AI Builder와 Power Automate가 문서 요약을 혁신하다

SharePoint에서 문서를 수동으로 정리하고 주요 정보를 추출하느라 끝없는 시간을 보내는 데 지쳤나요? 더 똑똑한 방법이 있습니다! 이 가이드는 Microsoft Power Automate와 AI Builder의 기능을 활용하여 문서 요약을 자동화하고 워크플로를 간소화하며 시간을 절약하는 방법을 보여줄 것입니다. 우리는 문서가 업로드되는 순간 스마트하게 요약하는 자동화 시스템을 설정하는 방법을 단계별로 안내할 것입니다. 중요한 정보는 항상 손끝에서 제공됩니다.

주요 포인트

• Power Automate와 AI Builder를 사용하여 SharePoint에서 문서 요약을 자동화합니다.
• AI Builder의 OCR 기술을 사용하여 PDF에서 텍스트를 추출합니다.
• 특정 요구에 맞춘 요약을 위해 맞춤형 프롬프트를 구현합니다.
• 원활한 호환성을 위한 파일 형식 변환을 자동화합니다.
• Power Automate와 AI Builder의 통합 가능성을 탐색합니다.
• SharePoint에 파일을 업로드하고 속성을 업데이트하는 방법을 배웁니다.

Power Automate와 AI Builder를 사용한 문서 요약 자동화

수동 문서 요약의 어려움

SharePoint에서 문서를 수동으로 요약하는 것은 많은 조직에게 큰 부담이 됩니다. 단순히 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 인간의 오류 가능성도 높아 일관성 문제와 중요한 세부 사항의 손실로 이어질 수 있습니다. 밀도 높은 계약서, 보고서 또는 법적 문서를 헤쳐 나가며 필수 정보를 추출하려는 상황을 상상해 보세요. 피곤하지 않나요? 바로 여기서 자동화가 구원자로 등장합니다.

Power Automate와 AI Builder 소개

Microsoft Power Automate는 반복적인 작업의 필요성을 없애고 다양한 애플리케이션과 서비스를 연결하여 워크플로를 자동화하는 강력한 도구입니다. AI Builder, Microsoft의 AI 플랫폼과 함께 사용하면 워크플로에 지능을 추가하여 문서 요약과 같은 복잡한 프로세스를 쉽게 처리할 수 있습니다. AI Builder는 사전 제작된 AI 모델과 사용자의 고유한 요구에 맞는 맞춤형 AI 솔루션을 만들 수 있는 유연성을 제공합니다.

AI Builder와 Power Automate가 함께 작동하면 SharePoint 문서에서 데이터를 추출하고 요약하는 것이 단순히 가능할 뿐만 아니라 매우 효율적입니다.

고급 프로세스 개요

다음은 프로세스 다이어그램에서 설명된 대로 자동화 프로세스가 어떻게 진행되는지 간략히 살펴본 것입니다:

1. SharePoint에 파일 업로드: 특정 SharePoint 라이브러리에 워드 파일과 같은 문서를 업로드합니다.
2. 클라우드 플로우 트리거: 이 작업은 자동으로 Power Automate에서 클라우드 플로우를 트리거합니다.
3. 파일을 PDF로 변환: OneDrive를 사용하여 업로드된 파일을 PDF로 변환합니다. 이 단계는 AI Builder의 OCR이 PDF에서 가장 잘 작동하기 때문에 중요합니다.
4. AI Builder OCR을 통해 텍스트 추출: AI Builder의 광학 문자 인식(OCR)을 사용하여 PDF에서 텍스트를 추출합니다.
5. AI Builder를 사용하여 텍스트 요약: AI Builder의 텍스트 요약 기능을 사용하여 텍스트의 간결한 요약을 만듭니다.
6. 파일 속성 업데이트: 생성된 요약을 사용하여 파일의 속성을 업데이트합니다.

이 단계를 따르면 수동 작업을 크게 줄일 수 있으며, 팀은 더 전략적인 작업에 집중할 수 있습니다.

AI Builder를 사용한 요약 맞춤화

사전 제작된 프롬프트 대 맞춤형 프롬프트 활용

AI Builder는 "텍스트 요약"과 같은 사전 제작된 프롬프트를 제공하지만, 맞춤형 프롬프트를 만들면 출력에 대한 더 많은 제어를 가질 수 있습니다. 이러한 프롬프트를 세밀하게 조정하여 특정 정보를 추출하고, 요약 형식을 선호도에 맞게 조정하며, 조직의 필요를 충족시키도록 할 수 있습니다. 마치 요약 요구에 완벽하게 맞는 AI를 맞춤 제작하는 것과 같습니다.

맞춤형 프롬프트를 만들려면 다음 단계를 따르세요:

• 프롬프트 설정 탭에서 GPT를 사용하여 테스트할 텍스트를 클릭합니다.
• 맞춤형 프롬프트 옵션을 선택하고 필요한 조정을 합니다.

GraphAPI 사용

GraphAPI의 기본 파일 변환을 사용하는 대신 대체 접근 방식을 사용할 수 있습니다:

• 특정 형식으로 파일을 다운로드합니다.
• API를 사용하여 JSON 형식으로 텍스트를 검색합니다.
• 모든 파일이 필요한 형식으로 변환되도록 합니다.

단계별 플로우 구축

Power Automate에서 새 플로우 생성

Power Automate에서 새 플로우를 설정하는 것부터 시작하세요:

1. Power Automate로 이동하여 빈 템플릿에서 새 플로우를 시작합니다.
2. 시작점으로 수동 트리거 플로우를 선택합니다.
3. 플로우 트리거 시 파일 업로드를 허용하기 위해 "파일 콘텐츠" 유형의 입력 매개변수를 추가합니다. 이 입력은 수동 테스트에 사용되며 나중에 수정됩니다.

파일을 PDF로 변환

업로드된 파일을 PDF 형식으로 변환하려면 다음 단계를 따르세요:

1. OneDrive for Business 커넥터를 사용하여 OneDrive에 파일을 저장하는 "파일 생성" 작업을 추가합니다.
2. OneDrive 내에서 파일을 저장할 임시 경로를 지정합니다.
3. 수동 트리거의 "파일 콘텐츠 이름"을 사용하여 파일 이름을 동적으로 설정합니다.
4. 트리거의 "파일 콘텐츠 ContentBytes"를 사용하여 파일 콘텐츠를 설정합니다.

PDF에서 텍스트 인식

이제 문서가 PDF 형식으로 변환되었으므로 다음과 같이 진행합니다:

1. AI Builder의 "이미지 또는 PDF 문서에서 텍스트 인식" 작업을 추가합니다.
2. 이미지 매개변수에 파일 변환 단계에서의 "파일 콘텐츠"를 선택합니다.

AI Builder에서 맞춤형 프롬프트 생성

특정 프롬프트에 기반한 요약을 생성하기 위해 AI의 전체 잠재력을 활용하려면:

1. 새 맞춤형 프롬프트를 생성하도록 선택하면 프롬프트 엔지니어링 화면이 열립니다.
2. 여러 조건에 따라 조직의 요약 요구에 맞게 출력 형식을 설계합니다.

텍스트 구성

AI를 설정한 후 필요한 텍스트를 구성합니다:

1. 캔버스에 구성 작업을 추가합니다.
2. 생성하고자 하는 표현을 입력합니다.

샘플 파일 요약 생성

모든 설정이 완료된 후:

1. 샘플 워드 파일을 SharePoint에 업로드합니다.
2. 처음에는 요약이 존재하지 않습니다.
3. 플로우가 트리거되어 처리에 약 10-15초가 소요됩니다.

Power Automate와 AI Builder 통합: 장단점

장점

• OCR 및 텍스트 요약 간소화.
• 맞춤형 텍스트 추출 가능.
• 다중 도구와의 통합.
• AI 자동화를 통한 효율성 향상.

단점

• AI Builder의 구성 요소에 접근하려면 프리미엄 라이선스가 필요합니다.
• 더 나은 요약을 위해 고품질 이미지와 문서가 필요합니다.
• 출력의 정확도는 AI Builder의 정확도에 따라 달라집니다.

FAQ

왜 OCR 전에 PDF로 변환하나요?

AI Builder의 OCR 엔진은 PDF 문서에 최적화되어 있어 다른 형식에 비해 더 정확하고 신뢰할 수 있는 텍스트 추출을 보장합니다.

요약 길이를 맞춤 설정할 수 있나요?

물론, 맞춤형 프롬프트를 사용하면 원하는 요약 길이 또는 단어 수를 지정할 수 있습니다.

추출된 텍스트가 정확하지 않으면 어떻게 하나요?

OCR 정확도를 개선하려면 고품질 소스 문서를 사용하고 필요에 따라 AI Builder에서 OCR 설정을 조정하세요.

다른 문서 라이브러리와 함께 이 플로우를 사용할 수 있나요?

네, 트리거에서 SharePoint 사이트 주소와 라이브러리 이름을 수정하여 다른 라이브러리를 대상으로 지정하기만 하면 됩니다.

AI Builder가 필요한가요?

항상 요구에 따라 AI Builder를 맞춤 설정할 수 있습니다.

관련 질문

문서 요약 자동화의 이점은 무엇인가요?

문서 요약 자동화는 다음과 같은 다양한 이점을 제공합니다:

• 시간 절약: 자동으로 간결한 요약을 생성함으로써 팀이 이전에 수동으로 주요 정보를 추출하는 데 소요된 시간을 절약할 수 있습니다.
• 정확성: AI Builder의 텍스트 요약 기능은 어떤 파일에서도 더 정확한 데이터 추출을 돕습니다.
• 효율성: 문서에서 주요 통찰을 빠르게 접근할 수 있어 더 효과적인 의사 결정을 가능하게 합니다.
• 일관성: 자동화는 모든 문서에 걸쳐 요약이 일관되도록 하여 오해의 위험을 줄입니다.
• 수동 노력 감소: 이는 직원들이 비판적 사고가 필요한 작업에 집중할 수 있도록 합니다.