AI Builder e Power Automate Revolucionam a Sumarização de Documentos

Está cansado de passar horas intermináveis a vasculhar manualmente documentos no SharePoint, tentando resumir e extrair informações-chave? Existe uma maneira mais inteligente de lidar com isso! Este guia mostrará como aproveitar as capacidades do Microsoft Power Automate e AI Builder para automatizar a sumarização de documentos, otimizar seus fluxos de trabalho e liberar seu tempo. Vamos guiá-lo na configuração de um sistema automatizado que resume inteligentemente documentos no momento em que são carregados, garantindo que informações cruciais estejam sempre ao seu alcance.

Principais pontos

• Automatize a sumarização de documentos no SharePoint com Power Automate e AI Builder.
• Utilize a tecnologia OCR do AI Builder para extrair texto de PDFs.
• Implemente prompts personalizados para adaptar resumos às suas necessidades específicas.
• Automatize a conversão de formatos de arquivo para compatibilidade perfeita.
• Explore as capacidades de integração do Power Automate e AI Builder.
• Aprenda a carregar arquivos no SharePoint e atualizar suas propriedades.

Automatizando a Sumarização de Documentos com Power Automate e AI Builder

A Luta da Sumarização Manual de Documentos

Não é segredo que resumir manualmente documentos no SharePoint pode ser um verdadeiro aborrecimento para muitas organizações. Não é apenas demorado; também está cheio de potencial para erros humanos, o que pode levar a inconsistências e a perda de detalhes importantes. Imagine-se navegando por contratos densos, relatórios ou documentos legais, tentando extrair os pontos essenciais de informação. É exaustivo, certo? É aí que a automação entra como uma salvação.

Apresentando Power Automate e AI Builder

O Microsoft Power Automate é uma ferramenta poderosa que automatiza seu fluxo de trabalho ao conectar diferentes aplicações e serviços, eliminando a necessidade de tarefas repetitivas. Quando você o combina com o AI Builder, a plataforma de IA da Microsoft, você consegue adicionar uma camada de inteligência aos seus fluxos de trabalho, tornando processos complexos como a sumarização de documentos uma brisa. O AI Builder vem com modelos de IA pré-construídos e a flexibilidade para criar soluções de IA personalizadas que atendam às suas necessidades únicas.

Com o AI Builder e o Power Automate trabalhando juntos, extrair e resumir dados de documentos do SharePoint se torna não apenas possível, mas notavelmente eficiente.

Visão Geral do Processo de Alto Nível

Aqui está uma rápida olhada em como o processo de automação se desenrola, como ilustrado em nosso diagrama de processo:

1. Carregamento de Arquivo para o SharePoint: Comece carregando um documento, digamos um arquivo Word, em uma biblioteca específica do SharePoint.
2. Disparar Fluxo na Nuvem: Esta ação dispara automaticamente um Fluxo na Nuvem no Power Automate.
3. Converter Arquivo para PDF: Converta o arquivo carregado para PDF usando o OneDrive. Esta etapa é crucial porque o OCR do AI Builder funciona melhor com PDFs.
4. Extrair Texto via OCR do AI Builder: Use o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) do AI Builder para extrair texto do PDF.
5. Resumir Texto Usando AI Builder: Deixe o recurso de sumarização de texto do AI Builder fazer o trabalho, criando um resumo conciso do texto.
6. Atualizar Propriedades do Arquivo: Atualize as propriedades do arquivo com o resumo gerado.

Seguindo esses passos, você reduzirá drasticamente o trabalho manual, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.

Personalizando a Sumarização com AI Builder

Aproveitando Prompts Pré-construídos vs. Personalizados

O AI Builder oferece prompts pré-construídos como "Resumir texto", mas ao criar prompts personalizados, você ganha mais controle sobre a saída. Você pode ajustar esses prompts para extrair informações específicas, formatar o resumo de acordo com suas preferências e garantir que atenda às necessidades da sua organização. É como ajustar a IA para se adequar perfeitamente às suas necessidades de sumarização.

Para criar prompts personalizados, siga estes passos:

• Na aba de configurações de prompt, clique no texto para testar com GPT usando um prompt.
• Selecione a opção de prompt personalizado e faça os ajustes necessários.

Trabalhando com GraphAPI

Uma abordagem alternativa ao uso das conversões de arquivo padrão do GraphAPI envolve:

• Baixar um arquivo em um formato específico.
• Usar a API para recuperar o texto no formato JSON.
• Garantir que todos os arquivos sejam convertidos no formato necessário.

Construindo o Fluxo Passo a Passo

Criando um Novo Fluxo no Power Automate

Comece configurando um novo fluxo no Power Automate:

1. Navegue até o Power Automate e inicie um novo fluxo a partir de um modelo em branco.
2. Opte por um fluxo de gatilho manual como ponto de partida.
3. Adicione um parâmetro de entrada do tipo "Conteúdo do Arquivo" para permitir o carregamento de arquivos durante o gatilho do fluxo. Este input pode ser usado para testes manuais e será modificado mais tarde.

Convertendo o Arquivo para PDF

Para converter o arquivo carregado para o formato PDF, siga estes passos:

1. Adicione uma ação "Criar Arquivo" usando o conector OneDrive for Business para salvar o arquivo no OneDrive.
2. Especifique um caminho temporário dentro do seu OneDrive para armazenar o arquivo.
3. Defina o nome do arquivo dinamicamente usando o "Nome do Conteúdo do Arquivo" do gatilho manual.
4. Use "Conteúdo do Arquivo ContentBytes" do gatilho para definir o conteúdo do arquivo.

Reconhecendo Texto em PDF

Com o documento agora no formato PDF, prossiga da seguinte forma:

1. Adicione a ação "Reconhecer Texto em uma Imagem ou um Documento PDF" do AI Builder.
2. Selecione o "Conteúdo do Arquivo" do passo de conversão de arquivo para o parâmetro de imagem.

Criando Prompts Personalizados no AI Builder

Para aproveitar ao máximo a IA na geração de resumos baseados em prompts específicos:

1. Escolha criar um novo prompt personalizado, o que abrirá a tela de engenharia de prompts.
2. Projete o formato de saída de acordo com os requisitos de resumo da sua organização, personalizando com base em várias condições.

Composição do Texto

Após configurar a IA, componha o texto necessário:

1. Adicione uma ação de composição à tela.
2. Insira a expressão que deseja gerar.

Criando um Resumo do Arquivo de Amostra

Após todas as configurações estarem em vigor:

1. Carregue o arquivo Word de amostra no seu SharePoint.
2. Inicialmente, não haverá um resumo presente.
3. O fluxo será disparado, levando cerca de 10-15 segundos para processar.

Integração do Power Automate e AI Builder: Prós e Contras

Prós

• OCR e sumarização de texto simplificados.
• Extração de texto personalizável.
• Integração com várias ferramentas.
• Eficiência aprimorada através da automação de IA.

Contras

• Requer uma licença premium para acessar os componentes do AI Builder.
• Necessita de imagens e documentos de alta qualidade para melhores resumos.
• A precisão da saída depende da precisão do AI Builder.

FAQ

Por que converter para PDF antes do OCR?

O motor de OCR do AI Builder é otimizado para documentos PDF, o que garante uma extração de texto mais precisa e confiável em comparação com outros formatos.

Posso personalizar o comprimento da sumarização?

Absolutamente, prompts personalizados permitem que você especifique o comprimento desejado do resumo ou a contagem de palavras.

E se o texto extraído não for preciso?

Para melhorar a precisão do OCR, certifique-se de usar documentos de origem de alta qualidade e ajuste as configurações de OCR no AI Builder conforme necessário.

Posso usar este fluxo com outras bibliotecas de documentos?

Sim, basta modificar o endereço do site do SharePoint e o nome da biblioteca no gatilho para direcionar diferentes bibliotecas.

O AI Builder é necessário?

Você sempre pode personalizar o AI Builder de acordo com suas necessidades.

Perguntas Relacionadas

Quais são os benefícios de automatizar a sumarização de documentos?

Automatizar a sumarização de documentos traz uma série de benefícios, incluindo:

• Economia de tempo: Ao gerar automaticamente resumos concisos, sua equipe pode economizar horas que antes eram gastas na extração manual de informações-chave.
• Precisão: As capacidades de sumarização de texto do AI Builder ajudam a gerar uma extração de dados mais precisa de qualquer arquivo.
• Eficiência: Acesso rápido a insights-chave de documentos permite uma tomada de decisão mais eficaz.
• Consistência: A automação garante que os resumos sejam consistentes em todos os documentos, reduzindo o risco de má interpretação.
• Redução do esforço manual: Isso permite que os funcionários se concentrem em tarefas que requerem pensamento crítico.