AI Builder y Power Automate Revolucionan la Sumarización de Documentos

¿Estás cansado de pasar horas interminables revisando manualmente documentos en SharePoint, intentando resumirlos y extraer información clave? ¡Hay una forma más inteligente de manejar esto! Esta guía te mostrará cómo aprovechar las capacidades de Microsoft Power Automate y AI Builder para automatizar la sumarización de documentos, optimizar tus flujos de trabajo y liberar tu tiempo. Te guiaremos a través de la configuración de un sistema automatizado que resume inteligentemente los documentos en el momento en que se suben, asegurando que la información crucial siempre esté al alcance de tu mano.

Puntos clave

• Automatiza la sumarización de documentos en SharePoint con Power Automate y AI Builder.
• Utiliza la tecnología OCR de AI Builder para extraer texto de PDFs.
• Implementa indicaciones personalizadas para adaptar los resúmenes a tus requisitos específicos.
• Automatiza las conversiones de formato de archivo para una compatibilidad sin problemas.
• Explora las capacidades de integración de Power Automate y AI Builder.
• Aprende cómo subir archivos a SharePoint y actualizar sus propiedades.

Automatización de la sumarización de documentos con Power Automate y AI Builder

La lucha de la sumarización manual de documentos

No es ningún secreto que resumir manualmente documentos en SharePoint puede ser un verdadero fastidio para muchas organizaciones. No solo es consumidor de tiempo, sino que también está plagado de la posibilidad de errores humanos, lo que puede llevar a inconsistencias y la pérdida de detalles importantes. Imagina que estás navegando a través de densos contratos, informes o documentos legales, tratando de extraer los fragmentos esenciales de información. Es agotador, ¿verdad? Ahí es donde la automatización entra como un salvavidas.

Presentando Power Automate y AI Builder

Microsoft Power Automate es una herramienta poderosa que automatiza tu flujo de trabajo conectando diferentes aplicaciones y servicios, eliminando la necesidad de tareas repetitivas. Cuando lo emparejas con AI Builder, la plataforma de IA de Microsoft, puedes añadir una capa de inteligencia a tus flujos de trabajo, haciendo que procesos complejos como la sumarización de documentos sean pan comido. AI Builder viene con modelos de IA preconstruidos y la flexibilidad para crear soluciones de IA personalizadas que se adapten a tus necesidades únicas.

Con AI Builder y Power Automate trabajando juntos, extraer y resumir datos de documentos de SharePoint se vuelve no solo posible, sino notablemente eficiente.

Resumen del proceso a alto nivel

Aquí tienes una rápida mirada de cómo se desarrolla el proceso de automatización, como se ilustra en nuestro diagrama de proceso:

1. Subir archivo a SharePoint: Comienza subiendo un documento, digamos un archivo de Word, a una biblioteca específica de SharePoint.
2. Desencadenar flujo en la nube: Esta acción desencadena automáticamente un flujo en la nube en Power Automate.
3. Convertir archivo a PDF: Convierte el archivo subido a PDF usando OneDrive. Este paso es crucial porque el OCR de AI Builder funciona mejor con PDFs.
4. Extraer texto mediante OCR de AI Builder: Usa el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) de AI Builder para extraer el texto del PDF.
5. Resumir texto usando AI Builder: Deja que la función de sumarización de texto de AI Builder haga el trabajo, creando un resumen conciso del texto.
6. Actualizar propiedades del archivo: Actualiza las propiedades del archivo con el resumen generado.

Siguiendo estos pasos, reducirás drásticamente el trabajo manual, permitiendo que tu equipo se enfoque en tareas más estratégicas.

Personalización de la sumarización con AI Builder

Aprovechando indicaciones preconstruidas vs. personalizadas

AI Builder ofrece indicaciones preconstruidas como "Resumir texto", pero cuando creas indicaciones personalizadas, obtienes más control sobre la salida. Puedes ajustar estas indicaciones para extraer información específica, formatear el resumen según tus preferencias y asegurarte de que cumpla con las necesidades de tu organización. Es como adaptar la IA para que se ajuste perfectamente a tus requisitos de sumarización.

Para crear indicaciones personalizadas, sigue estos pasos:

• En la pestaña de configuración de indicaciones, haz clic en el texto para probarlo con GPT usando una indicación.
• Selecciona la opción de indicación personalizada y realiza los ajustes necesarios.

Trabajando con GraphAPI

Un enfoque alternativo al uso de las conversiones de archivo predeterminadas de GraphAPI implica:

• Descargar un archivo en un formato específico.
• Usar la API para recuperar el texto en formato JSON.
• Asegurarse de que todos los archivos se conviertan al formato requerido.

Construyendo el flujo paso a paso

Creando un nuevo flujo en Power Automate

Comienza configurando un nuevo flujo en Power Automate:

1. Navega a Power Automate e inicia un nuevo flujo desde una plantilla en blanco.
2. Opta por un flujo desencadenado manualmente como punto de partida.
3. Añade un parámetro de entrada de tipo "Contenido del archivo" para permitir subir archivos durante el desencadenamiento del flujo. Este parámetro de entrada se puede usar para pruebas manuales y se modificará más tarde.

Convirtiendo el archivo a PDF

Para convertir el archivo subido al formato PDF, sigue estos pasos:

1. Añade una acción "Crear archivo" usando el conector de OneDrive para Empresas para guardar el archivo en OneDrive.
2. Especifica una ruta temporal dentro de tu OneDrive para almacenar el archivo.
3. Establece el nombre del archivo dinámicamente usando el "Nombre del contenido del archivo" del desencadenador manual.
4. Usa "ContenidoBytes del contenido del archivo" del desencadenador para establecer el contenido del archivo.

Reconociendo texto en PDF

Con el documento ahora en formato PDF, procede de la siguiente manera:

1. Añade la acción de AI Builder "Reconocer texto en una imagen o un documento PDF".
2. Selecciona el "Contenido del archivo" del paso de conversión de archivo para el parámetro de imagen.

Creando indicaciones personalizadas en AI Builder

Para aprovechar al máximo la IA para generar resúmenes basados en indicaciones específicas:

1. Elige crear una nueva indicación personalizada, lo que abrirá la pantalla de ingeniería de indicaciones.
2. Diseña el formato de salida según los requisitos de resumen de tu organización, personalizando según múltiples condiciones.

Componiendo el texto

Después de configurar la IA, compone el texto requerido:

1. Añade una acción de composición al lienzo.
2. Introduce la expresión que deseas generar.

Creando un resumen del archivo de muestra

Después de que todas las configuraciones estén en su lugar:

1. Sube el archivo de muestra de Word a tu SharePoint.
2. Inicialmente, no habrá un resumen presente.
3. El flujo se desencadenará, tomando alrededor de 10-15 segundos para procesar.

Integración de Power Automate y AI Builder: Pros y Contras

Pros

• Simplificación del OCR y la sumarización de texto.
• Extracción de texto personalizable.
• Integración con múltiples herramientas.
• Eficiencia mejorada a través de la automatización de IA.

Contras

• Requiere una licencia premium para acceder a los componentes de AI Builder.
• Necesita imágenes y documentos de alta calidad para mejores resúmenes.
• La precisión de la salida depende de la precisión de AI Builder.

FAQ

¿Por qué convertir a PDF antes de OCR?

El motor OCR de AI Builder está optimizado para documentos PDF, lo que asegura una extracción de texto más precisa y confiable en comparación con otros formatos.

¿Puedo personalizar la longitud de la sumarización?

Absolutamente, las indicaciones personalizadas te permiten especificar la longitud deseada del resumen o el conteo de palabras.

¿Qué pasa si el texto extraído no es preciso?

Para mejorar la precisión del OCR, asegúrate de usar documentos fuente de alta calidad y ajusta las configuraciones de OCR en AI Builder según sea necesario.

¿Puedo usar este flujo con otras bibliotecas de documentos?

Sí, simplemente modifica la dirección del sitio de SharePoint y el nombre de la biblioteca en el desencadenador para apuntar a diferentes bibliotecas.

¿Es necesario AI Builder?

Siempre puedes personalizar AI Builder según tus requisitos.

Preguntas relacionadas

¿Cuáles son los beneficios de automatizar la sumarización de documentos?

Automatizar la sumarización de documentos trae una serie de beneficios, incluyendo:

• Ahorro de tiempo: Al generar automáticamente resúmenes concisos, tu equipo puede ahorrar horas que antes se pasaban extrayendo manualmente información clave.
• Precisión: Las capacidades de sumarización de texto de AI Builder ayudan a generar una extracción de datos más precisa de cualquier archivo.
• Eficiencia: El acceso rápido a ideas clave de los documentos permite una toma de decisiones más efectiva.
• Consistencia: La automatización asegura que los resúmenes sean consistentes en todos los documentos, reduciendo el riesgo de malinterpretación.
• Reducción del esfuerzo manual: Esto permite a los empleados enfocarse en tareas que requieren pensamiento crítico.