会議のメモとタスク管理を自動化する究極のガイド

もう会議を手作業で書き写す必要がないことを想像してみてください。アクションアイテムを書き留めようと奔走することも、タスクを忘れることもありません。

このガイドでは、Fireflies.ai、Make.com、Excel、Microsoft Plannerを組み合わせたパワフルなワークフローをご紹介します：

✅ミーティングの自動書き起こし＆要約
✅重要なアクションアイテムを抽出
✅Excelにタスクを記録して追跡
プランナーで直接タスクを割り当てる

会議の生産性を永久に向上させましょう。

ミーティングノートを自動化する理由

会議は必要不可欠ですが、手動でメモを処理するのは大変です。そうではありません。自動化が画期的な理由は以下の通りです：

時間の節約- 手動でメモを取ったり、アクションアイテムを追いかけたりする必要がなくなります。
正確性の向上- AIにより、見落としがなくなったり、誤解がなくなります。
説明責任の強化- タスクが即座に割り当てられるため、フォローアップが軽減されます。
トラッキングの一元化- すべての会議データを一箇所に集約（Excel + Planner）。

管理業務に多くの時間を割き、実行に至っていないチームには、このワークフローが最適です。

ステップ1：自動化の設定

1.Fireflies.aiとMake.comの接続

まず、Fireflies.aiがMake.com（旧Integromat）に会議データを送信する方法が必要です。

🔹Make.comにWebhookを作成- これがFireflies.aiの会議サマリーの「レシーバー」として機能します。
🔹 Fireflies.aiの設定- WebhookのURLをFireflies.aiのインテグレーションに貼り付けます。

これで、Fireflies.aiが会議を書き起こすたびに、要約が自動的にMake.comに送信されます。

2.GraphQLでアクションアイテムを抽出

Fireflies.aiのGraphQL APIを使えば、タスク、決定事項、フォローアップなど、最も重要なデータだけを取り出すことができます。

🔹Make.comにFireflies.aiモジュールをセットアップする。
🔹action_items（およびその他の関連フィールド）を取得するGraphQLクエリを書く。

これにより、不要な情報でシステムを詰まらせることなく、重要な要点だけを取得することができます。

ステップ2：Excelでタスクを記録する

次に、簡単に参照できるように、すべての会議データをExcelスプレッドシートに保存します。

🔹Make.comのExcelモジュールを使用して、構造化シートを自動入力します。
🔹 以下のようなフィールドをマッピングします：

• タイトル（ミーティング名）
• ホスト(会議を運営した人)
• 参加者（誰が出席したか）
• アクションアイテム（主なタスク）
• 期限（締め切り）

これで、すべての会議の検索可能なデータベースができあがりました。

ステップ3: Microsoft Plannerでタスクを割り当てる

最後のステップは?Plannerで自動的にタスクを作成することで、漏れがなくなります。

🔹Make.comのPlannerモジュールを使って、アクションアイテムからタスクを生成する。
🔹 キーワードに基づいてチームメンバーに割り当てる（例：「マーケティング」→マーケティングチーム）。
🔹期日を設定する(またはタスクの複雑さに基づいて自動調整する)。

これで、チームは次のステップを明確にした通知を即座に受け取ることができます。

高度なカスタマイズ

さらに高度なカスタマイズが必要ですか？以下の調整をお試しください：

🔹 スマートタスクルーティング

• キーワード（「営業」「技術」など）を使って、タスクを適切なチームに自動割り当て。

🔹 ダイナミック期限設定

• NLP分析により、タスクの緊急度に基づいて期限を調整できます（例：「緊急」＝期限短縮）。

🔹 エラー処理

• タスクの割り当てに失敗した場合の自動リトライを設定します。

価格設定

💡ヒント：スケールアップする前に無料プランでテストすることから始めましょう。

長所と短所

✅ 長所

手作業でメモを取る時間を週に何時間も節約
タスクトラッキングのヒューマンエラーを削減
チームのアカウンタビリティを向上

短所

初期設定に時間がかかる
技術的な知識が必要
サードパーティツールに依存

誰が使うべきか？

プロジェクトマネージャー- 管理することなく、タスクを整理することができます。
営業チーム- 二度とリードのフォローアップを落とさない。
人事部門- 面接やレビューのためのミーティングノートを自動化します。
サポートチーム- 顧客の問題を効率的に追跡します。

よくある質問

Zoom/Teams/Google Meetと連携できますか？

はい！Fireflies.aiはほとんどの会議プラットフォームと統合できます。

タスクの割り当てに失敗した場合はどうなりますか？

Make.comにはエラーハンドリング機能があります。

エクセルの列をカスタマイズできますか？

もちろんです！必要なデータフィールドをマッピングできます。

最終的な感想

もしあなたのチームが手作業でのメモ取りは嫌いだが、効率化は大好きというのであれば、この自動化は是非試してみてほしい。

🔥スモールスタート（1つの会議でテスト）。
🔥進めながら洗練させる(期日やタスクルーティングを調整)
🔥生産性が上がるのを見る(管理を減らし、実行を増やす)。

自動化の準備はできましたか？今すぐ設定して、時間を取り戻しましょう！🚀