AI Builder и Power Automate Революционизируют Суммирование Документов

Вы устали тратить бесконечные часы на ручную сортировку документов в SharePoint, пытаясь суммировать и извлекать ключевую информацию? Существует более умный способ решения этой задачи! Это руководство покажет вам, как использовать возможности Microsoft Power Automate и AI Builder для автоматизации суммирования документов, оптимизации ваших рабочих процессов и освобождения времени. Мы проведем вас через настройку автоматизированной системы, которая умно суммирует документы сразу после их загрузки, обеспечивая, чтобы важная информация всегда была у вас под рукой.

Ключевые моменты

• Автоматизация суммирования документов в SharePoint с помощью Power Automate и AI Builder.
• Использование технологии OCR AI Builder для извлечения текста из PDF.
• Внедрение пользовательских подсказок для настройки суммарных обзоров под ваши конкретные требования.
• Автоматизация преобразования форматов файлов для бесшовной совместимости.
• Исследование возможностей интеграции Power Automate и AI Builder.
• Узнайте, как загружать файлы в SharePoint и обновлять их свойства.

Автоматизация суммирования документов с помощью Power Automate и AI Builder

Борьба с ручным суммированием документов

Нет секрета в том, что ручное суммирование документов в SharePoint может быть настоящей проблемой для многих организаций. Это не только занимает много времени, но и чревато возможными человеческими ошибками, которые могут привести к несогласованностям и потере важных деталей. Представьте, что вы пробираетесь через плотные контракты, отчеты или юридические документы, пытаясь выделить основные моменты. Это утомительно, верно? Именно здесь автоматизация становится спасением.

Введение в Power Automate и AI Builder

Microsoft Power Automate — это мощный инструмент, который автоматизирует ваш рабочий процесс, соединяя различные приложения и сервисы, устраняя необходимость в повторяющихся задачах. Когда вы объединяете его с AI Builder, платформой искусственного интеллекта от Microsoft, вы можете добавить уровень интеллекта в ваши рабочие процессы, делая сложные процессы, такие как суммирование документов, легкими. AI Builder включает в себя предварительно созданные модели AI и гибкость для создания пользовательских решений AI, которые соответствуют вашим уникальным потребностям.

При работе вместе AI Builder и Power Automate делают извлечение и суммирование данных из документов SharePoint не только возможным, но и невероятно эффективным.

Обзор процесса на высоком уровне

Вот краткий взгляд на то, как разворачивается процесс автоматизации, как показано на нашей схеме процесса:

1. Загрузка файла в SharePoint: Начните с загрузки документа, скажем, файла Word, в определенную библиотеку SharePoint.
2. Запуск облачного потока: Это действие автоматически запускает облачный поток в Power Automate.
3. Преобразование файла в PDF: Преобразуйте загруженный файл в PDF с помощью OneDrive. Этот шаг важен, потому что OCR AI Builder лучше всего работает с PDF.
4. Извлечение текста с помощью OCR AI Builder: Используйте оптическое распознавание символов (OCR) AI Builder для извлечения текста из PDF.
5. Суммирование текста с помощью AI Builder: Пусть функция суммирования текста AI Builder сделает работу, создавая краткое резюме текста.
6. Обновление свойств файла: Обновите свойства файла сгенерированным резюме.

Следуя этим шагам, вы значительно сократите ручную работу, позволяя вашей команде сосредоточиться на более стратегических задачах.

Настройка суммирования с помощью AI Builder

Использование предварительно созданных и пользовательских подсказок

AI Builder предлагает предварительно созданные подсказки, такие как "Суммировать текст", но при создании пользовательских подсказок вы получаете больше контроля над результатом. Вы можете настроить эти подсказки для извлечения конкретной информации, форматировать резюме в соответствии с вашими предпочтениями и убедиться, что оно соответствует потребностям вашей организации. Это похоже на настройку AI для идеального соответствия вашим требованиям к суммированию.

Чтобы создать пользовательские подсказки, выполните следующие шаги:

• В разделе настроек подсказок нажмите на текст для тестирования с GPT с помощью подсказки.
• Выберите опцию пользовательской подсказки и внесите необходимые изменения.

Работа с GraphAPI

Альтернативный подход к использованию стандартных преобразований файлов GraphAPI включает:

• Загрузку файла в определенном формате.
• Использование API для получения текста в формате JSON.
• Обеспечение преобразования всех файлов в требуемый формат.

Создание потока шаг за шагом

Создание нового потока в Power Automate

Начните с настройки нового потока в Power Automate:

1. Перейдите в Power Automate и инициируйте новый поток из пустого шаблона.
2. Выберите поток с ручным запуском в качестве отправной точки.
3. Добавьте параметр ввода типа "Содержимое файла", чтобы разрешить загрузку файлов при запуске потока. Этот вход можно использовать для ручного тестирования и позже изменить.

Преобразование файла в PDF

Чтобы преобразовать загруженный файл в формат PDF, следуйте этим шагам:

1. Добавьте действие "Создать файл", используя соединитель OneDrive for Business, чтобы сохранить файл в OneDrive.
2. Укажите временный путь в вашем OneDrive для хранения файла.
3. Динамически установите имя файла, используя "Имя содержимого файла" из ручного запуска.
4. Используйте "Содержимое файла ContentBytes" из запуска для установки содержимого файла.

Распознавание текста в PDF

С документом теперь в формате PDF, продолжайте следующим образом:

1. Добавьте действие AI Builder "Распознавание текста в изображении или PDF-документе".
2. Выберите "Содержимое файла" из шага преобразования файла для параметра изображения.

Создание пользовательских подсказок в AI Builder

Чтобы использовать весь потенциал AI для создания резюме на основе конкретных подсказок:

1. Выберите создание новой пользовательской подсказки, что откроет экран инжиниринга подсказок.
2. Спроектируйте формат вывода в соответствии с требованиями к резюме вашей организации, настраивая на основе множества условий.

Составление текста

После настройки AI, составьте требуемый текст:

1. Добавьте действие составления на холст.
2. Введите выражение, которое вы хотите сгенерировать.

Создание резюме для образца файла

После всех настроек:

1. Загрузите образец файла Word в ваш SharePoint.
2. Изначально резюме отсутствует.
3. Поток будет запущен, обработка займет около 10-15 секунд.

Интеграция Power Automate и AI Builder: плюсы и минусы

Плюсы

• Упрощенное OCR и суммирование текста.
• Настраиваемое извлечение текста.
• Интеграция с множеством инструментов.
• Повышенная эффективность благодаря автоматизации AI.

Минусы

• Требуется премиум-лицензия для доступа к компонентам AI Builder.
• Необходимы качественные изображения и документы для лучших резюме.
• Точность вывода зависит от точности AI Builder.

FAQ

Почему нужно преобразовывать в PDF перед OCR?

Движок OCR AI Builder оптимизирован для документов PDF, что обеспечивает более точное и надежное извлечение текста по сравнению с другими форматами.

Можно ли настроить длину суммирования?

Конечно, пользовательские подсказки позволяют указать желаемую длину резюме или количество слов.

Что делать, если извлеченный текст не точен?

Для улучшения точности OCR убедитесь, что вы используете качественные исходные документы и при необходимости настройте параметры OCR в AI Builder.

Можно ли использовать этот поток с другими библиотеками документов?

Да, просто измените адрес сайта SharePoint и имя библиотеки в триггере для работы с разными библиотеками.

Обязательно ли использовать AI Builder?

Вы всегда можете настроить AI Builder в соответствии с вашими требованиями.

Связанные вопросы

Какие преимущества дает автоматизация суммирования документов?

Автоматизация суммирования документов приносит множество преимуществ, включая:

• Экономия времени: Автоматическое создание кратких резюме позволяет вашей команде сэкономить часы, ранее потраченные на ручное извлечение ключевой информации.
• Точность: Возможности суммирования текста AI Builder помогают создавать более точное извлечение данных из любого файла.
• Эффективность: Быстрый доступ к ключевым инсайтам из документов позволяет принимать более эффективные решения.
• Последовательность: Автоматизация обеспечивает последовательность резюме по всем документам, снижая риск неправильного толкования.
• Снижение ручного труда: Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на задачах, требующих критического мышления.