Der ultimative Leitfaden zur Automatisierung von Meeting-Notizen & Aufgabenmanagement

Stellen Sie sich vor, nie wieder ein Meeting manuell transkribieren zu müssen. Kein hektisches Notieren von Aktionspunkten, keine vergessenen Aufgaben – nur nahtlose Automatisierung, die Stunden mühsamer Arbeit in wenige mühelose Klicks verwandelt.

Dieser Leitfaden führt Sie durch einen leistungsstarken Workflow, der Fireflies.ai, Make.com, Excel und Microsoft Planner kombiniert, um:

✅ Meetings automatisch transkribieren & zusammenfassen
✅ Wichtige Aktionspunkte extrahieren
✅ Aufgaben in Excel für die Nachverfolgung protokollieren
✅ Aufgaben direkt in Planner zuweisen

Lassen Sie uns eintauchen und Ihre Meeting-Produktivität für immer transformieren.

Warum Meeting-Notizen automatisieren?

Meetings sind essenziell – aber Notizen manuell verarbeiten? Nicht unbedingt. Hier ist, warum Automatisierung alles verändert:

✔ Zeitersparnis – Kein manuelles Notieren oder Nachverfolgen von Aktionspunkten.
✔ Verbesserte Genauigkeit – AI stellt sicher, dass nichts übersehen oder missverstanden wird.
✔ Erhöhte Verantwortlichkeit – Aufgaben werden sofort zugewiesen, weniger Nachverfolgungen.
✔ Zentralisierte Nachverfolgung – Alle Meeting-Daten an einem Ort (Excel + Planner).

Wenn Ihr Team zu viel Zeit mit Verwaltung statt Ausführung verbringt, ist dieser Workflow für Sie.

Schritt 1: Einrichten der Automatisierung

1. Fireflies.ai mit Make.com verbinden

Zuerst brauchen wir eine Möglichkeit, dass Fireflies.ai Meeting-Daten an Make.com (ehemals Integromat) sendet.

🔹 Einen Webhook in Make.com erstellen – Dieser fungiert als „Empfänger“ für die Meeting-Zusammenfassungen von Fireflies.ai.
🔹 Fireflies.ai konfigurieren – Fügen Sie die Webhook-URL in die Integrationen von Fireflies.ai ein.

Nun sendet Fireflies.ai bei jeder Meeting-Transkription automatisch die Zusammenfassung an Make.com.

2. Aktionspunkte mit GraphQL extrahieren

Die GraphQL API von Fireflies.ai ermöglicht es uns, nur die wichtigsten Daten – wie Aufgaben, Entscheidungen und Nachverfolgungen – herauszuziehen.

🔹 Ein Fireflies.ai-Modul in Make.com einrichten
🔹 Eine GraphQL-Abfrage schreiben, um action_items (und andere relevante Felder) abzurufen.

Dies stellt sicher, dass das System nicht mit unnötigen Informationen überladen wird – nur die wesentlichen Ergebnisse.

Schritt 2: Aufgaben in Excel protokollieren

Als Nächstes speichern wir alle Meeting-Daten in einer Excel-Tabelle für einfache Nachverfolgung.

🔹 Das Excel-Modul von Make.com verwenden, um eine strukturierte Tabelle automatisch zu befüllen.
🔹 Felder zuordnen wie:

• Titel (Meeting-Name)
• Host (Wer das Meeting leitete)
• Teilnehmer (Wer teilnahm)
• Aktionspunkte (Wichtige Aufgaben)
• Fälligkeitstermine (Fristen)

Nun haben Sie eine durchsuchbare Datenbank für jedes Meeting – ohne manuelle Eingabe.

Schritt 3: Aufgaben in Microsoft Planner zuweisen

Der letzte Schritt? Automatisches Erstellen von Aufgaben in Planner, damit nichts untergeht.

🔹 Das Planner-Modul von Make.com verwenden, um Aufgaben aus Aktionspunkten zu generieren.
🔹 Teammitgliedern zuweisen basierend auf Schlüsselwörtern (z. B. „Marketing“ → Marketing-Team).
🔹 Fälligkeitstermine festlegen (oder automatisch anhand der Aufgabenkomplexität anpassen).

Nun erhält Ihr Team sofortige Benachrichtigungen mit klaren nächsten Schritten – kein E-Mail-Jagen mehr.

Erweiterte Anpassungen

Möchten Sie noch weiter gehen? Probieren Sie diese Optimierungen:

🔹 Intelligente Aufgabenverteilung

• Schlüsselwörter (z. B. „Vertrieb“, „Technik“) verwenden, um Aufgaben automatisch dem richtigen Team zuzuweisen.

🔹 Dynamische Fälligkeitstermine

• NLP-Analyse kann Fristen basierend auf Dringlichkeit anpassen (z. B. „dringend“ = kürzere Frist).

🔹 Fehlerbehandlung

• Automatische Wiederholungen einrichten, falls eine Aufgabe nicht zugewiesen werden kann.

Kostenübersicht

💡 Tipp: Beginnen Sie mit kostenlosen Plänen, um zu testen, bevor Sie skalieren.

Vor- & Nachteile

✅ Vorteile

✔ Spart Stunden pro Woche bei manuellem Notieren
✔ Reduziert menschliche Fehler bei der Aufgabenverfolgung
✔ Verbessert Team-Verantwortlichkeit

❌ Nachteile

⚠ Anfangseinrichtung braucht Zeit
⚠ Erfordert gewisse technische Kenntnisse
⚠ Abhängig von Drittanbieter-Tools

Wer sollte dies nutzen?

✔ Projektmanager – Halten Sie Aufgaben organisiert, ohne zu mikromanagen.
✔ Vertriebsteams – Verpassen Sie nie wieder einen Lead-Nachfasskontakt.
✔ HR-Abteilungen – Automatisieren Sie Meeting-Notizen für Interviews & Bewertungen.
✔ Support-Teams – Verfolgen Sie Kundenprobleme effizient.

FAQs

❓ Funktioniert das mit Zoom/Teams/Google Meet?

✅ Ja! Fireflies.ai integriert sich mit den meisten Meeting-Plattformen.

❓ Was, wenn eine Aufgabe nicht zugewiesen wird?

Make.com bietet Fehlerbehandlung – es kann erneut versuchen oder Sie benachrichtigen.

❓ Kann ich die Excel-Spalten anpassen?

Absolut! Ordnen Sie beliebige Datenfelder zu, die Sie benötigen.

Schlussgedanken

Wenn Ihr Team manuelles Notieren hasst, aber Effizienz liebt, ist diese Automatisierung ein Muss.

🔥 Klein anfangen (mit einem Meeting testen).
🔥 Nachjustieren (Fälligkeitstermine, Aufgabenverteilung anpassen).
🔥 Produktivität steigern (weniger Verwaltung, mehr Umsetzung).

Bereit zur Automatisierung? Richten Sie es heute ein und gewinnen Sie Ihre Zeit zurück! 🚀