AI Builder和Power Automate革新文件摘要
你是否厭倦了在SharePoint中手動篩選文件,試圖摘要和提取關鍵資訊,花費無數小時?有更聰明的處理方式!本指南將展示你如何利用Microsoft Power Automate和AI Builder的能力來自動化文件摘要,簡化你的工作流程,並釋放你的時間。我們將帶你一步步設置一個自動系統,當文件上傳時,智能地進行摘要,確保重要資訊隨時觸手可及。
重點
- 使用Power Automate和AI Builder在SharePoint中自動化文件摘要。
- 利用AI Builder的OCR技術從PDF中提取文字。
- 實施自定義提示,以根據你的特定需求定制摘要。
- 自動化文件格式轉換,以實現無縫兼容。
- 探索Power Automate和AI Builder的整合能力。
- 學習如何上傳文件到SharePoint並更新其屬性。
使用Power Automate和AI Builder自動化文件摘要
手動文件摘要的困境
手動在SharePoint中摘要文件對許多組織來說是一個真正的挑戰。這不僅耗時,而且還可能出現人為錯誤,導致不一致和重要細節的丟失。想像一下,你在密集的合同、報告或法律文件中摸索,試圖提取關鍵資訊。這很累人,對吧?這就是自動化作為救星的地方。

介紹Power Automate和AI Builder
Microsoft Power Automate是一個強大的工具,通過連接不同的應用程式和服務來自動化你的工作流程,消除重複任務的需要。當你將其與Microsoft的AI平台AI Builder配對時,你能夠為你的工作流程增加一層智能,使像文件摘要這樣的複雜過程變得輕而易舉。AI Builder帶有預建的AI模型,並且具有靈活性,可以打造符合你獨特需求的自定義AI解決方案。
有了AI Builder和Power Automate的合作,從SharePoint文件中提取和摘要數據不僅成為可能,而且效率驚人。
高層次過程概述
這裡是自動化過程展開的快速概覽,如我們的過程圖所示:

- 文件上傳到SharePoint: 首先,將一個文件,例如Word文件,上傳到特定的SharePoint庫。
- 觸發雲端流程: 此動作自動觸發Power Automate中的雲端流程。
- 將文件轉換為PDF: 使用OneDrive將上傳的文件轉換為PDF。這一步很關鍵,因為AI Builder的OCR在PDF上表現最佳。
- 通過AI Builder OCR提取文字: 使用AI Builder的光學字符識別(OCR)從PDF中提取文字。
- 使用AI Builder摘要文字: 讓AI Builder的文字摘要功能工作,創建文字的簡潔摘要。
- 更新文件屬性: 用生成的摘要更新文件的屬性。
通過遵循這些步驟,你將大大減少手動工作,讓你的團隊能夠將焦點轉移到更具戰略性的任務上。
使用AI Builder自定義摘要
利用預建與自定義提示
AI Builder提供如“摘要文字”的預建提示,但當你創建自定義提示時,你對輸出有更多的控制。你可以微調這些提示以提取特定資訊,根據你的偏好格式化摘要,並確保它符合你組織的需求。這就像是為你的摘要需求量身定制AI。

要創建自定義提示,請按照以下步驟:
- 在提示設置選項卡中,點擊文字以使用提示測試GPT。
- 選擇自定義提示選項並進行必要的調整。
使用GraphAPI
使用GraphAPI的預設文件轉換的另一種方法包括:
- 下載特定格式的文件。
- 使用API以JSON格式獲取文字。
- 確保所有文件轉換成所需格式。

逐步構建流程
在Power Automate中創建新流程
首先,在Power Automate中設置一個新流程:

- 導航到Power Automate並從空白模板啟動一個新流程。
- 選擇手動觸發流程作為起點。
- 添加一個類型為“文件內容”的輸入參數,以允許在流程觸發時上傳文件。這個輸入可用於手動測試,稍後將進行修改。
將文件轉換為PDF
要將上傳的文件轉換為PDF格式,請按照以下步驟:
- 使用OneDrive for Business連接器添加一個“創建文件”動作,以在OneDrive中保存文件。
- 在你的OneDrive中指定一個臨時路徑來存儲文件。
- 使用手動觸發中的“文件內容名稱”動態設置文件名。
- 使用觸發中的“文件內容內容字節”設置文件內容。

在PDF中識別文字
現在文件已轉換為PDF格式,請按以下步驟進行:
- 添加AI Builder的“在圖像或PDF文件中識別文字”動作。
- 為圖像參數選擇來自轉換文件步驟的“文件內容”。

在AI Builder中創建自定義提示
為了充分利用AI生成基於特定提示的摘要:

- 選擇創建一個新的自定義提示,這將打開提示工程屏幕。
- 根據你的組織的摘要要求設計輸出格式,根據多種條件進行自定義。
組成文字
設置AI後,組成所需的文字:
- 在畫布上添加一個組成動作。
- 輸入你想要生成的表達式。

創建樣本文件的摘要
所有配置到位後:

- 上傳樣本Word文件到你的SharePoint。
- 最初,將不會有摘要存在。
- 流程將被觸發,處理時間大約需要10-15秒。
Power Automate和AI Builder整合:優缺點
優點
- 簡化了OCR和文字摘要。
- 可自定義的文字提取。
- 與多種工具整合。
- 通過AI自動化提高效率。
缺點
- 需要高級許可證才能訪問AI Builder的組件。
- 需要高質量的圖像和文件才能獲得更好的摘要。
- 輸出的準確性取決於AI Builder的準確性。
常見問題
為什麼在OCR之前要轉換為PDF?
AI Builder的OCR引擎針對PDF文件進行了優化,與其他格式相比,這確保了更準確和可靠的文字提取。
我可以自定義摘要長度嗎?
當然可以,自定義提示允許你指定所需的摘要長度或詞數。
如果提取的文字不準確怎麼辦?
為了提高OCR的準確性,確保使用高質量的源文件,並根據需要調整AI Builder中的OCR設置。
我可以將此流程用於其他文件庫嗎?
是的,只需在觸發器中修改SharePoint站點地址和庫名稱即可針對不同的庫。
需要AI Builder嗎?
你總是可以根據你的需求自定義AI Builder。
相關問題
自動化文件摘要的好處是什麼?
自動化文件摘要帶來了一系列的好處,包括:
- 節省時間: 通過自動生成簡潔的摘要,你的團隊可以節省之前用於手動提取關鍵資訊的數小時。
- 準確性: AI Builder的文字摘要能力有助於從任何文件中生成更準確的數據提取。
- 效率: 快速訪問文件中的關鍵見解,允許更有效的決策制定。
- 一致性: 自動化確保所有文件的摘要一致,減少誤解的風險。
- 減少手動工作: 這讓員工能夠專注於需要批判性思考的任務。
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你是否厭倦了在SharePoint中手動篩選文件,試圖摘要和提取關鍵資訊,花費無數小時?有更聰明的處理方式!本指南將展示你如何利用Microsoft Power Automate和AI Builder的能力來自動化文件摘要,簡化你的工作流程,並釋放你的時間。我們將帶你一步步設置一個自動系統,當文件上傳時,智能地進行摘要,確保重要資訊隨時觸手可及。
重點
- 使用Power Automate和AI Builder在SharePoint中自動化文件摘要。
- 利用AI Builder的OCR技術從PDF中提取文字。
- 實施自定義提示,以根據你的特定需求定制摘要。
- 自動化文件格式轉換,以實現無縫兼容。
- 探索Power Automate和AI Builder的整合能力。
- 學習如何上傳文件到SharePoint並更新其屬性。
使用Power Automate和AI Builder自動化文件摘要
手動文件摘要的困境
手動在SharePoint中摘要文件對許多組織來說是一個真正的挑戰。這不僅耗時,而且還可能出現人為錯誤,導致不一致和重要細節的丟失。想像一下,你在密集的合同、報告或法律文件中摸索,試圖提取關鍵資訊。這很累人,對吧?這就是自動化作為救星的地方。
介紹Power Automate和AI Builder
Microsoft Power Automate是一個強大的工具,通過連接不同的應用程式和服務來自動化你的工作流程,消除重複任務的需要。當你將其與Microsoft的AI平台AI Builder配對時,你能夠為你的工作流程增加一層智能,使像文件摘要這樣的複雜過程變得輕而易舉。AI Builder帶有預建的AI模型,並且具有靈活性,可以打造符合你獨特需求的自定義AI解決方案。
有了AI Builder和Power Automate的合作,從SharePoint文件中提取和摘要數據不僅成為可能,而且效率驚人。
高層次過程概述
這裡是自動化過程展開的快速概覽,如我們的過程圖所示:
- 文件上傳到SharePoint: 首先,將一個文件,例如Word文件,上傳到特定的SharePoint庫。
- 觸發雲端流程: 此動作自動觸發Power Automate中的雲端流程。
- 將文件轉換為PDF: 使用OneDrive將上傳的文件轉換為PDF。這一步很關鍵,因為AI Builder的OCR在PDF上表現最佳。
- 通過AI Builder OCR提取文字: 使用AI Builder的光學字符識別(OCR)從PDF中提取文字。
- 使用AI Builder摘要文字: 讓AI Builder的文字摘要功能工作,創建文字的簡潔摘要。
- 更新文件屬性: 用生成的摘要更新文件的屬性。
通過遵循這些步驟,你將大大減少手動工作,讓你的團隊能夠將焦點轉移到更具戰略性的任務上。
使用AI Builder自定義摘要
利用預建與自定義提示
AI Builder提供如“摘要文字”的預建提示,但當你創建自定義提示時,你對輸出有更多的控制。你可以微調這些提示以提取特定資訊,根據你的偏好格式化摘要,並確保它符合你組織的需求。這就像是為你的摘要需求量身定制AI。
要創建自定義提示,請按照以下步驟:
- 在提示設置選項卡中,點擊文字以使用提示測試GPT。
- 選擇自定義提示選項並進行必要的調整。
使用GraphAPI
使用GraphAPI的預設文件轉換的另一種方法包括:
- 下載特定格式的文件。
- 使用API以JSON格式獲取文字。
- 確保所有文件轉換成所需格式。
逐步構建流程
在Power Automate中創建新流程
首先,在Power Automate中設置一個新流程:
- 導航到Power Automate並從空白模板啟動一個新流程。
- 選擇手動觸發流程作為起點。
- 添加一個類型為“文件內容”的輸入參數,以允許在流程觸發時上傳文件。這個輸入可用於手動測試,稍後將進行修改。
將文件轉換為PDF
要將上傳的文件轉換為PDF格式,請按照以下步驟:
- 使用OneDrive for Business連接器添加一個“創建文件”動作,以在OneDrive中保存文件。
- 在你的OneDrive中指定一個臨時路徑來存儲文件。
- 使用手動觸發中的“文件內容名稱”動態設置文件名。
- 使用觸發中的“文件內容內容字節”設置文件內容。
在PDF中識別文字
現在文件已轉換為PDF格式,請按以下步驟進行:
- 添加AI Builder的“在圖像或PDF文件中識別文字”動作。
- 為圖像參數選擇來自轉換文件步驟的“文件內容”。
在AI Builder中創建自定義提示
為了充分利用AI生成基於特定提示的摘要:
- 選擇創建一個新的自定義提示,這將打開提示工程屏幕。
- 根據你的組織的摘要要求設計輸出格式,根據多種條件進行自定義。
組成文字
設置AI後,組成所需的文字:
- 在畫布上添加一個組成動作。
- 輸入你想要生成的表達式。
創建樣本文件的摘要
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- 上傳樣本Word文件到你的SharePoint。
- 最初,將不會有摘要存在。
- 流程將被觸發,處理時間大約需要10-15秒。
Power Automate和AI Builder整合:優缺點
優點
- 簡化了OCR和文字摘要。
- 可自定義的文字提取。
- 與多種工具整合。
- 通過AI自動化提高效率。
缺點
- 需要高級許可證才能訪問AI Builder的組件。
- 需要高質量的圖像和文件才能獲得更好的摘要。
- 輸出的準確性取決於AI Builder的準確性。
常見問題
為什麼在OCR之前要轉換為PDF?
AI Builder的OCR引擎針對PDF文件進行了優化,與其他格式相比,這確保了更準確和可靠的文字提取。
我可以自定義摘要長度嗎?
當然可以,自定義提示允許你指定所需的摘要長度或詞數。
如果提取的文字不準確怎麼辦?
為了提高OCR的準確性,確保使用高質量的源文件,並根據需要調整AI Builder中的OCR設置。
我可以將此流程用於其他文件庫嗎?
是的,只需在觸發器中修改SharePoint站點地址和庫名稱即可針對不同的庫。
需要AI Builder嗎?
你總是可以根據你的需求自定義AI Builder。
相關問題
自動化文件摘要的好處是什麼?
自動化文件摘要帶來了一系列的好處,包括:
- 節省時間: 通過自動生成簡潔的摘要,你的團隊可以節省之前用於手動提取關鍵資訊的數小時。
- 準確性: AI Builder的文字摘要能力有助於從任何文件中生成更準確的數據提取。
- 效率: 快速訪問文件中的關鍵見解,允許更有效的決策制定。
- 一致性: 自動化確保所有文件的摘要一致,減少誤解的風險。
- 減少手動工作: 這讓員工能夠專注於需要批判性思考的任務。












