会議ノートとタスク管理自動化の究極ガイド

もう手動で会議を書き起こす必要がないと想像してください。アクションアイテムを急いでメモしたり、タスクを忘れたりすることはもうありません。数クリックで何時間もの面倒な作業を自動化できます。

このガイドでは、Fireflies.ai、Make.com、Excel、Microsoft Plannerを組み合わせた強力なワークフローを紹介します：

✅ 会議の自動書き起こしと要約
✅ 主要なアクションアイテムの抽出
✅ Excelでのタスク追跡ログ
✅ Plannerでのタスク直接割り当て

さあ、会議の生産性を永遠に変革しましょう。

なぜ会議ノートを自動化するのか？

会議は不可欠ですが、手動でノートを処理するのは面倒です。自動化がゲームチェンジャーである理由は次のとおりです：

✔ 時間節約 – 手動のノート取りやアクションアイテムの追跡が不要。
✔ 精度向上 – AIにより見落としや誤解がなくなります。
✔ 責任感強化 – タスクが即座に割り当てられ、フォローアップが減少。
✔ 追跡の集中化 – すべての会議データが一か所（Excel + Planner）に保存。

チームが実行よりも管理に時間を費やしすぎている場合、このワークフローは最適です。

ステップ1：自動化の設定

1. Fireflies.aiをMake.comに接続

まず、Fireflies.aiが会議データをMake.com（旧Integromat）に送信する方法が必要です。

🔹 Make.comでウェブフックを作成 – Fireflies.aiの会議要約の「受信機」として機能します。
🔹 Fireflies.aiを設定 – ウェブフックのURLをFireflies.aiの統合設定に貼り付けます。

これで、Fireflies.aiが会議を書き起こすたびに、要約が自動的にMake.comに送信されます。

2. GraphQLでアクションアイテムを抽出

Fireflies.aiのGraphQL APIを使用すると、最も重要なデータ（タスク、決定、フォローアップなど）だけを引き出せます。

🔹 Make.comでFireflies.aiモジュールを設定
🔹 GraphQLクエリを記述してaction_items（およびその他の関連フィールド）を取得。

これにより、不要な情報でシステムを詰まらせることなく、重要なポイントだけを取得できます。

ステップ2：Excelでのタスクログ

次に、すべての会議データをExcelスプレッドシートに保存して簡単に参照できるようにします。

🔹 Make.comのExcelモジュールを使用して構造化されたシートを自動入力。
🔹 以下のフィールドをマッピング：

• タイトル（会議名）
• ホスト（会議の主催者）
• 参加者（参加者）
• アクションアイテム（主要タスク）
• 期限（締め切り）

これで、すべての会議の検索可能なデータベースが手動入力なしで完成します。

ステップ3：Microsoft Plannerでのタスク割り当て

最後のステップは？Plannerでタスクを自動作成して、漏れがないようにします。

🔹 Make.comのPlannerモジュールを使用してアクションアイテムからタスクを生成。
🔹 チームメンバーに割り当て（例：「マーケティング」→マーケティングチーム）。
🔹 期限を設定（またはタスクの複雑さに基づいて自動調整）。

これで、チームは即時通知を受け取り、次のステップが明確になり、メールの追いかけっこは不要です。

高度なカスタマイズ

さらに進化させたい？以下の調整を試してください：

🔹 スマートタスクルーティング

• キーワード（例：「営業」「エンジニアリング」）を使用して適切なチームにタスクを自動割り当て。

🔹 動的期限

• NLP分析でタスクの緊急度に基づいて期限を調整（例：「緊急」=短い期限）。

🔹 エラーハンドリング

• タスク割り当てが失敗した場合、自動リトライを設定。

価格の内訳

💡 ヒント： 無料プランから始めて、スケールアップ前にテスト。

長所と短所

✅ 長所

✔ 週に数時間の節約（手動ノート取り不要）
✔ 人的エラーの削減（タスク追跡）
✔ チームの責任感向上

❌ 短所

⚠ 初期設定に時間がかかる
⚠ ある程度の技術知識が必要
⚠ サードパーティツールに依存

誰が使うべきか？

✔ プロジェクトマネージャー – マイクロマネジメントせずにタスクを整理。
✔ 営業チーム – リードのフォローアップを逃さない。
✔ 人事部門 – 面接やレビューの会議ノートを自動化。
✔ サポートチーム – 顧客の問題を効率的に追跡。

よくある質問

❓ Zoom/Teams/Google Meetで動作しますか？

✅ はい！ Fireflies.aiはほとんどの会議プラットフォームと統合可能です。

❓ タスク割り当てが失敗した場合どうなりますか？

Make.comにはエラーハンドリングがあり、リトライまたは通知が可能です。

❓ Excelの列をカスタマイズできますか？

もちろんです！必要なデータフィールドをマッピングできます。

最終的な考え

チームが手動ノート取りを嫌い、効率を愛するなら、この自動化は必須です。

🔥 小さく始める（1つの会議でテスト）。
🔥 進化させる（期限やタスクルーティングを調整）。
🔥 生産性が急上昇（管理が減り、実行が増える）。

自動化の準備はできていますか？今日設定して時間を奪い返しましょう！ 🚀