Guia Definitivo para Automatizar Notas de Reunião e Gerenciamento de Tarefas

Imagine nunca mais ter que transcrever uma reunião manualmente. Chega de correr para anotar itens de ação, chega de tarefas esquecidas — apenas automação fluida que transforma horas de trabalho tedioso em poucos cliques sem esforço.

Este guia irá orientá-lo por um fluxo de trabalho poderoso que combina Fireflies.ai, Make.com, Excel e Microsoft Planner para:

✅ Transcrever e resumir reuniões automaticamente
✅ Extrair itens de ação principais
✅ Registrar tarefas no Excel para rastreamento
✅ Atribuir tarefas diretamente no Planner

Vamos mergulhar e transformar a produtividade das suas reuniões para sempre.

Por que Automatizar Notas de Reunião?

Reuniões são essenciais — mas processar notas manualmente? Nem tanto. Veja por que a automação é um divisor de águas:

✔ Economiza tempo – Chega de anotações manuais ou perseguição de itens de ação.
✔ Melhora a precisão – AI garante que nada seja perdido ou mal interpretado.
✔ Aumenta a responsabilidade – Tarefas são atribuídas instantaneamente, reduzindo follow-ups.
✔ Centraliza o rastreamento – Todos os dados da reunião ficam em um só lugar (Excel + Planner).

Se sua equipe passa muito tempo em administração em vez de execução, este fluxo de trabalho é para você.

Passo 1: Configurando a Automação

1. Conectar Fireflies.ai ao Make.com

Primeiro, precisamos de uma maneira para o Fireflies.ai enviar dados da reunião para o Make.com (anteriormente Integromat).

🔹 Criar um webhook no Make.com – Isso atua como o "receptor" dos resumos de reuniões do Fireflies.ai.
🔹 Configurar o Fireflies.ai – Cole a URL do webhook nas integrações do Fireflies.ai.

Agora, toda vez que o Fireflies.ai transcrever uma reunião, ele enviará automaticamente o resumo para o Make.com.

2. Extrair Itens de Ação com GraphQL

A API GraphQL do Fireflies.ai permite extrair apenas os dados mais importantes — como tarefas, decisões e follow-ups.

🔹 Configurar um módulo Fireflies.ai no Make.com
🔹 Escrever uma consulta GraphQL para buscar action_items (e outros campos relevantes).

Isso garante que não sobrecarreguemos o sistema com informações desnecessárias — apenas os principais pontos.

Passo 2: Registrando Tarefas no Excel

Em seguida, armazenaremos todos os dados da reunião em uma planilha Excel para fácil referência.

🔹 Usar o módulo Excel do Make.com para preencher automaticamente uma planilha estruturada.
🔹 Mapear campos como:

• Título (Nome da reunião)
• Anfitrião (Quem conduziu a reunião)
• Participantes (Quem participou)
• Itens de Ação (Tarefas principais)
• Prazos (Datas de vencimento)

Agora, você tem um banco de dados pesquisável de cada reunião — sem entrada manual.

Passo 3: Atribuindo Tarefas no Microsoft Planner

O último passo? Criar tarefas automaticamente no Planner para que nada passe despercebido.

🔹 Usar o módulo Planner do Make.com para gerar tarefas a partir de itens de ação.
🔹 Atribuir aos membros da equipe com base em palavras-chave (ex.: "Marketing" → Equipe de Marketing).
🔹 Definir prazos (ou ajustá-los automaticamente com base na complexidade da tarefa).

Agora, sua equipe recebe notificações instantâneas com próximos passos claros — sem mais perseguição de e-mails.

Personalizações Avançadas

Quer ir além? Experimente estas ajustes:

🔹 Roteamento Inteligente de Tarefas

• Usar palavras-chave (ex.: "Vendas," "Engenharia") para atribuir tarefas automaticamente à equipe certa.

🔹 Prazos Dinâmicos

• Análise de NLP pode ajustar prazos com base na urgência da tarefa (ex.: "urgente" = prazo mais curto).

🔹 Tratamento de Erros

• Configurar tentativas automáticas se uma tarefa não for atribuída.

Detalhamento de Preços

💡 Dica: Comece com planos gratuitos para testar antes de escalar.

Prós e Contras

✅ Prós

✔ Economiza horas por semana em anotações manuais
✔ Reduz erros humanos no rastreamento de tarefas
✔ Melhora a responsabilidade da equipe

❌ Contras

⚠ A configuração inicial leva tempo
⚠ Requer alguma familiaridade técnica
⚠ Dependente de ferramentas de terceiros

Quem Deve Usar Isso?

✔ Gerentes de Projetos – Mantenha tarefas organizadas sem microgerenciamento.
✔ Equipes de Vendas – Nunca mais perca um follow-up de lead.
✔ Departamentos de RH – Automatize notas de reuniões para entrevistas e revisões.
✔ Equipes de Suporte – Rastreie problemas de clientes de forma eficiente.

FAQs

❓ Funciona com Zoom/Teams/Google Meet?

✅ Sim! Fireflies.ai integra-se com a maioria das plataformas de reunião.

❓ E se uma tarefa não for atribuída?

O Make.com tem tratamento de erros — pode tentar novamente ou notificá-lo.

❓ Posso personalizar as colunas do Excel?

Com certeza! Mapeie qualquer campo de dados que precisar.

Considerações Finais

Se sua equipe odeia anotações manuais mas ama eficiência, esta automação é obrigatória.

🔥 Comece pequeno (teste com uma reunião).
🔥 Ajuste conforme avança (modifique prazos, roteamento de tarefas).
🔥 Veja a produtividade disparar (menos administração, mais execução).

Pronto para automatizar? Configure hoje e reivindique seu tempo! 🚀