AI Builder и Power Automate Революционизируют Суммирование Документов

Устали тратить бесчисленные часы на ручной разбор документов в SharePoint, пытаясь обобщить и извлечь ключевую информацию? Есть более умный способ справиться с этим! Это руководство покажет, как использовать возможности Microsoft Power Automate и AI Builder для автоматизации обобщения документов, оптимизации рабочих процессов и освобождения вашего времени. Мы проведем вас через настройку автоматизированной системы, которая умно обобщает документы сразу после их загрузки, обеспечивая постоянный доступ к важной информации.

Ключевые моменты

• Автоматизация обобщения документов в SharePoint с помощью Power Automate и AI Builder.
• Использование технологии OCR от AI Builder для извлечения текста из PDF.
• Применение пользовательских запросов для настройки обобщений под ваши требования.
• Автоматизация преобразования форматов файлов для бесшовной совместимости.
• Изучение возможностей интеграции Power Automate и AI Builder.
• Узнайте, как загружать файлы в SharePoint и обновлять их свойства.

Автоматизация обобщения документов с Power Automate и AI Builder

Проблемы ручного обобщения документов

Не секрет, что ручное обобщение документов в SharePoint может быть настоящей проблемой для многих организаций. Это не только отнимает много времени, но и чревато человеческими ошибками, которые могут привести к несоответствиям и потере важных деталей. Представьте, как вы пробираетесь через плотные контракты, отчеты или юридические документы, пытаясь выделить ключевые моменты. Это утомительно, не так ли? Здесь на помощь приходит автоматизация.

Знакомство с Power Automate и AI Builder

Microsoft Power Automate — мощный инструмент, который автоматизирует рабочие процессы, соединяя различные приложения и сервисы, устраняя необходимость в повторяющихся задачах. В сочетании с AI Builder, платформой искусственного интеллекта Microsoft, вы можете добавить слой интеллекта в свои процессы, делая сложные задачи, такие как обобщение документов, простыми. AI Builder поставляется с готовыми моделями ИИ и гибкостью для создания пользовательских решений ИИ, соответствующих вашим уникальным потребностям.

С совместной работой AI Builder и Power Automate извлечение и обобщение данных из документов SharePoint становится не только возможным, но и невероятно эффективным.

Обзор процесса на высоком уровне

Вот краткий обзор того, как разворачивается процесс автоматизации, как показано на нашей диаграмме процесса:

1. Загрузка файла в SharePoint: Начните с загрузки документа, например, файла Word, в определенную библиотеку SharePoint.
2. Запуск облачного потока: Это действие автоматически запускает облачный поток в Power Automate.
3. Преобразование файла в PDF: Преобразуйте загруженный файл в PDF с помощью OneDrive. Этот шаг важен, так как OCR от AI Builder лучше всего работает с PDF.
4. Извлечение текста с помощью OCR от AI Builder: Используйте оптическое распознавание символов (OCR) от AI Builder для извлечения текста из PDF.
5. Обобщение текста с помощью AI Builder: Позвольте функции обобщения текста AI Builder выполнить работу, создав краткое резюме текста.
6. Обновление свойств файла: Обновите свойства файла с помощью созданного резюме.

Следуя этим шагам, вы значительно сократите ручную работу, позволяя вашей команде сосредоточиться на более стратегических задачах.

Настройка обобщения с AI Builder

Использование готовых и пользовательских запросов

AI Builder предлагает готовые запросы, такие как «Обобщить текст», но создание пользовательских запросов дает больше контроля над результатом. Вы можете настроить эти запросы для извлечения конкретной информации, форматировать резюме по вашим предпочтениям и обеспечивать соответствие потребностям вашей организации. Это как настройка ИИ под ваши требования к обобщению.

Для создания пользовательских запросов выполните следующие шаги:

• На вкладке настроек запросов нажмите на текст для тестирования с GPT с использованием запроса.
• Выберите опцию пользовательского запроса и внесите необходимые изменения.

Работа с GraphAPI

Альтернативный подход к использованию стандартных преобразований файлов GraphAPI включает:

• Загрузку файла в определенном формате.
• Использование API для получения текста в формате JSON.
• Обеспечение преобразования всех файлов в требуемый формат.

Создание потока шаг за шагом

Создание нового потока в Power Automate

Начните с настройки нового потока в Power Automate:

1. Перейдите в Power Automate и начните новый поток с пустого шаблона.
2. Выберите поток с ручным триггером в качестве отправной точки.
3. Добавьте входной параметр типа «Содержимое файла» для разрешения загрузки файлов во время запуска потока. Этот вход можно использовать для ручного тестирования и позже изменить.

Преобразование файла в PDF

Для преобразования загруженного файла в формат PDF выполните следующие шаги:

1. Добавьте действие «Создать файл» с использованием коннектора OneDrive для бизнеса, чтобы сохранить файл в OneDrive.
2. Укажите временный путь в вашем OneDrive для хранения файла.
3. Установите имя файла динамически, используя «Имя содержимого файла» из ручного триггера.
4. Используйте «ContentBytes содержимого файла» из триггера для установки содержимого файла.

Распознавание текста в PDF

Когда документ уже в формате PDF, действуйте следующим образом:

1. Добавьте действие AI Builder «Распознать текст в изображении или документе PDF».
2. Выберите «Содержимое файла» из шага преобразования файла для параметра изображения.

Создание пользовательских запросов в AI Builder

Чтобы использовать весь потенциал ИИ для создания резюме на основе конкретных запросов:

1. Выберите создание нового пользовательского запроса, что откроет экран разработки запросов.
2. Спроектируйте формат вывода в соответствии с требованиями вашей организации к резюме, настраивая на основе множества условий.

Составление текста

После настройки ИИ составьте необходимый текст:

1. Добавьте действие составления на холст.
2. Введите выражение, которое хотите создать.

Создание резюме образца файла

После завершения всех настроек:

1. Загрузите образец файла Word в ваш SharePoint.
2. Изначально резюме отсутствует.
3. Поток будет запущен, обработка займет около 10–15 секунд.

Интеграция Power Automate и AI Builder: плюсы и минусы

Плюсы

• Упрощенное OCR и обобщение текста.
• Настраиваемое извлечение текста.
• Интеграция с множеством инструментов.
• Повышенная эффективность благодаря автоматизации ИИ.

Минусы

• Требуется премиум-лицензия для доступа к компонентам AI Builder.
• Требуются изображения и документы высокого качества для лучших резюме.
• Точность вывода зависит от точности AI Builder.

Часто задаваемые вопросы

Почему нужно конвертировать в PDF перед OCR?

Движок OCR от AI Builder оптимизирован для документов PDF, что обеспечивает более точное и надежное извлечение текста по сравнению с другими форматами.

Могу ли я настроить длину обобщения?

Да, пользовательские запросы позволяют указать желаемую длину или количество слов в резюме.

Что делать, если извлеченный текст неточен?

Для повышения точности OCR используйте исходные документы высокого качества и при необходимости настройте параметры OCR в AI Builder.

Могу ли я использовать этот поток с другими библиотеками документов?

Да, просто измените адрес сайта SharePoint и имя библиотеки в триггере для работы с другими библиотеками.

Обязателен ли AI Builder?

Вы всегда можете настроить AI Builder в соответствии с вашими требованиями.

Связанные вопросы

Каковы преимущества автоматизации обобщения документов?

Автоматизация обобщения документов приносит множество преимуществ, включая:

• Экономия времени: Автоматическое создание кратких резюме позволяет вашей команде сэкономить часы, ранее затрачиваемые на ручное извлечение ключевой информации.
• Точность: Возможности обобщения текста AI Builder помогают создавать более точное извлечение данных из любого файла.
• Эффективность: Быстрый доступ к ключевым выводам из документов позволяет принимать более эффективные решения.
• Стабильность: Автоматизация обеспечивает согласованность резюме для всех документов, снижая риск неправильной интерпретации.
• Снижение ручного труда: Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на задачах, требующих критического мышления.