AI Builder和Power Automate革新文档摘要

你是否厌倦了在 SharePoint 中手动筛选文档，试图总结和提取关键信息，花费无尽的时间？有一个更智能的方法来处理这些问题！本指南将向你展示如何利用 Microsoft Power Automate 和 AI Builder 的能力来自动化文档总结，简化你的工作流程，并解放你的时间。我们将引导你设置一个自动系统，智能地在文档上传的瞬间进行总结，确保关键信息始终触手可及。

关键点

• 使用 Power Automate 和 AI Builder 在 SharePoint 中自动化文档总结。
• 利用 AI Builder 的 OCR 技术从 PDF 中提取文本。
• 实施自定义提示以满足你的特定总结需求。
• 自动化文件格式转换，确保无缝兼容。
• 探索 Power Automate 和 AI Builder 的集成能力。
• 了解如何上传文件到 SharePoint 并更新其属性。

使用 Power Automate 和 AI Builder 自动化文档总结

手动文档总结的困境

手动总结 SharePoint 中的文档对许多组织来说都是一个真正的挑战。不仅耗时，而且还可能出现人为错误，导致不一致和重要细节的丢失。想象一下，你在密集的合同、报告或法律文件中挣扎，试图提取关键信息。这很累人，对吧？这就是自动化成为救星的地方。

介绍 Power Automate 和 AI Builder

Microsoft Power Automate 是一个强大的工具，通过连接不同的应用程序和服务来自动化你的工作流程，消除重复任务的需要。当你将其与 Microsoft 的 AI 平台 AI Builder 结合使用时，你能够在工作流程中添加一层智能，使复杂的过程如文档总结变得轻松。AI Builder 带有预构建的 AI 模型和灵活性，可以打造满足你独特需求的自定义 AI 解决方案。

通过 AI Builder 和 Power Automate 的协同工作，从 SharePoint 文档中提取和总结数据不仅变得可能，而且效率惊人。

高层次流程概览

以下是自动化过程的简要概览，如我们的流程图所示：

1. 文件上传到 SharePoint: 首先，将一个文档（比如一个 Word 文件）上传到特定的 SharePoint 库。
2. 触发云流程: 此操作会自动触发 Power Automate 中的云流程。
3. 转换文件为 PDF: 使用 OneDrive 将上传的文件转换为 PDF。这一步很关键，因为 AI Builder 的 OCR 对 PDF 效果最佳。
4. 通过 AI Builder OCR 提取文本: 使用 AI Builder 的光学字符识别（OCR）从 PDF 中提取文本。
5. 使用 AI Builder 总结文本: 让 AI Builder 的文本总结功能发挥作用，创建文本的简洁总结。
6. 更新文件属性: 使用生成的总结更新文件的属性。

通过遵循这些步骤，你将大大减少手动工作，让你的团队能够将注意力转移到更具战略性的任务上。

使用 AI Builder 定制总结

利用预构建与自定义提示

AI Builder 提供如“总结文本”这样的预构建提示，但当你创建自定义提示时，你对输出有了更多的控制。你可以微调这些提示以提取特定信息，根据你的偏好格式化总结，并确保其满足你组织的需求。这就像是为你的总结需求量身定制 AI。

要创建自定义提示，请按照以下步骤操作：

• 在提示设置选项卡中，点击文本以使用 GPT 测试提示。
• 选择自定义提示选项并进行必要的调整。

使用 GraphAPI

使用 GraphAPI 的默认文件转换的替代方法包括：

• 以特定格式下载文件。
• 使用 API 以 JSON 格式检索文本。
• 确保所有文件转换为所需格式。

逐步构建流程

在 Power Automate 中创建新流程

首先，在 Power Automate 中设置一个新流程：

1. 导航到 Power Automate 并从空白模板开始一个新流程。
2. 选择手动触发流程作为起点。
3. 添加一个类型为“文件内容”的输入参数，以允许在流程触发时上传文件。这个输入可用于手动测试，并将在稍后修改。

将文件转换为 PDF

要将上传的文件转换为 PDF 格式，请按照以下步骤操作：

1. 使用 OneDrive for Business 连接器添加一个“创建文件”操作，将文件保存到 OneDrive。
2. 在你的 OneDrive 中指定一个临时路径来存储文件。
3. 使用手动触发中的“文件内容名称”动态设置文件名。
4. 使用触发器中的“文件内容内容字节”设置文件内容。

在 PDF 中识别文本

现在文档已转换为 PDF 格式，请按以下步骤进行：

1. 添加 AI Builder 的“在图像或 PDF 文档中识别文本”操作。
2. 为图像参数选择转换文件步骤中的“文件内容”。

在 AI Builder 中创建自定义提示

为了充分利用 AI 生成基于特定提示的总结：

1. 选择创建一个新的自定义提示，这将打开提示工程屏幕。
2. 根据你的组织的总结要求设计输出格式，根据多个条件进行自定义。

编写文本

设置好 AI 后，编写所需的文本：

1. 在画布上添加一个编写操作。
2. 输入你想要生成的表达式。

创建样本文件的总结

所有配置就位后：

1. 将样本 Word 文件上传到你的 SharePoint。
2. 最初不会有总结出现。
3. 流程将被触发，处理时间大约为 10-15 秒。

Power Automate 和 AI Builder 集成：优缺点

优点

• 简化了 OCR 和文本总结。
• 可定制的文本提取。
• 与多种工具集成。
• 通过 AI 自动化提高效率。

缺点

• 需要高级许可证才能访问 AI Builder 的组件。
• 需要高质量的图像和文档以获得更好的总结。
• 输出的准确性取决于 AI Builder 的准确性。

常见问题

为什么在 OCR 之前要转换为 PDF？

AI Builder 的 OCR 引擎针对 PDF 文档进行了优化，与其他格式相比，这确保了更准确和可靠的文本提取。

我可以自定义总结的长度吗？

当然，自定义提示允许你指定所需的总结长度或字数。

如果提取的文本不准确怎么办？

为了提高 OCR 的准确性，确保使用高质量的源文档，并根据需要调整 AI Builder 中的 OCR 设置。

我可以将此流程用于其他文档库吗？

是的，只需在触发器中修改 SharePoint 站点地址和库名称即可针对不同的库。

需要 AI Builder 吗？

你总是可以根据你的需求自定义 AI Builder。

相关问题

自动化文档总结的益处是什么？

自动化文档总结带来了一系列好处，包括：

• 节省时间： 通过自动生成简洁的总结，你的团队可以节省之前手动提取关键信息所花费的时间。
• 准确性： AI Builder 的文本总结能力有助于从任何文件中生成更准确的数据提取。
• 效率： 快速访问文档中的关键见解，允许更有效的决策。
• 一致性： 自动化确保所有文档的总结一致，减少误解的风险。
• 减少手动工作： 这允许员工专注于需要批判性思维的任务。