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AI Builder和Power Automate革新文件摘要

AI Builder和Power Automate革新文件摘要

2025-05-15
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你是否厭倦了在SharePoint中手動篩選文件,試圖摘要和提取關鍵資訊,花費無數小時?有更聰明的處理方式!本指南將展示你如何利用Microsoft Power Automate和AI Builder的能力來自動化文件摘要,簡化你的工作流程,並釋放你的時間。我們將帶你一步步設置一個自動系統,當文件上傳時,智能地進行摘要,確保重要資訊隨時觸手可及。

重點

  • 使用Power Automate和AI Builder在SharePoint中自動化文件摘要。
  • 利用AI Builder的OCR技術從PDF中提取文字。
  • 實施自定義提示,以根據你的特定需求定制摘要。
  • 自動化文件格式轉換,以實現無縫兼容。
  • 探索Power Automate和AI Builder的整合能力。
  • 學習如何上傳文件到SharePoint並更新其屬性。

使用Power Automate和AI Builder自動化文件摘要

手動文件摘要的困境

手動在SharePoint中摘要文件對許多組織來說是一個真正的挑戰。這不僅耗時,而且還可能出現人為錯誤,導致不一致和重要細節的丟失。想像一下,你在密集的合同、報告或法律文件中摸索,試圖提取關鍵資訊。這很累人,對吧?這就是自動化作為救星的地方。

介紹Power Automate和AI Builder

Microsoft Power Automate是一個強大的工具,通過連接不同的應用程式和服務來自動化你的工作流程,消除重複任務的需要。當你將其與Microsoft的AI平台AI Builder配對時,你能夠為你的工作流程增加一層智能,使像文件摘要這樣的複雜過程變得輕而易舉。AI Builder帶有預建的AI模型,並且具有靈活性,可以打造符合你獨特需求的自定義AI解決方案。

有了AI Builder和Power Automate的合作,從SharePoint文件中提取和摘要數據不僅成為可能,而且效率驚人。

高層次過程概述

這裡是自動化過程展開的快速概覽,如我們的過程圖所示:

  1. 文件上傳到SharePoint: 首先,將一個文件,例如Word文件,上傳到特定的SharePoint庫。
  2. 觸發雲端流程: 此動作自動觸發Power Automate中的雲端流程。
  3. 將文件轉換為PDF: 使用OneDrive將上傳的文件轉換為PDF。這一步很關鍵,因為AI Builder的OCR在PDF上表現最佳。
  4. 通過AI Builder OCR提取文字: 使用AI Builder的光學字符識別(OCR)從PDF中提取文字。
  5. 使用AI Builder摘要文字: 讓AI Builder的文字摘要功能工作,創建文字的簡潔摘要。
  6. 更新文件屬性: 用生成的摘要更新文件的屬性。

通過遵循這些步驟,你將大大減少手動工作,讓你的團隊能夠將焦點轉移到更具戰略性的任務上。

使用AI Builder自定義摘要

利用預建與自定義提示

AI Builder提供如“摘要文字”的預建提示,但當你創建自定義提示時,你對輸出有更多的控制。你可以微調這些提示以提取特定資訊,根據你的偏好格式化摘要,並確保它符合你組織的需求。這就像是為你的摘要需求量身定制AI。

要創建自定義提示,請按照以下步驟:

  • 在提示設置選項卡中,點擊文字以使用提示測試GPT。
  • 選擇自定義提示選項並進行必要的調整。

使用GraphAPI

使用GraphAPI的預設文件轉換的另一種方法包括:

  • 下載特定格式的文件。
  • 使用API以JSON格式獲取文字。
  • 確保所有文件轉換成所需格式。

逐步構建流程

在Power Automate中創建新流程

首先,在Power Automate中設置一個新流程:

  1. 導航到Power Automate並從空白模板啟動一個新流程。
  2. 選擇手動觸發流程作為起點。
  3. 添加一個類型為“文件內容”的輸入參數,以允許在流程觸發時上傳文件。這個輸入可用於手動測試,稍後將進行修改。

將文件轉換為PDF

要將上傳的文件轉換為PDF格式,請按照以下步驟:

  1. 使用OneDrive for Business連接器添加一個“創建文件”動作,以在OneDrive中保存文件。
  2. 在你的OneDrive中指定一個臨時路徑來存儲文件。
  3. 使用手動觸發中的“文件內容名稱”動態設置文件名。
  4. 使用觸發中的“文件內容內容字節”設置文件內容。

在PDF中識別文字

現在文件已轉換為PDF格式,請按以下步驟進行:

  1. 添加AI Builder的“在圖像或PDF文件中識別文字”動作。
  2. 為圖像參數選擇來自轉換文件步驟的“文件內容”。

在AI Builder中創建自定義提示

為了充分利用AI生成基於特定提示的摘要:

  1. 選擇創建一個新的自定義提示,這將打開提示工程屏幕。
  2. 根據你的組織的摘要要求設計輸出格式,根據多種條件進行自定義。

組成文字

設置AI後,組成所需的文字:

  1. 在畫布上添加一個組成動作。
  2. 輸入你想要生成的表達式。

創建樣本文件的摘要

所有配置到位後:

  1. 上傳樣本Word文件到你的SharePoint。
  2. 最初,將不會有摘要存在。
  3. 流程將被觸發,處理時間大約需要10-15秒。

Power Automate和AI Builder整合:優缺點

優點

  • 簡化了OCR和文字摘要。
  • 可自定義的文字提取。
  • 與多種工具整合。
  • 通過AI自動化提高效率。

缺點

  • 需要高級許可證才能訪問AI Builder的組件。
  • 需要高質量的圖像和文件才能獲得更好的摘要。
  • 輸出的準確性取決於AI Builder的準確性。

常見問題

為什麼在OCR之前要轉換為PDF?

AI Builder的OCR引擎針對PDF文件進行了優化,與其他格式相比,這確保了更準確和可靠的文字提取。

我可以自定義摘要長度嗎?

當然可以,自定義提示允許你指定所需的摘要長度或詞數。

如果提取的文字不準確怎麼辦?

為了提高OCR的準確性,確保使用高質量的源文件,並根據需要調整AI Builder中的OCR設置。

我可以將此流程用於其他文件庫嗎?

是的,只需在觸發器中修改SharePoint站點地址和庫名稱即可針對不同的庫。

需要AI Builder嗎?

你總是可以根據你的需求自定義AI Builder。

相關問題

自動化文件摘要的好處是什麼?

自動化文件摘要帶來了一系列的好處,包括:

  • 節省時間: 通過自動生成簡潔的摘要,你的團隊可以節省之前用於手動提取關鍵資訊的數小時。
  • 準確性: AI Builder的文字摘要能力有助於從任何文件中生成更準確的數據提取。
  • 效率: 快速訪問文件中的關鍵見解,允許更有效的決策制定。
  • 一致性: 自動化確保所有文件的摘要一致,減少誤解的風險。
  • 減少手動工作: 這讓員工能夠專注於需要批判性思考的任務。
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