Fireflies.ai與Microsoft Planner優化會議筆記自動化
會議記錄與工作管理自動化終極指南
想像一下,再也不用手動抄寫會議記錄了。再也不用手忙腳亂地記下行動項目,再也不用遺忘任務 - 只需輕鬆點選幾下,就能將數小時的乏味工作變為無縫自動化。
本指南將教您結合Fireflies.ai、Make.com、Excel 和 Microsoft Planner的強大工作流程,以達到以下目的:
✅自動轉錄和總結會議內容
擷取關鍵行動項目
在 Excel 中記錄任務以便追蹤
✅直接在 Planner 中分配任務
讓我們深入了解並永遠改變您的會議生產力。
為什麼要自動化會議記錄?
會議是必要的,但是手動處理筆記?不是那麼重要。以下是自動化改變遊戲規則的原因:
✔節省時間- 不再需要手動記錄或追尋行動項目。
提高準確性- AI 可確保沒有遺漏或誤解。
✔提升責任感- 即時指派任務,減少後續追蹤。
✔集中追蹤- 所有會議資料都集中在一個地方 (Excel + Planner)。
如果您的團隊花太多時間在管理而非執行上,這個工作流程就是為您量身打造的。
步驟 1:設定自動化
1.將 Fireflies.ai 連接到 Make.com
首先,我們需要一種方式讓 Fireflies.ai 將會議資料傳送至 Make.com(前身為 Integromat)。
🔹在 Make.com 中建立 webhook- 這會成為 Fireflies.ai 會議摘要的「接收器」。
設定 Fireflies.ai- 將 webhook URL 貼到 Fireflies.ai 的整合中。
現在,每次 Fireflies.ai 謄寫會議時,都會自動將摘要傳送至 Make.com。
2.使用 GraphQL 擷取行動項目
Fireflies.ai 的GraphQL API讓我們只擷取最重要的資料,例如任務、決定和跟進。
在 Make.com 中設定 Fireflies.ai 模組
🔹寫一個 GraphQL 查詢來取得action_items(以及任何其他相關欄位)。
這可確保我們不會用不必要的資訊堵塞系統,而只會取得關鍵的結果。
步驟 2:在 Excel 中記錄任務
接下來,我們會將所有會議資料儲存在Excel 試算表中,以便參考。
使用 Make.com 的 Excel 模組自動填入結構化工作表。
🔹映射類似欄位:
- 標題(會議名稱)
- 主持人(誰主持會議)
- 參與者(出席者)
- 行動項目(關鍵任務)
- 到期日(截止日期)
現在,您已經擁有每個會議的可搜尋資料庫- 無需手動輸入。
步驟 3:在 Microsoft Planner 中分配任務
最後一步?在 Planner 中自動建立任務,這樣就不會有任何遺漏。
使用 Make.com 的 Planner 模組從行動項目中產生任務。
根據關鍵字 (例如「行銷」→行銷團隊)指派給團隊成員。
設定到期日(或根據任務複雜性自動調整到期日)。
現在,您的團隊會收到即時通知,並清楚說明下個步驟 - 不再需要追蹤電子郵件。
進階自訂
想要更進一步嗎?試試這些調整:
智慧型任務路由
- 使用關鍵字(例如「銷售」、「工程」)將任務自動分配給正確的團隊。
動態到期日
- NLP 分析可根據任務的緊急程度調整截止日期 (例如,「緊急」= 較短的截止日期)。
錯誤處理
- 如果任務分配失敗,可設定自動重試。
定價明細
工具 成本 (起始) 最適合 Fireflies.ai 免費 (有限) 需要轉錄與摘要的團隊 Make.com 免費 (1k ops/月) 工作流程自動化 微軟 365 $6/使用者/月 使用 Planner & Excel 的團隊
💡提示:在擴大規模之前,先從免費計劃開始測試。
優點與缺點
✅ 優點
每週可節省手動記事的時間
減少追蹤任務時的人為錯誤
提高團隊問責性
缺點
初始設定需要時間
需要熟悉一些技術
依賴第三方工具
誰應該使用?
✔專案經理- 讓工作井井有條,不需微觀管理。
✔銷售團隊- 永遠不會再遺漏追蹤線索。
✔人力資源部門- 自動化面試和審查的會議記錄。
✔支援團隊- 有效率地追蹤客戶問題。
常見問題
❓可與 Zoom/Teams/Google Meet 搭配使用嗎?
✅可以!Fireflies.ai 可與大多數會議平台整合。
❓如果任務指派失敗怎麼辦?
Make.com 具有錯誤處理功能 - 它可以重試或通知您。
❓我可以自訂 Excel 欄位嗎?
當然可以!映射您需要的任何資料欄位。
最後感言
如果您的團隊討厭手動記事,但又喜歡效率,這個自動化功能一定要試試。
🔥從小規模開始(以一次會議進行測試)。
邊做邊改進(調整到期日、工作路由)。
🔥看著生產力飆升(更少的管理,更多的工作)。
準備好自動化了嗎?立即設定,奪回您的時間!🚀
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評論 (2)
0/500
L'automatisation des comptes-rendus de réunion est enfin là ! 🔥 J'ai testé Fireflies.ai la semaine dernière et ça m'a sauvé tellement de temps. Par contre, parfois ça rate les nuances... À votre avis, est-ce que ça va remplacer les assistants humains à 100% un jour ?
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本指南將教您結合Fireflies.ai、Make.com、Excel 和 Microsoft Planner的強大工作流程,以達到以下目的:
✅自動轉錄和總結會議內容
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✅直接在 Planner 中分配任務
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✔節省時間- 不再需要手動記錄或追尋行動項目。
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如果您的團隊花太多時間在管理而非執行上,這個工作流程就是為您量身打造的。
步驟 1:設定自動化
1.將 Fireflies.ai 連接到 Make.com
首先,我們需要一種方式讓 Fireflies.ai 將會議資料傳送至 Make.com(前身為 Integromat)。
🔹在 Make.com 中建立 webhook- 這會成為 Fireflies.ai 會議摘要的「接收器」。
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現在,每次 Fireflies.ai 謄寫會議時,都會自動將摘要傳送至 Make.com。
2.使用 GraphQL 擷取行動項目
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接下來,我們會將所有會議資料儲存在Excel 試算表中,以便參考。
使用 Make.com 的 Excel 模組自動填入結構化工作表。
🔹映射類似欄位:
- 標題(會議名稱)
- 主持人(誰主持會議)
- 參與者(出席者)
- 行動項目(關鍵任務)
- 到期日(截止日期)
現在,您已經擁有每個會議的可搜尋資料庫- 無需手動輸入。
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最後一步?在 Planner 中自動建立任務,這樣就不會有任何遺漏。
使用 Make.com 的 Planner 模組從行動項目中產生任務。
根據關鍵字 (例如「行銷」→行銷團隊)指派給團隊成員。
設定到期日(或根據任務複雜性自動調整到期日)。
現在,您的團隊會收到即時通知,並清楚說明下個步驟 - 不再需要追蹤電子郵件。
進階自訂
想要更進一步嗎?試試這些調整:
智慧型任務路由
- 使用關鍵字(例如「銷售」、「工程」)將任務自動分配給正確的團隊。
動態到期日
- NLP 分析可根據任務的緊急程度調整截止日期 (例如,「緊急」= 較短的截止日期)。
錯誤處理
- 如果任務分配失敗,可設定自動重試。
定價明細
| 工具 | 成本 (起始) | 最適合 |
|---|---|---|
| Fireflies.ai | 免費 (有限) | 需要轉錄與摘要的團隊 |
| Make.com | 免費 (1k ops/月) | 工作流程自動化 |
| 微軟 365 | $6/使用者/月 | 使用 Planner & Excel 的團隊 |
💡提示:在擴大規模之前,先從免費計劃開始測試。
優點與缺點
✅ 優點
每週可節省手動記事的時間
減少追蹤任務時的人為錯誤
提高團隊問責性
缺點
初始設定需要時間
需要熟悉一些技術
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誰應該使用?
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儘管人工智慧代理具有巨大潛力,但它們在企業中仍難以取得實質性進展。一家新興的初創企業認為,根本問題在於缺乏上下文資訊。Trace是一家專注於工作流程協作的初創企業,它作為Y Combinator 2025年夏季培訓專案的一部分誕生,旨在彌補這一空白。該公司能夠梳理複雜的企業環境和業務流程,為人工智慧代理提供所需的上下文資訊,從而幫助它們快速發展。“OpenAI和Anthropic培養出了非常優秀的人工智慧實習生,企業完全可以利用這些資源,”Trace的執行長Tim Cherkasov解釋
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