AI BuilderとPower Automateがドキュメントの要約を革新

SharePointでドキュメントを手動で整理し、要約や重要な情報を抽出するために無数の時間を費やすことにうんざりしていませんか？もっと賢い方法があります！このガイドでは、Microsoft Power AutomateとAI Builderの機能を活用してドキュメントの要約を自動化し、ワークフローを効率化し、時間を解放する方法を紹介します。アップロードされた瞬間にドキュメントをスマートに要約する自動化システムの設定方法を一歩ずつご案内します。重要な情報がいつでも手元にあるようにします。

主要ポイント

• Power AutomateとAI BuilderでSharePointのドキュメント要約を自動化。
• AI BuilderのOCR技術を利用してPDFからテキストを抽出。
• 特定の要件に合わせた要約を作成するためのカスタムプロンプトを実装。
• シームレスな互換性のためのファイル形式変換を自動化。
• Power AutomateとAI Builderの統合機能を探る。
• SharePointにファイルをアップロードし、プロパティを更新する方法を学ぶ。

Power AutomateとAI Builderでドキュメントの要約を自動化

手動でのドキュメント要約の苦労

SharePointでドキュメントを手動で要約することは、多くの組織にとって本当に面倒な作業です。それは時間がかかるだけでなく、人間のエラーが発生しやすく、一貫性がなく重要な詳細が失われる可能性があります。密度の高い契約書、レポート、または法律文書を読み進め、重要な情報を引き出すことを想像してみてください。疲れるでしょう？それが自動化が救世主となる瞬間です。

Power AutomateとAI Builderの紹介

Microsoft Power Automateは、異なるアプリケーションやサービスを接続し、繰り返し作業の必要性を排除することでワークフローを自動化する強力なツールです。AI Builder、MicrosoftのAIプラットフォームと組み合わせると、ドキュメントの要約のような複雑なプロセスを簡単に行うための知識層をワークフローに追加できます。AI Builderには、事前構築されたAIモデルと、独自のニーズに合わせたカスタムAIソリューションを作成する柔軟性が備わっています。

AI BuilderとPower Automateが協力することで、SharePointのドキュメントからデータを抽出し要約することが可能になり、非常に効率的になります。

高レベルプロセスの概要

自動化プロセスがどのように展開するか、プロセス図で簡単に見てみましょう：

1. SharePointへのファイルアップロード： まず、Wordファイルなどのドキュメントを特定のSharePointライブラリにアップロードします。
2. クラウドフローのトリガー： このアクションにより、Power Automateでクラウドフローが自動的にトリガーされます。
3. ファイルをPDFに変換： アップロードされたファイルをOneDriveを使用してPDFに変換します。このステップは、AI BuilderのOCRがPDFで最適に動作するため重要です。
4. AI Builder OCRによるテキスト抽出： AI Builderの光学文字認識（OCR）を使用してPDFからテキストを抽出します。
5. AI Builderによるテキストの要約： AI Builderのテキスト要約機能を使用して、テキストの簡潔な要約を作成します。
6. ファイルプロパティの更新： 生成された要約でファイルのプロパティを更新します。

これらのステップに従うことで、手動作業を大幅に削減し、チームがより戦略的なタスクに集中できるようになります。

AI Builderで要約をカスタマイズ

事前構築されたプロンプトとカスタムプロンプトの活用

AI Builderには「テキストを要約する」などの事前構築されたプロンプトが用意されていますが、カスタムプロンプトを作成すると出力に対する制御が増えます。特定の情報を抽出し、要約のフォーマットを好みに合わせて調整し、組織のニーズに合うようにすることができます。まるでAIを要約の要件にぴったり合わせるかのようです。

カスタムプロンプトを作成するには、以下のステップに従います：

• プロンプト設定タブで、GPTを使用してテストするためのテキストをクリックします。
• カスタムプロンプトオプションを選択し、必要な調整を行います。

GraphAPIの使用

GraphAPIのデフォルトのファイル変換を使用する代わりに、以下の方法があります：

• 特定の形式でファイルをダウンロードします。
• APIを使用してJSON形式でテキストを取得します。
• すべてのファイルが必要な形式に変換されるようにします。

フローをステップバイステップで構築

Power Automateで新しいフローを作成

Power Automateで新しいフローを設定するには：

1. Power Automateにアクセスし、空白のテンプレートから新しいフローを開始します。
2. 手動トリガーフローを開始点として選択します。
3. フローのトリガー時にファイルのアップロードを許可する「ファイルコンテンツ」タイプの入力パラメータを追加します。この入力は手動テストに使用され、後で変更されます。

ファイルをPDFに変換

アップロードされたファイルをPDF形式に変換するには、以下のステップに従います：

1. OneDrive for Businessコネクタを使用して「ファイルを作成」アクションを追加し、ファイルをOneDriveに保存します。
2. OneDrive内のファイルを一時的に保存するためのパスを指定します。
3. 手動トリガーからの「ファイルコンテンツ名」を使用してファイル名を動的に設定します。
4. トリガーからの「ファイルコンテンツコンテンツバイト」を使用してファイルコンテンツを設定します。

PDF内のテキストの認識

ドキュメントがPDF形式になったら、以下のように進めます：

1. AI Builderの「画像またはPDFドキュメント内のテキストを認識」アクションを追加します。
2. 変換ファイルステップからの「ファイルコンテンツ」を画像パラメータとして選択します。

AI Builderでのカスタムプロンプトの作成

特定のプロンプトに基づいて要約を生成するためのAIの全機能を活用するには：

1. 新しいカスタムプロンプトを作成することを選択すると、プロンプトエンジニアリング画面が開きます。
2. 組織の要約要件に応じて出力フォーマットを設計し、複数の条件に基づいてカスタマイズします。

テキストの作成

AIを設定した後、必要なテキストを作成します：

1. キャンバスにコンポーズアクションを追加します。
2. 生成したい表現を入力します。

サンプルファイルの要約作成

すべての設定が完了した後：

1. サンプルのWordファイルをSharePointにアップロードします。
2. 最初は要約が存在しません。
3. フローがトリガーされ、処理に約10-15秒かかります。

Power AutomateとAI Builderの統合：メリットとデメリット

メリット

• OCRとテキスト要約の簡素化。
• カスタマイズ可能なテキスト抽出。
• 複数のツールとの統合。
• AI自動化による効率の向上。

デメリット

• AI Builderのコンポーネントにアクセスするにはプレミアムライセンスが必要。
• より良い要約のためには高品質の画像とドキュメントが必要。
• 出力の精度はAI Builderの精度に依存。

FAQ

なぜOCRの前にPDFに変換するのですか？

AI BuilderのOCRエンジンはPDFドキュメントに最適化されており、他の形式と比較してより正確で信頼性の高いテキスト抽出を保証します。

要約の長さをカスタマイズできますか？

もちろん、カスタムプロンプトを使用すると、希望する要約の長さや単語数を指定できます。

抽出されたテキストが正確でない場合はどうしますか？

OCRの精度を向上させるために、高品質のソースドキュメントを使用し、必要に応じてAI BuilderのOCR設定を調整してください。

このフローを他のドキュメントライブラリで使用できますか？

はい、トリガー内のSharePointサイトアドレスとライブラリ名を変更して、異なるライブラリを対象にすることができます。

AI Builderは必要ですか？

常に要件に応じてAI Builderをカスタマイズできます。

関連質問

ドキュメントの要約を自動化するメリットは何ですか？

ドキュメントの要約を自動化することで、以下のような多くのメリットが得られます：

• 時間の節約： 簡潔な要約を自動的に生成することで、チームは以前に手動で重要な情報を抽出するために費やした時間を節約できます。
• 精度： AI Builderのテキスト要約機能により、どのファイルからもより正確なデータ抽出が可能になります。
• 効率： ドキュメントからの重要な洞察に迅速にアクセスすることで、より効果的な意思決定が可能になります。
• 一貫性： 自動化により、すべてのドキュメントに対して要約が一貫して行われ、誤解のリスクを減らします。
• 手動作業の削減： これにより、従業員は批判的思考を必要とするタスクに集中できます。