Le guide ultime pour automatiser les notes de réunion et la gestion des tâches

Imaginez ne plus jamais devoir transcrire manuellement une réunion. Fini le stress pour noter les actions, fini les tâches oubliées—juste une automatisation fluide qui transforme des heures de travail fastidieux en quelques clics.

Ce guide vous expliquera un flux de travail puissant combinant Fireflies.ai, Make.com, Excel et Microsoft Planner pour :

✅ Transcrire et résumer automatiquement les réunions
✅ Extraire les actions clés
✅ Enregistrer les tâches dans Excel pour le suivi
✅ Assigner les tâches directement dans Planner

Plongeons dans cette transformation de votre productivité en réunion.

Pourquoi automatiser les notes de réunion ?

Les réunions sont essentielles, mais traiter les notes manuellement ? Pas vraiment. Voici pourquoi l’automatisation change la donne :

✔ Gain de temps – Fini la prise de notes manuelle ou la chasse aux actions.
✔ Amélioration de la précision – L’IA garantit qu’aucun détail ne soit manqué ou mal interprété.
✔ Renforcement de la responsabilité – Les tâches sont assignées instantanément, réduisant les relances.
✔ Centralisation du suivi – Toutes les données des réunions sont regroupées (Excel + Planner).

Si votre équipe passe trop de temps sur l’administratif plutôt que sur l’exécution, ce flux de travail est pour vous.

Étape 1 : Configurer l’automatisation

1. Connecter Fireflies.ai à Make.com

D’abord, il faut que Fireflies.ai envoie les données des réunions à Make.com (anciennement Integromat).

🔹 Créer un webhook dans Make.com – Il sert de "récepteur" pour les résumés de réunions de Fireflies.ai.
🔹 Configurer Fireflies.ai – Collez l’URL du webhook dans les intégrations de Fireflies.ai.

Maintenant, à chaque transcription de réunion par Fireflies.ai, le résumé est automatiquement envoyé à Make.com.

2. Extraire les actions avec GraphQL

L’API GraphQL de Fireflies.ai permet de récupérer uniquement les données importantes—comme les tâches, décisions et suivis.

🔹 Configurer un module Fireflies.ai dans Make.com
🔹 Écrire une requête GraphQL pour récupérer action_items (et autres champs pertinents).

Cela garantit que le système n’est pas encombré par des informations inutiles—juste les points clés.

Étape 2 : Enregistrer les tâches dans Excel

Ensuite, nous stockerons toutes les données des réunions dans une feuille Excel pour un accès facile.

🔹 Utiliser le module Excel de Make.com pour remplir automatiquement une feuille structurée.
🔹 Mapper les champs comme :

• Titre (Nom de la réunion)
• Hôte (Qui a dirigé la réunion)
• Participants (Qui était présent)
• Actions (Tâches clés)
• Dates d’échéance (Délais)

Maintenant, vous avez une base de données consultable pour chaque réunion—sans saisie manuelle.

Étape 3 : Assigner les tâches dans Microsoft Planner

La dernière étape ? Créer automatiquement des tâches dans Planner pour éviter tout oubli.

🔹 Utiliser le module Planner de Make.com pour générer des tâches à partir des actions.
🔹 Assigner aux membres de l’équipe selon des mots-clés (ex. : "Marketing" → Équipe marketing).
🔹 Définir des dates d’échéance (ou les ajuster selon la complexité de la tâche).

Maintenant, votre équipe reçoit des notifications instantanées avec des étapes claires—fini les emails à répétition.

Personnalisations avancées

Envie d’aller plus loin ? Essayez ces ajustements :

🔹 Routage intelligent des tâches

• Utiliser des mots-clés (ex. : "Ventes", "Ingénierie") pour assigner automatiquement les tâches à la bonne équipe.

🔹 Dates d’échéance dynamiques

• L’analyse NLP peut ajuster les délais selon l’urgence des tâches (ex. : "urgent" = délai plus court).

🔹 Gestion des erreurs

• Configurer des réessais automatiques si une tâche échoue à être assignée.

Détail des coûts

💡 Conseil : Commencez avec les plans gratuits pour tester avant de passer à l’échelle.

Avantages et inconvénients

✅ Avantages

✔ Gain de temps hebdomadaire sur la prise de notes manuelle
✔ Réduction des erreurs humaines dans le suivi des tâches
✔ Amélioration de la responsabilité de l’équipe

❌ Inconvénients

⚠ Configuration initiale chronophage
⚠ Nécessite une certaine familiarité technique
⚠ Dépendance aux outils tiers

Qui devrait utiliser ceci ?

✔ Chefs de projet – Organisez les tâches sans microgérer.
✔ Équipes de vente – Ne manquez plus aucun suivi de prospect.
✔ Départements RH – Automatisez les notes pour les entretiens et évaluations.
✔ Équipes de support – Suivez efficacement les problèmes des clients.

FAQ

❓ Compatible avec Zoom/Teams/Google Meet ?

✅ Oui ! Fireflies.ai s’intègre à la plupart des plateformes de réunion.

❓ Que faire si une tâche n’est pas assignée ?

Make.com propose une gestion des erreurs—il peut réessayer ou vous notifier.

❓ Puis-je personnaliser les colonnes Excel ?

Absolument ! Mappez les champs de données selon vos besoins.

Conclusion

Si votre équipe déteste prendre des notes manuellement mais aime l’efficacité, cette automatisation est incontournable.

🔥 Commencez petit (testez avec une réunion).
🔥 Ajustez au fur et à mesure (modifiez les dates d’échéance, le routage des tâches).
🔥 Observez votre productivité décoller (moins d’administratif, plus d’action).

Prêt à automatiser ? Configurez dès aujourd’hui et récupérez votre temps ! 🚀