes :

• Dans l'onglet des paramètres d'invite, cliquez sur le texte pour tester avec GPT en utilisant une invite.
• Sélectionnez l'option d'invite personnalisée et effectuez les ajustements nécessaires.

Travailler avec GraphAPI

Une approche alternative à l'utilisation des conversions de fichiers par défaut de GraphAPI implique :

• Télécharger un fichier dans un format spécifique.
• Utiliser l'API pour récupérer le texte au format JSON.
• S'assurer que tous les fichiers sont convertis dans le format requis.

Construire le flux étape par étape

Créer un nouveau flux dans Power Automate

Commencez par configurer un nouveau flux dans Power Automate :

1. Naviguez vers Power Automate et initiez un nouveau flux à partir d'un modèle vierge.
2. Optez pour un flux déclenché manuellement comme point de départ.
3. Ajoutez un paramètre d'entrée de type "Contenu de fichier" pour permettre le téléchargement de fichiers pendant le déclenchement du flux. Cette entrée peut être utilisée pour des tests manuels et sera modifiée ultérieurement.

Convertir le fichier en PDF

Pour convertir le fichier téléchargé en format PDF, suivez ces étapes :

1. Ajoutez une action "Créer un fichier" en utilisant le connecteur OneDrive for Business pour enregistrer le fichier dans OneDrive.
2. Spécifiez un chemin temporaire dans votre OneDrive pour stocker le fichier.
3. Définissez le nom du fichier dynamiquement en utilisant le "Nom du contenu du fichier" du déclencheur manuel.
4. Utilisez "Contenu du fichier ContentBytes" du déclencheur pour définir le contenu du fichier.

Reconnaissance du texte dans un PDF

Une fois le document au format PDF, procédez comme suit :

1. Ajoutez l'action AI Builder "Reconnaître le texte dans une image ou un document PDF".
2. Sélectionnez le "Contenu du fichier" de l'étape de conversion de fichier pour le paramètre d'image.

Créer des invites personnalisées dans AI Builder

Pour exploiter tout le potentiel de l'IA pour générer des résumés basés sur des invites spécifiques :

1. Choisissez de créer une nouvelle invite personnalisée, ce qui ouvrira l'écran d'ingénierie d'invite.
2. Concevez le format de sortie selon les exigences de résumé de votre organisation, en personnalisant selon plusieurs conditions.

Composer le texte

Après avoir configuré l'IA, composez le texte requis :

1. Ajoutez une action de composition au canevas.
2. Entrez l'expression que vous souhaitez générer.

Créer un résumé du fichier d'exemple

Une fois toutes les configurations en place :

1. Téléchargez le fichier Word d'exemple sur votre SharePoint.
2. Initialement, aucun résumé ne sera présent.
3. Le flux sera déclenché, prenant environ 10 à 15 secondes pour traiter.

Intégration de Power Automate et AI Builder : Avantages et inconvénients

Avantages

• OCR et résumé de texte simplifiés.
• Extraction de texte personnalisable.
• Intégration avec plusieurs outils.
• Efficacité accrue grâce à l'automatisation par IA.

Inconvénients

• Nécessite une licence premium pour accéder aux composants d'AI Builder.
• Nécessite des images et des documents de haute qualité pour de meilleurs résumés.
• La précision de la sortie dépend de la précision d'AI Builder.

FAQ

Pourquoi convertir en PDF avant l'OCR ?

Le moteur OCR d'AI Builder est optimisé pour les documents PDF, ce qui garantit une extraction de texte plus précise et fiable par rapport à d'autres formats.

Puis-je personnaliser la longueur du résumé ?

Absolument, les invites personnalisées vous permettent de spécifier la longueur ou le nombre de mots souhaité pour le résumé.

Que faire si le texte extrait n'est pas précis ?

Pour améliorer la précision de l'OCR, assurez-vous d'utiliser des documents sources de haute qualité et ajustez les paramètres OCR dans AI Builder si nécessaire.

Puis-je utiliser ce flux avec d'autres bibliothèques de documents ?

Oui, il suffit de modifier l'adresse du site SharePoint et le nom de la bibliothèque dans le déclencheur pour cibler différentes bibliothèques.

AI Builder est-il requis ?

Vous pouvez toujours personnaliser AI Builder selon vos besoins.

Questions connexes

Quels sont les avantages de l'automatisation du résumé de documents ?

L'automatisation du résumé de documents offre de nombreux avantages, notamment :

• Gain de temps : En générant automatiquement des résumés concis, votre équipe peut économiser des heures passées à extraire manuellement les informations clés.
• Précision : Les capacités de résumé de texte d'AI Builder permettent une extraction de données plus précise à partir de n'importe quel fichier.
• Efficacité : Un accès rapide aux informations clés des documents permet une prise de décision plus efficace.
• Consistance : L'automatisation garantit des résumés cohérents pour tous les documents, réduisant le risque de mauvaise interprétation.
• Réduction de l'effort manuel : Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches nécessitant une réflexion critique.