AI BuilderとPower Automateがドキュメントの要約を革新

SharePointのドキュメントを手動で時間をかけて整理し、要約や重要な情報の抽出に疲れていませんか？もっと賢い方法があります！このガイドでは、Microsoft Power AutomateとAI Builderの機能を活用して、ドキュメントの要約を自動化し、ワークフローを効率化し、時間を節約する方法を紹介します。ドキュメントがアップロードされた瞬間にスマートに要約する自動化システムの設定手順を説明し、重要な情報が常に手元にあることを保証します。

主なポイント

• Power AutomateとAI Builderを使用して、SharePointでのドキュメント要約を自動化。
• AI BuilderのOCR技術を活用して、PDFからテキストを抽出。
• カスタムプロンプトを実装して、特定の要件に合わせた要約を作成。
• ファイル形式の変換を自動化して、シームレスな互換性を確保。
• Power AutomateとAI Builderの統合機能を探索。
• SharePointにファイルをアップロードし、そのプロパティを更新する方法を学ぶ。

Power AutomateとAI Builderでドキュメント要約を自動化

手動ドキュメント要約の苦労

SharePointでドキュメントを手動で要約することが、多くの組織にとって本当につらい作業であることは周知の事実です。時間がかかるだけでなく、人的ミスの可能性があり、情報の不一致や重要な詳細の漏れを引き起こすことがあります。複雑な契約書、レポート、または法的文書を読み込み、重要な情報を抽出しようとする自分を想像してみてください。疲れますよね？そこで、自動化が救世主として登場します。

Power AutomateとAI Builderの紹介

Microsoft Power Automateは、さまざまなアプリケーションやサービスを接続してワークフローを自動化する強力なツールで、繰り返し作業の必要性を排除します。これをMicrosoftのAIプラットフォームであるAI Builderと組み合わせると、ワークフローに知的な層を追加でき、ドキュメント要約のような複雑なプロセスが簡単になります。AI Builderには、事前に構築されたAIモデルと、独自のニーズに合わせたカスタムAIソリューションを作成する柔軟性が備わっています。

AI BuilderとPower Automateが連携することで、SharePointドキュメントからデータを抽出し、要約することが可能になるだけでなく、驚くほど効率的になります。

高レベルのプロセス概要

以下は、プロセス図で示される自動化プロセスの簡単な概要です：

1. SharePointへのファイルアップロード： たとえば、Wordファイルを特定のSharePointライブラリにアップロードすることから始めます。
2. クラウドフローのトリガー： このアクションにより、Power Automateでクラウドフローが自動的にトリガーされます。
3. PDFへのファイル変換： OneDriveを使用してアップロードされたファイルをPDFに変換します。このステップは、AI BuilderのOCRがPDFで最適に機能するため重要です。
4. AI Builder OCRによるテキスト抽出： AI Builderの光学文字認識（OCR）を使用して、PDFからテキストを抽出します。
5. AI Builderによるテキスト要約： AI Builderのテキスト要約機能を使用して、テキストの簡潔な要約を作成します。
6. ファイルプロパティの更新： 生成された要約でファイルのプロパティを更新します。

これらのステップに従うことで、手作業を大幅に削減し、チームがより戦略的なタスクに集中できるようになります。

AI Builderで要約のカスタマイズ

事前構築プロンプトとカスタムプロンプトの活用

AI Builderには「テキストの要約」などの事前構築プロンプトがありますが、カスタムプロンプトを作成することで、出力により多くの制御が可能になります。プロンプトを微調整して特定の情報を抽出し、要約を好みに合わせてフォーマットし、組織のニーズに適合させることができます。まるでAIを要約要件に完璧に合わせるように調整するようなものです。

カスタムプロンプトを作成する手順は以下の通りです：

• プロンプト設定タブで、プロンプトを使用してGPTでテストするテキストをクリックします。
• カスタムプロンプトオプションを選択し、必要な調整を行います。

GraphAPIの使用

GraphAPIのデフォルトファイル変換を使用する代替アプローチには以下が含まれます：

• 特定の形式でファイルをダウンロード。
• APIを使用してJSON形式でテキストを取得。
• すべてのファイルが必要な形式に変換されていることを確認。

フローのステップごとの構築

Power Automateで新しいフローを作成

Power Automateで新しいフローの設定から始めます：

1. Power Automateに移動し、空白テンプレートから新しいフローを作成します。
2. 開始点として手動トリガーフローを選択します。
3. フロー起動時にファイルアップロードを可能にする「ファイルコンテンツ」タイプの入力パラメータを追加します。この入力は手動テストに使用でき、後で変更されます。

PDFへのファイル変換

アップロードされたファイルをPDF形式に変換するには、以下の手順を実行します：

1. OneDrive for Businessコネクタを使用して「ファイルの作成」アクションを追加し、ファイルをOneDriveに保存します。
2. OneDrive内でファイル保存のための一時パスを指定します。
3. 手動トリガーから「ファイルコンテンツ名」を使用してファイル名を動的に設定します。
4. トリガーから「ファイルコンテンツContentBytes」を使用してファイルコンテンツを設定します。

PDFのテキスト認識

ドキュメントがPDF形式になったら、以下の手順を進めます：

1. AI Builderの「イメージまたはPDFドキュメントのテキスト認識」アクションを追加します。
2. イメージパラメータとして、ファイル変換ステップからの「ファイルコンテンツ」を選択します。

AI Builderでのカスタムプロンプトの作成

特定のプロンプトに基づいて要約を生成するために、AIの可能性を最大限に活用します：

1. 新しいカスタムプロンプトを選択し、プロンプトエンジニアリング画面を開きます。
2. 組織の要約要件に応じて出力形式を設計し、複数の条件に基づいてカスタマイズします。

テキストの構成

AIを設定した後、必要なテキストを作成します：

1. キャンバスに構成アクションを追加します。
2. 生成したい式を入力します。

サンプルファイルの要約作成

すべての設定が整ったら：

1. サンプルWordファイルをSharePointにアップロードします。
2. 最初は要約が存在しません。
3. フローがトリガーされ、処理には約10〜15秒かかります。

Power AutomateとAI Builderの統合：メリットとデメリット

メリット

• OCRとテキスト要約の簡素化。
• カスタマイズ可能なテキスト抽出。
• 複数のツールとの統合。
• AI自動化による効率の向上。

デメリット

• AI Builderのコンポーネントにアクセスするにはプレミアムライセンスが必要です。
• より良い要約のためには高品質の画像とドキュメントが必要です。
• 出力の精度はAI Builderの精度に依存します。

FAQ

なぜOCRの前にPDFに変換するのですか？

AI BuilderのOCRエンジンはPDFドキュメント用に最適化されており、他の形式と比較してより正確で信頼性の高いテキスト抽出を保証します。

要約の長さをカスタマイズできますか？

はい、カスタムプロンプトを使用すると、希望する要約の長さや単語数を指定できます。

抽出されたテキストが正確でない場合はどうすればいいですか？

OCRの精度を向上させるには、高品質のソースドキュメントを使用し、必要に応じてAI BuilderのOCR設定を調整してください。

他のドキュメントライブラリでこのフローを使用できますか？

はい、トリガーのSharePointサイトアドレスとライブラリ名を変更するだけで、異なるライブラリを対象にできます。

AI Builderは必須ですか？

AI Builderは常に要件に応じてカスタマイズできます。

関連する質問

ドキュメント要約の自動化の利点は何ですか？

ドキュメント要約の自動化には多くの利点があります：

• 時間の節約： 簡潔な要約を自動生成することで、チームは重要な情報を手動で抽出する時間を節約できます。
• 精度： AI Builderのテキスト要約機能は、任意のファイルからより正確なデータ抽出を支援します。
• 効率： ドキュメントから重要な洞察に迅速にアクセスできるため、より効果的な意思決定が可能です。
• 一貫性： 自動化により、すべてのドキュメントで要約が一貫し、誤解のリスクが軽減されます。
• 手作業の削減： これにより、従業員は批判的思考が必要なタスクに集中できます。