AI Builder和Power Automate革新文档摘要
你是否厌倦了在 SharePoint 中手动筛选文档,试图总结和提取关键信息,花费无尽的时间?有一个更智能的方法来处理这些问题!本指南将向你展示如何利用 Microsoft Power Automate 和 AI Builder 的能力来自动化文档总结,简化你的工作流程,并解放你的时间。我们将引导你设置一个自动系统,智能地在文档上传的瞬间进行总结,确保关键信息始终触手可及。
关键点
- 使用 Power Automate 和 AI Builder 在 SharePoint 中自动化文档总结。
- 利用 AI Builder 的 OCR 技术从 PDF 中提取文本。
- 实施自定义提示以满足你的特定总结需求。
- 自动化文件格式转换,确保无缝兼容。
- 探索 Power Automate 和 AI Builder 的集成能力。
- 了解如何上传文件到 SharePoint 并更新其属性。
使用 Power Automate 和 AI Builder 自动化文档总结
手动文档总结的困境
手动总结 SharePoint 中的文档对许多组织来说都是一个真正的挑战。不仅耗时,而且还可能出现人为错误,导致不一致和重要细节的丢失。想象一下,你在密集的合同、报告或法律文件中挣扎,试图提取关键信息。这很累人,对吧?这就是自动化成为救星的地方。

介绍 Power Automate 和 AI Builder
Microsoft Power Automate 是一个强大的工具,通过连接不同的应用程序和服务来自动化你的工作流程,消除重复任务的需要。当你将其与 Microsoft 的 AI 平台 AI Builder 结合使用时,你能够在工作流程中添加一层智能,使复杂的过程如文档总结变得轻松。AI Builder 带有预构建的 AI 模型和灵活性,可以打造满足你独特需求的自定义 AI 解决方案。
通过 AI Builder 和 Power Automate 的协同工作,从 SharePoint 文档中提取和总结数据不仅变得可能,而且效率惊人。
高层次流程概览
以下是自动化过程的简要概览,如我们的流程图所示:

- 文件上传到 SharePoint: 首先,将一个文档(比如一个 Word 文件)上传到特定的 SharePoint 库。
- 触发云流程: 此操作会自动触发 Power Automate 中的云流程。
- 转换文件为 PDF: 使用 OneDrive 将上传的文件转换为 PDF。这一步很关键,因为 AI Builder 的 OCR 对 PDF 效果最佳。
- 通过 AI Builder OCR 提取文本: 使用 AI Builder 的光学字符识别(OCR)从 PDF 中提取文本。
- 使用 AI Builder 总结文本: 让 AI Builder 的文本总结功能发挥作用,创建文本的简洁总结。
- 更新文件属性: 使用生成的总结更新文件的属性。
通过遵循这些步骤,你将大大减少手动工作,让你的团队能够将注意力转移到更具战略性的任务上。
使用 AI Builder 定制总结
利用预构建与自定义提示
AI Builder 提供如“总结文本”这样的预构建提示,但当你创建自定义提示时,你对输出有了更多的控制。你可以微调这些提示以提取特定信息,根据你的偏好格式化总结,并确保其满足你组织的需求。这就像是为你的总结需求量身定制 AI。

要创建自定义提示,请按照以下步骤操作:
- 在提示设置选项卡中,点击文本以使用 GPT 测试提示。
- 选择自定义提示选项并进行必要的调整。
使用 GraphAPI
使用 GraphAPI 的默认文件转换的替代方法包括:
- 以特定格式下载文件。
- 使用 API 以 JSON 格式检索文本。
- 确保所有文件转换为所需格式。

逐步构建流程
在 Power Automate 中创建新流程
首先,在 Power Automate 中设置一个新流程:

- 导航到 Power Automate 并从空白模板开始一个新流程。
- 选择手动触发流程作为起点。
- 添加一个类型为“文件内容”的输入参数,以允许在流程触发时上传文件。这个输入可用于手动测试,并将在稍后修改。
将文件转换为 PDF
要将上传的文件转换为 PDF 格式,请按照以下步骤操作:
- 使用 OneDrive for Business 连接器添加一个“创建文件”操作,将文件保存到 OneDrive。
- 在你的 OneDrive 中指定一个临时路径来存储文件。
- 使用手动触发中的“文件内容名称”动态设置文件名。
- 使用触发器中的“文件内容内容字节”设置文件内容。

在 PDF 中识别文本
现在文档已转换为 PDF 格式,请按以下步骤进行:
- 添加 AI Builder 的“在图像或 PDF 文档中识别文本”操作。
- 为图像参数选择转换文件步骤中的“文件内容”。

在 AI Builder 中创建自定义提示
为了充分利用 AI 生成基于特定提示的总结:

- 选择创建一个新的自定义提示,这将打开提示工程屏幕。
- 根据你的组织的总结要求设计输出格式,根据多个条件进行自定义。
编写文本
设置好 AI 后,编写所需的文本:
- 在画布上添加一个编写操作。
- 输入你想要生成的表达式。

创建样本文件的总结
所有配置就位后:

- 将样本 Word 文件上传到你的 SharePoint。
- 最初不会有总结出现。
- 流程将被触发,处理时间大约为 10-15 秒。
Power Automate 和 AI Builder 集成:优缺点
优点
- 简化了 OCR 和文本总结。
- 可定制的文本提取。
- 与多种工具集成。
- 通过 AI 自动化提高效率。
缺点
- 需要高级许可证才能访问 AI Builder 的组件。
- 需要高质量的图像和文档以获得更好的总结。
- 输出的准确性取决于 AI Builder 的准确性。
常见问题
为什么在 OCR 之前要转换为 PDF?
AI Builder 的 OCR 引擎针对 PDF 文档进行了优化,与其他格式相比,这确保了更准确和可靠的文本提取。
我可以自定义总结的长度吗?
当然,自定义提示允许你指定所需的总结长度或字数。
如果提取的文本不准确怎么办?
为了提高 OCR 的准确性,确保使用高质量的源文档,并根据需要调整 AI Builder 中的 OCR 设置。
我可以将此流程用于其他文档库吗?
是的,只需在触发器中修改 SharePoint 站点地址和库名称即可针对不同的库。
需要 AI Builder 吗?
你总是可以根据你的需求自定义 AI Builder。
相关问题
自动化文档总结的益处是什么?
自动化文档总结带来了一系列好处,包括:
- 节省时间: 通过自动生成简洁的总结,你的团队可以节省之前手动提取关键信息所花费的时间。
- 准确性: AI Builder 的文本总结能力有助于从任何文件中生成更准确的数据提取。
- 效率: 快速访问文档中的关键见解,允许更有效的决策。
- 一致性: 自动化确保所有文档的总结一致,减少误解的风险。
- 减少手动工作: 这允许员工专注于需要批判性思维的任务。
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你是否厌倦了在 SharePoint 中手动筛选文档,试图总结和提取关键信息,花费无尽的时间?有一个更智能的方法来处理这些问题!本指南将向你展示如何利用 Microsoft Power Automate 和 AI Builder 的能力来自动化文档总结,简化你的工作流程,并解放你的时间。我们将引导你设置一个自动系统,智能地在文档上传的瞬间进行总结,确保关键信息始终触手可及。
关键点
- 使用 Power Automate 和 AI Builder 在 SharePoint 中自动化文档总结。
- 利用 AI Builder 的 OCR 技术从 PDF 中提取文本。
- 实施自定义提示以满足你的特定总结需求。
- 自动化文件格式转换,确保无缝兼容。
- 探索 Power Automate 和 AI Builder 的集成能力。
- 了解如何上传文件到 SharePoint 并更新其属性。
使用 Power Automate 和 AI Builder 自动化文档总结
手动文档总结的困境
手动总结 SharePoint 中的文档对许多组织来说都是一个真正的挑战。不仅耗时,而且还可能出现人为错误,导致不一致和重要细节的丢失。想象一下,你在密集的合同、报告或法律文件中挣扎,试图提取关键信息。这很累人,对吧?这就是自动化成为救星的地方。
介绍 Power Automate 和 AI Builder
Microsoft Power Automate 是一个强大的工具,通过连接不同的应用程序和服务来自动化你的工作流程,消除重复任务的需要。当你将其与 Microsoft 的 AI 平台 AI Builder 结合使用时,你能够在工作流程中添加一层智能,使复杂的过程如文档总结变得轻松。AI Builder 带有预构建的 AI 模型和灵活性,可以打造满足你独特需求的自定义 AI 解决方案。
通过 AI Builder 和 Power Automate 的协同工作,从 SharePoint 文档中提取和总结数据不仅变得可能,而且效率惊人。
高层次流程概览
以下是自动化过程的简要概览,如我们的流程图所示:
- 文件上传到 SharePoint: 首先,将一个文档(比如一个 Word 文件)上传到特定的 SharePoint 库。
- 触发云流程: 此操作会自动触发 Power Automate 中的云流程。
- 转换文件为 PDF: 使用 OneDrive 将上传的文件转换为 PDF。这一步很关键,因为 AI Builder 的 OCR 对 PDF 效果最佳。
- 通过 AI Builder OCR 提取文本: 使用 AI Builder 的光学字符识别(OCR)从 PDF 中提取文本。
- 使用 AI Builder 总结文本: 让 AI Builder 的文本总结功能发挥作用,创建文本的简洁总结。
- 更新文件属性: 使用生成的总结更新文件的属性。
通过遵循这些步骤,你将大大减少手动工作,让你的团队能够将注意力转移到更具战略性的任务上。
使用 AI Builder 定制总结
利用预构建与自定义提示
AI Builder 提供如“总结文本”这样的预构建提示,但当你创建自定义提示时,你对输出有了更多的控制。你可以微调这些提示以提取特定信息,根据你的偏好格式化总结,并确保其满足你组织的需求。这就像是为你的总结需求量身定制 AI。
要创建自定义提示,请按照以下步骤操作:
- 在提示设置选项卡中,点击文本以使用 GPT 测试提示。
- 选择自定义提示选项并进行必要的调整。
使用 GraphAPI
使用 GraphAPI 的默认文件转换的替代方法包括:
- 以特定格式下载文件。
- 使用 API 以 JSON 格式检索文本。
- 确保所有文件转换为所需格式。
逐步构建流程
在 Power Automate 中创建新流程
首先,在 Power Automate 中设置一个新流程:
- 导航到 Power Automate 并从空白模板开始一个新流程。
- 选择手动触发流程作为起点。
- 添加一个类型为“文件内容”的输入参数,以允许在流程触发时上传文件。这个输入可用于手动测试,并将在稍后修改。
将文件转换为 PDF
要将上传的文件转换为 PDF 格式,请按照以下步骤操作:
- 使用 OneDrive for Business 连接器添加一个“创建文件”操作,将文件保存到 OneDrive。
- 在你的 OneDrive 中指定一个临时路径来存储文件。
- 使用手动触发中的“文件内容名称”动态设置文件名。
- 使用触发器中的“文件内容内容字节”设置文件内容。
在 PDF 中识别文本
现在文档已转换为 PDF 格式,请按以下步骤进行:
- 添加 AI Builder 的“在图像或 PDF 文档中识别文本”操作。
- 为图像参数选择转换文件步骤中的“文件内容”。
在 AI Builder 中创建自定义提示
为了充分利用 AI 生成基于特定提示的总结:
- 选择创建一个新的自定义提示,这将打开提示工程屏幕。
- 根据你的组织的总结要求设计输出格式,根据多个条件进行自定义。
编写文本
设置好 AI 后,编写所需的文本:
- 在画布上添加一个编写操作。
- 输入你想要生成的表达式。
创建样本文件的总结
所有配置就位后:
- 将样本 Word 文件上传到你的 SharePoint。
- 最初不会有总结出现。
- 流程将被触发,处理时间大约为 10-15 秒。
Power Automate 和 AI Builder 集成:优缺点
优点
- 简化了 OCR 和文本总结。
- 可定制的文本提取。
- 与多种工具集成。
- 通过 AI 自动化提高效率。
缺点
- 需要高级许可证才能访问 AI Builder 的组件。
- 需要高质量的图像和文档以获得更好的总结。
- 输出的准确性取决于 AI Builder 的准确性。
常见问题
为什么在 OCR 之前要转换为 PDF?
AI Builder 的 OCR 引擎针对 PDF 文档进行了优化,与其他格式相比,这确保了更准确和可靠的文本提取。
我可以自定义总结的长度吗?
当然,自定义提示允许你指定所需的总结长度或字数。
如果提取的文本不准确怎么办?
为了提高 OCR 的准确性,确保使用高质量的源文档,并根据需要调整 AI Builder 中的 OCR 设置。
我可以将此流程用于其他文档库吗?
是的,只需在触发器中修改 SharePoint 站点地址和库名称即可针对不同的库。
需要 AI Builder 吗?
你总是可以根据你的需求自定义 AI Builder。
相关问题
自动化文档总结的益处是什么?
自动化文档总结带来了一系列好处,包括:
- 节省时间: 通过自动生成简洁的总结,你的团队可以节省之前手动提取关键信息所花费的时间。
- 准确性: AI Builder 的文本总结能力有助于从任何文件中生成更准确的数据提取。
- 效率: 快速访问文档中的关键见解,允许更有效的决策。
- 一致性: 自动化确保所有文档的总结一致,减少误解的风险。
- 减少手动工作: 这允许员工专注于需要批判性思维的任务。












