La Guía Definitiva para Automatizar Notas de Reuniones y Gestión de Tareas

Imagina no tener que transcribir manualmente otra reunión nunca más. Sin apresurarte a anotar tareas, sin tareas olvidadas: solo automatización fluida que convierte horas de trabajo tedioso en unos pocos clics sin esfuerzo.

Esta guía te llevará a través de un flujo de trabajo poderoso que combina Fireflies.ai, Make.com, Excel y Microsoft Planner para:

✅ Transcribir y resumir reuniones automáticamente
✅ Extraer tareas clave
✅ Registrar tareas en Excel para seguimiento
✅ Asignar tareas directamente en Planner

Sumérgete y transforma tu productividad en reuniones para siempre.

¿Por Qué Automatizar las Notas de Reuniones?

Las reuniones son esenciales, ¿pero procesar notas manualmente? No tanto. Aquí está por qué la automatización cambia las reglas:

✔ Ahorra tiempo – Sin tomar notas manualmente ni perseguir tareas.
✔ Mejora la precisión – La IA asegura que nada se pierda o malinterprete.
✔ Aumenta la responsabilidad – Las tareas se asignan al instante, reduciendo seguimientos.
✔ Centraliza el seguimiento – Todos los datos de reuniones en un solo lugar (Excel + Planner).

Si tu equipo pasa demasiado tiempo en tareas administrativas en lugar de ejecutar, este flujo de trabajo es para ti.

Paso 1: Configurar la Automatización

1. Conectar Fireflies.ai con Make.com

Primero, necesitamos que Fireflies.ai envíe datos de reuniones a Make.com (anteriormente Integromat).

🔹 Crear un webhook en Make.com – Esto actúa como el "receptor" de los resúmenes de reuniones de Fireflies.ai.
🔹 Configurar Fireflies.ai – Pega la URL del webhook en las integraciones de Fireflies.ai.

Ahora, cada vez que Fireflies.ai transcriba una reunión, enviará automáticamente el resumen a Make.com.

2. Extraer Tareas con GraphQL

La API GraphQL de Fireflies.ai nos permite extraer solo los datos más importantes—como tareas, decisiones y seguimientos.

🔹 Configurar un módulo de Fireflies.ai en Make.com
🔹 Escribir una consulta GraphQL para obtener action_items (y otros campos relevantes).

Esto asegura que no saturamos el sistema con información innecesaria, solo los puntos clave.

Paso 2: Registrar Tareas en Excel

A continuación, almacenaremos todos los datos de reuniones en una hoja de Excel para una referencia fácil.

🔹 Usar el módulo de Excel de Make.com para llenar automáticamente una hoja estructurada.
🔹 Mapear campos como:

• Título (Nombre de la reunión)
• Anfitrión (Quién dirigió la reunión)
• Participantes (Quién asistió)
• Tareas (Tareas clave)
• Fechas de vencimiento (Deadlines)

Ahora, tienes una base de datos buscable de cada reunión, sin necesidad de entrada manual.

Paso 3: Asignar Tareas en Microsoft Planner

¿El paso final? Crear tareas automáticamente en Planner para que nada se escape.

🔹 Usar el módulo de Planner de Make.com para generar tareas a partir de tareas clave.
🔹 Asignar a miembros del equipo según palabras clave (por ejemplo, "Marketing" → Equipo de marketing).
🔹 Establecer fechas de vencimiento (o ajustarlas automáticamente según la complejidad de la tarea).

Ahora, tu equipo recibe notificaciones instantáneas con pasos claros a seguir, sin necesidad de perseguir correos.

Personalizaciones Avanzadas

¿Quieres ir más allá? Prueba estas mejoras:

🔹 Enrutamiento Inteligente de Tareas

• Usar palabras clave (por ejemplo, "Ventas," "Ingeniería") para asignar tareas automáticamente al equipo correcto.

🔹 Fechas de Vencimiento Dinámicas

• El análisis de NLP puede ajustar plazos según la urgencia de la tarea (por ejemplo, "urgente" = plazo más corto).

🔹 Manejo de Errores

• Configurar reintentos automáticos si una tarea no se asigna.

Desglose de Precios

💡 Consejo: Comienza con planes gratuitos para probar antes de escalar.

Ventajas y Desventajas

✅ Ventajas

✔ Ahorra horas por semana en la toma de notas manual
✔ Reduce errores humanos en el seguimiento de tareas
✔ Mejora la responsabilidad del equipo

❌ Desventajas

⚠ La configuración inicial toma tiempo
⚠ Requiere cierta familiaridad técnica
⚠ Depende de herramientas de terceros

¿Quién Debería Usarlo?

✔ Gerentes de Proyectos – Mantén las tareas organizadas sin microgestionar.
✔ Equipos de Ventas – Nunca dejes caer un seguimiento de leads.
✔ Departamentos de RRHH – Automatiza notas de entrevistas y revisiones.
✔ Equipos de Soporte – Rastrea problemas de clientes eficientemente.

Preguntas Frecuentes

❓ ¿Funciona con Zoom/Teams/Google Meet?

✅ ¡Sí! Fireflies.ai se integra con la mayoría de las plataformas de reuniones.

❓ ¿Qué pasa si una tarea no se asigna?

Make.com tiene manejo de errores—puede reintentar o notificarte.

❓ ¿Puedo personalizar las columnas de Excel?

¡Absolutamente! Mapea cualquier campo de datos que necesites.

Reflexiones Finales

Si tu equipo odia tomar notas manualmente pero ama la eficiencia, esta automatización es imprescindible.

🔥 Comienza pequeño (prueba con una reunión).
🔥 Refina sobre la marcha (ajusta fechas de vencimiento, enrutamiento de tareas).
🔥 Observa cómo la productividad se dispara (menos administración, más acción).

¿Listo para automatizar? ¡Configúralo hoy y recupera tu tiempo! 🚀