AI Builder和Power Automate革新文件摘要

你是否厭倦了在SharePoint中手動篩選文件，試圖摘要和提取關鍵資訊，花費無數小時？有更聰明的處理方式！本指南將展示你如何利用Microsoft Power Automate和AI Builder的能力來自動化文件摘要，簡化你的工作流程，並釋放你的時間。我們將帶你一步步設置一個自動系統，當文件上傳時，智能地進行摘要，確保重要資訊隨時觸手可及。

重點

• 使用Power Automate和AI Builder在SharePoint中自動化文件摘要。
• 利用AI Builder的OCR技術從PDF中提取文字。
• 實施自定義提示，以根據你的特定需求定制摘要。
• 自動化文件格式轉換，以實現無縫兼容。
• 探索Power Automate和AI Builder的整合能力。
• 學習如何上傳文件到SharePoint並更新其屬性。

使用Power Automate和AI Builder自動化文件摘要

手動文件摘要的困境

手動在SharePoint中摘要文件對許多組織來說是一個真正的挑戰。這不僅耗時，而且還可能出現人為錯誤，導致不一致和重要細節的丟失。想像一下，你在密集的合同、報告或法律文件中摸索，試圖提取關鍵資訊。這很累人，對吧？這就是自動化作為救星的地方。

介紹Power Automate和AI Builder

Microsoft Power Automate是一個強大的工具，通過連接不同的應用程式和服務來自動化你的工作流程，消除重複任務的需要。當你將其與Microsoft的AI平台AI Builder配對時，你能夠為你的工作流程增加一層智能，使像文件摘要這樣的複雜過程變得輕而易舉。AI Builder帶有預建的AI模型，並且具有靈活性，可以打造符合你獨特需求的自定義AI解決方案。

有了AI Builder和Power Automate的合作，從SharePoint文件中提取和摘要數據不僅成為可能，而且效率驚人。

高層次過程概述

這裡是自動化過程展開的快速概覽，如我們的過程圖所示：

1. 文件上傳到SharePoint： 首先，將一個文件，例如Word文件，上傳到特定的SharePoint庫。
2. 觸發雲端流程： 此動作自動觸發Power Automate中的雲端流程。
3. 將文件轉換為PDF： 使用OneDrive將上傳的文件轉換為PDF。這一步很關鍵，因為AI Builder的OCR在PDF上表現最佳。
4. 通過AI Builder OCR提取文字： 使用AI Builder的光學字符識別（OCR）從PDF中提取文字。
5. 使用AI Builder摘要文字： 讓AI Builder的文字摘要功能工作，創建文字的簡潔摘要。
6. 更新文件屬性： 用生成的摘要更新文件的屬性。

通過遵循這些步驟，你將大大減少手動工作，讓你的團隊能夠將焦點轉移到更具戰略性的任務上。

使用AI Builder自定義摘要

利用預建與自定義提示

AI Builder提供如“摘要文字”的預建提示，但當你創建自定義提示時，你對輸出有更多的控制。你可以微調這些提示以提取特定資訊，根據你的偏好格式化摘要，並確保它符合你組織的需求。這就像是為你的摘要需求量身定制AI。

要創建自定義提示，請按照以下步驟：

• 在提示設置選項卡中，點擊文字以使用提示測試GPT。
• 選擇自定義提示選項並進行必要的調整。

使用GraphAPI

使用GraphAPI的預設文件轉換的另一種方法包括：

• 下載特定格式的文件。
• 使用API以JSON格式獲取文字。
• 確保所有文件轉換成所需格式。

逐步構建流程

在Power Automate中創建新流程

首先，在Power Automate中設置一個新流程：

1. 導航到Power Automate並從空白模板啟動一個新流程。
2. 選擇手動觸發流程作為起點。
3. 添加一個類型為“文件內容”的輸入參數，以允許在流程觸發時上傳文件。這個輸入可用於手動測試，稍後將進行修改。

將文件轉換為PDF

要將上傳的文件轉換為PDF格式，請按照以下步驟：

1. 使用OneDrive for Business連接器添加一個“創建文件”動作，以在OneDrive中保存文件。
2. 在你的OneDrive中指定一個臨時路徑來存儲文件。
3. 使用手動觸發中的“文件內容名稱”動態設置文件名。
4. 使用觸發中的“文件內容內容字節”設置文件內容。

在PDF中識別文字

現在文件已轉換為PDF格式，請按以下步驟進行：

1. 添加AI Builder的“在圖像或PDF文件中識別文字”動作。
2. 為圖像參數選擇來自轉換文件步驟的“文件內容”。

在AI Builder中創建自定義提示

為了充分利用AI生成基於特定提示的摘要：

1. 選擇創建一個新的自定義提示，這將打開提示工程屏幕。
2. 根據你的組織的摘要要求設計輸出格式，根據多種條件進行自定義。

組成文字

設置AI後，組成所需的文字：

1. 在畫布上添加一個組成動作。
2. 輸入你想要生成的表達式。

創建樣本文件的摘要

所有配置到位後：

1. 上傳樣本Word文件到你的SharePoint。
2. 最初，將不會有摘要存在。
3. 流程將被觸發，處理時間大約需要10-15秒。

Power Automate和AI Builder整合：優缺點

優點

• 簡化了OCR和文字摘要。
• 可自定義的文字提取。
• 與多種工具整合。
• 通過AI自動化提高效率。

缺點

• 需要高級許可證才能訪問AI Builder的組件。
• 需要高質量的圖像和文件才能獲得更好的摘要。
• 輸出的準確性取決於AI Builder的準確性。

常見問題

為什麼在OCR之前要轉換為PDF？

AI Builder的OCR引擎針對PDF文件進行了優化，與其他格式相比，這確保了更準確和可靠的文字提取。

我可以自定義摘要長度嗎？

當然可以，自定義提示允許你指定所需的摘要長度或詞數。

如果提取的文字不準確怎麼辦？

為了提高OCR的準確性，確保使用高質量的源文件，並根據需要調整AI Builder中的OCR設置。

我可以將此流程用於其他文件庫嗎？

是的，只需在觸發器中修改SharePoint站點地址和庫名稱即可針對不同的庫。

需要AI Builder嗎？

你總是可以根據你的需求自定義AI Builder。

相關問題

自動化文件摘要的好處是什麼？

自動化文件摘要帶來了一系列的好處，包括：

• 節省時間： 通過自動生成簡潔的摘要，你的團隊可以節省之前用於手動提取關鍵資訊的數小時。
• 準確性： AI Builder的文字摘要能力有助於從任何文件中生成更準確的數據提取。
• 效率： 快速訪問文件中的關鍵見解，允許更有效的決策制定。
• 一致性： 自動化確保所有文件的摘要一致，減少誤解的風險。
• 減少手動工作： 這讓員工能夠專注於需要批判性思考的任務。