AI Builder et Power Automate Révolutionnent la Synthèse de Documents

Êtes-vous fatigué de passer des heures interminables à trier manuellement les documents dans SharePoint, en essayant de résumer et d'extraire les informations clés ? Il existe une manière plus intelligente de gérer cela ! Ce guide vous montrera comment exploiter les capacités de Microsoft Power Automate et AI Builder pour automatiser la rédaction de résumés de documents, rationaliser vos flux de travail et libérer du temps. Nous vous guiderons à travers la mise en place d'un système automatisé qui résume intelligemment les documents dès qu'ils sont téléchargés, garantissant que les informations cruciales sont toujours à portée de main.

Points clés

• Automatiser la rédaction de résumés de documents dans SharePoint avec Power Automate et AI Builder.
• Utiliser la technologie OCR d'AI Builder pour extraire le texte des PDF.
• Mettre en œuvre des invites personnalisées pour adapter les résumés à vos besoins spécifiques.
• Automatiser les conversions de format de fichier pour une compatibilité fluide.
• Explorer les capacités d'intégration de Power Automate et AI Builder.
• Apprendre à télécharger des fichiers sur SharePoint et à mettre à jour leurs propriétés.

Automatiser la rédaction de résumés de documents avec Power Automate et AI Builder

Les difficultés de la rédaction manuelle de résumés de documents

Il n'est un secret pour personne que résumer manuellement des documents dans SharePoint peut être une véritable corvée pour de nombreuses organisations. Ce n'est pas seulement chronophage ; cela comporte également le risque d'erreurs humaines, ce qui peut entraîner des incohérences et la perte de détails importants. Imaginez-vous en train de parcourir des contrats denses, des rapports ou des documents juridiques, en essayant d'extraire les informations essentielles. C'est épuisant, non ? C'est là que l'automatisation intervient comme un sauveur.

Présentation de Power Automate et AI Builder

Microsoft Power Automate est un outil puissant qui automatise votre flux de travail en connectant différentes applications et services, éliminant ainsi le besoin de tâches répétitives. Lorsqu'il est associé à AI Builder, la plateforme d'IA de Microsoft, vous êtes en mesure d'ajouter une couche d'intelligence à vos flux de travail, rendant les processus complexes comme la rédaction de résumés de documents beaucoup plus simples. AI Builder propose des modèles d'IA préconstruits et la flexibilité de créer des solutions d'IA personnalisées qui répondent à vos besoins uniques.

Avec AI Builder et Power Automate travaillant ensemble, extraire et résumer les données des documents SharePoint devient non seulement possible, mais remarquablement efficace.

Aperçu général du processus

Voici un rapide aperçu de la manière dont le processus d'automatisation se déroule, comme illustré dans notre diagramme de processus :

1. Téléchargement de fichier sur SharePoint : Commencez par télécharger un document, disons un fichier Word, dans une bibliothèque SharePoint spécifique.
2. Déclenchement du flux cloud : Cette action déclenche automatiquement un flux cloud dans Power Automate.
3. Conversion du fichier en PDF : Convertissez le fichier téléchargé en PDF en utilisant OneDrive. Cette étape est cruciale car l'OCR d'AI Builder fonctionne mieux avec les PDF.
4. Extraction du texte via l'OCR d'AI Builder : Utilisez la reconnaissance optique de caractères (OCR) d'AI Builder pour extraire le texte du PDF.
5. Rédaction du résumé du texte avec AI Builder : Laissez la fonction de rédaction de résumés de texte d'AI Builder faire le travail, créant un résumé concis du texte.
6. Mise à jour des propriétés du fichier : Mettez à jour les propriétés du fichier avec le résumé généré.

En suivant ces étapes, vous réduirez considérablement le travail manuel, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Personnaliser la rédaction de résumés avec AI Builder

Utiliser des invites préconstruites vs. personnalisées

AI Builder propose des invites préconstruites comme "Résumer le texte", mais lorsque vous créez des invites personnalisées, vous avez plus de contrôle sur le résultat. Vous pouvez affiner ces invites pour extraire des informations spécifiques, formater le résumé selon vos préférences et vous assurer qu'il répond aux besoins de votre organisation. C'est comme adapter l'IA à vos exigences de résumé de manière parfaite.

Pour créer des invites personnalisées, suivez ces étapes :

• Dans l'onglet des paramètres d'invite, cliquez sur le texte pour tester avec GPT en utilisant une invite.
• Sélectionnez l'option d'invite personnalisée et effectuez les ajustements nécessaires.

Travailler avec GraphAPI

Une approche alternative à l'utilisation des conversions de fichiers par défaut de GraphAPI implique :

• Télécharger un fichier dans un format spécifique.
• Utiliser l'API pour récupérer le texte au format JSON.
• S'assurer que tous les fichiers sont convertis dans le format requis.

Construire le flux étape par étape

Créer un nouveau flux dans Power Automate

Commencez par configurer un nouveau flux dans Power Automate :

1. Accédez à Power Automate et initiez un nouveau flux à partir d'un modèle vierge.
2. Optez pour un flux déclenché manuellement comme point de départ.
3. Ajoutez un paramètre d'entrée de type "Contenu du fichier" pour permettre le téléchargement de fichiers lors du déclenchement du flux. Cet entrée peut être utilisée pour des tests manuels et sera modifiée plus tard.

Convertir le fichier en PDF

Pour convertir le fichier téléchargé au format PDF, suivez ces étapes :

1. Ajoutez une action "Créer un fichier" en utilisant le connecteur OneDrive pour entreprise pour sauvegarder le fichier dans OneDrive.
2. Spécifiez un chemin temporaire dans votre OneDrive pour stocker le fichier.
3. Définissez dynamiquement le nom du fichier en utilisant le "Nom du contenu du fichier" du déclencheur manuel.
4. Utilisez "Contenu du fichier ContentBytes" du déclencheur pour définir le contenu du fichier.

Reconnaissance du texte dans le PDF

Avec le document maintenant au format PDF, procédez comme suit :

1. Ajoutez l'action AI Builder "Reconnaître le texte dans une image ou un document PDF".
2. Sélectionnez le "Contenu du fichier" de l'étape de conversion de fichier pour le paramètre image.

Créer des invites personnalisées dans AI Builder

Pour exploiter pleinement le potentiel de l'IA pour générer des résumés basés sur des invites spécifiques :

1. Choisissez de créer une nouvelle invite personnalisée, ce qui ouvrira l'écran de conception d'invite.
2. Concevez le format de sortie selon les exigences de résumé de votre organisation, en personnalisant en fonction de multiples conditions.

Composer le texte

Après avoir configuré l'IA, composez le texte requis :

1. Ajoutez une action de composition sur la toile.
2. Entrez l'expression que vous souhaitez générer.

Créer un résumé du fichier exemple

Après toutes les configurations en place :

1. Téléchargez le fichier Word exemple sur votre SharePoint.
2. Initialement, il n'y aura pas de résumé présent.
3. Le flux sera déclenché, prenant environ 10 à 15 secondes pour le traitement.

Intégration de Power Automate et AI Builder : Avantages et inconvénients

Avantages

• Simplification de l'OCR et de la rédaction de résumés de texte.
• Extraction de texte personnalisable.
• Intégration avec plusieurs outils.
• Efficacité accrue grâce à l'automatisation par l'IA.

Inconvénients

• Nécessite une licence premium pour accéder aux composants d'AI Builder.
• Nécessite des images et des documents de haute qualité pour de meilleurs résumés.
• La précision du résultat dépend de la précision d'AI Builder.

FAQ

Pourquoi convertir en PDF avant l'OCR ?

Le moteur OCR d'AI Builder est optimisé pour les documents PDF, ce qui garantit une extraction de texte plus précise et fiable par rapport aux autres formats.

Puis-je personnaliser la longueur du résumé ?

Absolument, les invites personnalisées vous permettent de spécifier la longueur souhaitée du résumé ou le nombre de mots.

Que faire si le texte extrait n'est pas précis ?

Pour améliorer la précision de l'OCR, assurez-vous d'utiliser des documents sources de haute qualité et ajustez les paramètres de l'OCR dans AI Builder selon les besoins.

Puis-je utiliser ce flux avec d'autres bibliothèques de documents ?

Oui, il suffit de modifier l'adresse du site SharePoint et le nom de la bibliothèque dans le déclencheur pour cibler différentes bibliothèques.

AI Builder est-il requis ?

Vous pouvez toujours personnaliser AI Builder selon vos besoins.

Questions connexes

Quels sont les avantages de l'automatisation de la rédaction de résumés de documents ?

L'automatisation de la rédaction de résumés de documents apporte une multitude d'avantages, notamment :

• Gain de temps : En générant automatiquement des résumés concis, votre équipe peut économiser des heures auparavant consacrées à l'extraction manuelle d'informations clés.
• Précision : Les capacités de rédaction de résumés de texte d'AI Builder aident à générer une extraction de données plus précise à partir de n'importe quel fichier.
• Efficacité : Un accès rapide aux informations clés des documents permet une prise de décision plus efficace.
• Cohérence : L'automatisation garantit que les résumés sont cohérents sur tous les documents, réduisant le risque de mauvaise interprétation.
• Réduction de l'effort manuel : Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches nécessitant une réflexion critique.