AI Builder und Power Automate Revolutionieren die Dokumentenzusammenfassung

Sind Sie es leid, endlos viele Stunden damit zu verbringen, Dokumente in SharePoint manuell durchzusehen, um Zusammenfassungen zu erstellen und wichtige Informationen zu extrahieren? Es gibt eine intelligentere Methode, damit umzugehen! Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Fähigkeiten von Microsoft Power Automate und AI Builder nutzen können, um die Zusammenfassung von Dokumenten zu automatisieren, Ihre Workflows zu optimieren und Zeit zu sparen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung eines automatisierten Systems, das Dokumente beim Hochladen intelligent zusammenfasst und sicherstellt, dass entscheidende Informationen immer zur Hand sind.

Schlüsselpunkte

• Automatisieren Sie die Zusammenfassung von Dokumenten in SharePoint mit Power Automate und AI Builder.
• Nutzen Sie die OCR-Technologie von AI Builder, um Text aus PDFs zu extrahieren.
• Implementieren Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen, um Zusammenfassungen an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
• Automatisieren Sie Dateiformatkonvertierungen für nahtlose Kompatibilität.
• Erforschen Sie die Integrationsmöglichkeiten von Power Automate und AI Builder.
• Erfahren Sie, wie Sie Dateien in SharePoint hochladen und deren Eigenschaften aktualisieren.

Automatisierung der Dokumentenzusammenfassung mit Power Automate und AI Builder

Die Herausforderung der manuellen Dokumentenzusammenfassung

Es ist kein Geheimnis, dass die manuelle Zusammenfassung von Dokumenten in SharePoint für viele Organisationen eine echte Belastung darstellen kann. Es ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit dem Risiko menschlicher Fehler verbunden, was zu Inkonsistenzen und dem Verlust wichtiger Details führen kann. Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich durch dichte Verträge, Berichte oder rechtliche Dokumente durcharbeiten, um die wesentlichen Informationen herauszufiltern. Erschöpfend, oder? Hier kommt die Automatisierung ins Spiel und rettet den Tag.

Vorstellung von Power Automate und AI Builder

Microsoft Power Automate ist ein leistungsfähiges Tool, das Ihren Workflow automatisiert, indem es verschiedene Anwendungen und Dienste verbindet und repetitive Aufgaben eliminiert. Wenn Sie es mit AI Builder, der KI-Plattform von Microsoft, kombinieren, können Sie Ihrem Workflow eine Schicht Intelligenz hinzufügen und komplexe Prozesse wie die Dokumentenzusammenfassung kinderleicht machen. AI Builder bietet vordefinierte KI-Modelle und die Flexibilität, benutzerdefinierte KI-Lösungen zu entwickeln, die Ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllen.

Mit AI Builder und Power Automate zusammenarbeitend wird das Extrahieren und Zusammenfassen von Daten aus SharePoint-Dokumenten nicht nur möglich, sondern bemerkenswert effizient.

Überblick über den Prozess auf hohem Niveau

Hier ist ein kurzer Blick darauf, wie der Automatisierungsprozess abläuft, wie in unserem Prozessdiagramm veranschaulicht:

1. Datei hochladen in SharePoint: Beginnen Sie damit, ein Dokument, sagen wir eine Word-Datei, in eine bestimmte SharePoint-Bibliothek hochzuladen.
2. Cloud-Flow auslösen: Diese Aktion löst automatisch einen Cloud-Flow in Power Automate aus.
3. Datei in PDF konvertieren: Konvertieren Sie die hochgeladene Datei in ein PDF mit OneDrive. Dieser Schritt ist entscheidend, da AI Builder's OCR am besten mit PDFs funktioniert.
4. Text über AI Builder OCR extrahieren: Nutzen Sie die optische Zeichenerkennung (OCR) von AI Builder, um Text aus dem PDF zu extrahieren.
5. Text mit AI Builder zusammenfassen: Lassen Sie die Textzusammenfassungs-Funktion von AI Builder die Arbeit erledigen und erstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung des Textes.
6. Dateieigenschaften aktualisieren: Aktualisieren Sie die Eigenschaften der Datei mit der erstellten Zusammenfassung.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Sie die manuelle Arbeit drastisch reduzieren und Ihrem Team ermöglichen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Anpassung der Zusammenfassung mit AI Builder

Nutzung von vordefinierten vs. benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen

AI Builder bietet vordefinierte Eingabeaufforderungen wie "Text zusammenfassen", aber wenn Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen erstellen, haben Sie mehr Kontrolle über das Ergebnis. Sie können diese Eingabeaufforderungen feinjustieren, um spezifische Informationen zu extrahieren, die Zusammenfassung nach Ihren Vorlieben zu formatieren und sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihrer Organisation entspricht. Es ist wie das Anpassen der KI an Ihre Anforderungen zur Zusammenfassung.

Um benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

• Klicken Sie im Tab für Eingabeaufforderungseinstellungen auf den Text, um ihn mit GPT zu testen.
• Wählen Sie die Option für benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor.

Arbeiten mit GraphAPI

Ein alternativer Ansatz zur Verwendung der Standard-Dateikonvertierungen von GraphAPI umfasst:

• Herunterladen einer Datei in einem bestimmten Format.
• Verwenden der API, um den Text im JSON-Format abzurufen.
• Sicherstellen, dass alle Dateien in das erforderliche Format konvertiert werden.

Schritt-für-Schritt-Erstellung des Flows

Erstellen eines neuen Flows in Power Automate

Beginnen Sie mit der Einrichtung eines neuen Flows in Power Automate:

1. Navigieren Sie zu Power Automate und starten Sie einen neuen Flow aus einer leeren Vorlage.
2. Wählen Sie einen manuellen Trigger-Flow als Startpunkt.
3. Fügen Sie einen Eingabeparameter vom Typ "Dateiinhalt" hinzu, um Datei-Uploads während des Flow-Triggers zu ermöglichen. Dieser Eingabeparameter kann für manuelle Tests verwendet und später angepasst werden.

Konvertierung der Datei in PDF

Um die hochgeladene Datei in das PDF-Format zu konvertieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Fügen Sie eine Aktion "Datei erstellen" mit dem OneDrive for Business-Connector hinzu, um die Datei in OneDrive zu speichern.
2. Geben Sie einen temporären Pfad innerhalb Ihres OneDrive für die Speicherung der Datei an.
3. Setzen Sie den Dateinamen dynamisch mit dem "Dateiinhalt Name" vom manuellen Trigger.
4. Verwenden Sie "Dateiinhalt ContentBytes" vom Trigger, um den Dateiinhalt festzulegen.

Erkennung von Text in PDF

Mit dem Dokument nun im PDF-Format, gehen Sie wie folgt vor:

1. Fügen Sie die AI Builder-Aktion "Text in einem Bild oder einem PDF-Dokument erkennen" hinzu.
2. Wählen Sie den "Dateiinhalt" aus dem Konvertierungsschritt als Bildparameter.

Erstellen von benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen in AI Builder

Um das volle Potenzial der KI für die Erstellung von Zusammenfassungen basierend auf spezifischen Eingabeaufforderungen auszuschöpfen:

1. Wählen Sie die Erstellung einer neuen benutzerdefinierten Eingabeaufforderung, die den Bildschirm für die Eingabeaufforderungserstellung öffnet.
2. Gestalten Sie das Ausgabeformat gemäß den Anforderungen Ihrer Organisation an die Zusammenfassung und passen Sie es anhand mehrerer Bedingungen an.

Erstellen des Textes

Nach der Einrichtung der KI, erstellen Sie den erforderlichen Text:

1. Fügen Sie eine Kompositionsaktion zur Leinwand hinzu.
2. Geben Sie den Ausdruck ein, den Sie generieren möchten.

Erstellen einer Zusammenfassung der Beispiel-Datei

Nachdem alle Konfigurationen vorgenommen wurden:

1. Laden Sie die Beispiel-Word-Datei in Ihr SharePoint hoch.
2. Anfangs wird keine Zusammenfassung vorhanden sein.
3. Der Flow wird ausgelöst und benötigt etwa 10-15 Sekunden zur Verarbeitung.

Integration von Power Automate und AI Builder: Vor- und Nachteile

Vorteile

• Vereinfachte OCR und Textzusammenfassung.
• Anpassbare Textextraktion.
• Integration mit mehreren Tools.
• Verbesserte Effizienz durch KI-Automatisierung.

Nachteile

• Erfordert eine Premium-Lizenz, um auf die Komponenten von AI Builder zuzugreifen.
• Benötigt hochwertige Bilder und Dokumente für bessere Zusammenfassungen.
• Die Genauigkeit der Ausgabe hängt von der Genauigkeit von AI Builder ab.

FAQ

Warum vor OCR in PDF konvertieren?

Der OCR-Motor von AI Builder ist auf PDF-Dokumente optimiert, was eine genauere und zuverlässigere Textextraktion im Vergleich zu anderen Formaten gewährleistet.

Kann ich die Länge der Zusammenfassung anpassen?

Absolut, benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen ermöglichen es Ihnen, die gewünschte Länge oder Wortanzahl der Zusammenfassung festzulegen.

Was, wenn der extrahierte Text nicht genau ist?

Um die OCR-Genauigkeit zu verbessern, stellen Sie sicher, dass Sie hochwertige Quelldokumente verwenden und die OCR-Einstellungen in AI Builder nach Bedarf anpassen.

Kann ich diesen Flow mit anderen Dokumentbibliotheken verwenden?

Ja, passen Sie einfach die SharePoint-Site-Adresse und den Bibliotheksnamen im Trigger an, um verschiedene Bibliotheken zu zielen.

Ist AI Builder erforderlich?

Sie können AI Builder immer an Ihre Anforderungen anpassen.

Zusammenhängende Fragen

Was sind die Vorteile der Automatisierung der Dokumentenzusammenfassung?

Die Automatisierung der Dokumentenzusammenfassung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, einschließlich:

• Zeitersparnis: Durch die automatische Erstellung prägnanter Zusammenfassungen kann Ihr Team Stunden sparen, die zuvor für die manuelle Extraktion wichtiger Informationen aufgewendet wurden.
• Genauigkeit: Die Textzusammenfassungs-Fähigkeiten von AI Builder helfen dabei, genauere Datenextraktion aus jeder Datei zu generieren.
• Effizienz: Schneller Zugriff auf wesentliche Erkenntnisse aus Dokumenten ermöglicht effektiveres Entscheidungsfinden.
• Konsistenz: Automatisierung stellt sicher, dass Zusammenfassungen über alle Dokumente hinweg konsistent sind, was das Risiko von Fehlinterpretationen reduziert.
• Weniger manuelle Arbeit: Dies ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die kritisches Denken erfordern.