會議筆記與任務管理自動化終極指南

想像從此不必手動記錄會議內容。不再匆忙記下行動項目，不再遺忘任務——只需幾次輕鬆點擊即可實現無縫自動化。

本指南將帶您體驗結合Fireflies.ai、Make.com、Excel與Microsoft Planner的強大工作流程，實現以下功能：

✅ 自動轉錄與總結會議
✅ 提取關鍵行動項目
✅ 在Excel中記錄任務以便追蹤
✅ 直接在Planner中分配任務

讓我們開始，永遠改變您的會議效率。

為何自動化會議筆記？

會議不可或缺，但手動處理筆記？未必如此。以下是自動化的優勢：

✔ 節省時間 – 無需手動記筆記或追蹤行動項目。
✔ 提高準確性 – AI確保無遺漏或誤解。
✔ 增強責任感 – 任務即時分配，減少後續跟進。
✔ 集中追蹤 – 所有會議數據存於一處（Excel + Planner）。

若您的團隊花太多時間於行政工作而非執行，此工作流程最適合您。

步驟1：設定自動化

1. 將Fireflies.ai連接到Make.com

首先，需讓Fireflies.ai將會議數據傳送到Make.com（原Integromat）。

🔹 在Make.com創建Webhook – 作為Fireflies.ai會議總結的「接收器」。
🔹 配置Fireflies.ai – 將Webhook URL貼到Fireflies.ai的整合設定中。

現在，每次Fireflies.ai轉錄會議時，總結將自動傳送到Make.com。

2. 使用GraphQL提取行動項目

Fireflies.ai的GraphQL API讓我們僅提取最重要的數據—如任務、決策和後續行動。

🔹 在Make.com設定Fireflies.ai模組
🔹 撰寫GraphQL查詢以獲取action_items（及其他相關欄位）。

這確保系統不被無用資訊堵塞，只保留關鍵內容。

步驟2：在Excel中記錄任務

接下來，我們將所有會議數據儲存在Excel試算表中，以便輕鬆查閱。

🔹 使用Make.com的Excel模組自動填充結構化試算表。
🔹 映射欄位，如：

• 標題（會議名稱）
• 主持人（會議主持者）
• 參與者（與會者）
• 行動項目（關鍵任務）
• 截止日期（期限）

現在，您擁有無需手動輸入的可搜尋數據庫。

步驟3：在Microsoft Planner中分配任務

最後一步？在Planner中自動創建任務，確保無遺漏。

🔹 使用Make.com的Planner模組從行動項目生成任務。
🔹 根據關鍵詞分配給團隊成員（如「行銷」→行銷團隊）。
🔹 設定截止日期（或根據任務複雜度自動調整）。

現在，您的團隊將收到即時通知，清楚了解下一步行動，無需追蹤電子郵件。

進階自訂

想更進一步？試試這些調整：

🔹 智能任務分配

• 使用關鍵詞（如「銷售」、「工程」）自動將任務分配給正確團隊。

🔹 動態截止日期

• NLP分析可根據任務緊急程度調整截止日期（例如「緊急」=較短期限）。

🔹 錯誤 Indiana

• 若任務分配失敗，設定自動重試。

價格分解

💡 提示： 先從免費計劃開始測試，再考慮升級。

優缺點

✅ 優點

✔ 每週節省數小時於手動記筆記
✔ 減少任務追蹤中的人為錯誤
✔ 提升團隊責任感

❌ 缺點

⚠ 初始設定耗時
⚠ 需一定技術熟悉度
⚠ 依賴第三方工具

誰應該使用？

✔ 專案經理 – 無需微觀管理即可保持任務井然有序。
✔ 銷售團隊 – 不再遺漏潛在客戶跟進。
✔ 人力資源部門 – 自動化面試與評估會議筆記。
✔ 支援團隊 – 高效追蹤客戶問題。

常見問題

❓ 可否與Zoom/Teams/Google Meet搭配使用？

✅ 可以！ Fireflies.ai與大多數會議平台整合。

❓ 若任務分配失敗怎麼辦？

Make.com提供錯誤處理—可重試或通知您。

❓ 可以自訂Excel欄位嗎？

當然可以！可映射任何所需數據欄位。

最終想法

若您的團隊討厭手動記筆記但熱衷效率，此自動化是必試之選。

🔥 從小處開始（從單場會議測試）。
🔥 逐步優化（調整截止日期、任務分配）。
🔥 見證效率飆升（減少行政工作，專注執行）。

準備好自動化了嗎？今天就設定，重新掌握您的時間！ 🚀