會議記錄與工作管理自動化終極指南

想像一下，再也不用手動抄寫會議記錄了。再也不用手忙腳亂地記下行動項目，再也不用遺忘任務 - 只需輕鬆點選幾下，就能將數小時的乏味工作變為無縫自動化。

本指南將教您結合Fireflies.ai、Make.com、Excel 和 Microsoft Planner的強大工作流程，以達到以下目的：

✅自動轉錄和總結會議內容
擷取關鍵行動項目
在 Excel 中記錄任務以便追蹤
✅直接在 Planner 中分配任務

讓我們深入了解並永遠改變您的會議生產力。

為什麼要自動化會議記錄？

會議是必要的，但是手動處理筆記？不是那麼重要。以下是自動化改變遊戲規則的原因：

✔節省時間- 不再需要手動記錄或追尋行動項目。
提高準確性- AI 可確保沒有遺漏或誤解。
✔提升責任感- 即時指派任務，減少後續追蹤。
✔集中追蹤- 所有會議資料都集中在一個地方 (Excel + Planner)。

如果您的團隊花太多時間在管理而非執行上，這個工作流程就是為您量身打造的。

步驟 1：設定自動化

1.將 Fireflies.ai 連接到 Make.com

首先，我們需要一種方式讓 Fireflies.ai 將會議資料傳送至 Make.com（前身為 Integromat）。

🔹在 Make.com 中建立 webhook- 這會成為 Fireflies.ai 會議摘要的「接收器」。
設定 Fireflies.ai- 將 webhook URL 貼到 Fireflies.ai 的整合中。

現在，每次 Fireflies.ai 謄寫會議時，都會自動將摘要傳送至 Make.com。

2.使用 GraphQL 擷取行動項目

Fireflies.ai 的GraphQL API讓我們只擷取最重要的資料，例如任務、決定和跟進。

在 Make.com 中設定 Fireflies.ai 模組
🔹寫一個 GraphQL 查詢來取得action_items（以及任何其他相關欄位）。

這可確保我們不會用不必要的資訊堵塞系統，而只會取得關鍵的結果。

步驟 2：在 Excel 中記錄任務

接下來，我們會將所有會議資料儲存在Excel 試算表中，以便參考。

使用 Make.com 的 Excel 模組自動填入結構化工作表。
🔹映射類似欄位：

• 標題(會議名稱)
• 主持人(誰主持會議)
• 參與者(出席者)
• 行動項目（關鍵任務）
• 到期日（截止日期）

現在，您已經擁有每個會議的可搜尋資料庫- 無需手動輸入。

步驟 3：在 Microsoft Planner 中分配任務

最後一步？在 Planner 中自動建立任務，這樣就不會有任何遺漏。

使用 Make.com 的 Planner 模組從行動項目中產生任務。
根據關鍵字 (例如「行銷」→行銷團隊)指派給團隊成員。
設定到期日(或根據任務複雜性自動調整到期日)。

現在，您的團隊會收到即時通知，並清楚說明下個步驟 - 不再需要追蹤電子郵件。

進階自訂

想要更進一步嗎？試試這些調整：

智慧型任務路由

• 使用關鍵字（例如「銷售」、「工程」）將任務自動分配給正確的團隊。

動態到期日

• NLP 分析可根據任務的緊急程度調整截止日期 (例如，「緊急」= 較短的截止日期)。

錯誤處理

• 如果任務分配失敗，可設定自動重試。

定價明細

💡提示：在擴大規模之前，先從免費計劃開始測試。

優點與缺點

✅ 優點

每週可節省手動記事的時間
減少追蹤任務時的人為錯誤
提高團隊問責性

缺點

初始設定需要時間
需要熟悉一些技術
依賴第三方工具

誰應該使用？

✔專案經理- 讓工作井井有條，不需微觀管理。
✔銷售團隊- 永遠不會再遺漏追蹤線索。
✔人力資源部門- 自動化面試和審查的會議記錄。
✔支援團隊- 有效率地追蹤客戶問題。

常見問題

❓可與 Zoom/Teams/Google Meet 搭配使用嗎？

✅可以！Fireflies.ai 可與大多數會議平台整合。

❓如果任務指派失敗怎麼辦？

Make.com 具有錯誤處理功能 - 它可以重試或通知您。

❓我可以自訂 Excel 欄位嗎？

當然可以！映射您需要的任何資料欄位。

最後感言

如果您的團隊討厭手動記事，但又喜歡效率，這個自動化功能一定要試試。

🔥從小規模開始（以一次會議進行測試）。
邊做邊改進(調整到期日、工作路由)。
🔥看著生產力飆升(更少的管理，更多的工作)。

準備好自動化了嗎？立即設定，奪回您的時間！🚀