Полное руководство по автоматизации заметок встреч и управлению задачами

Представьте, что вам больше не придется вручную записывать итоги встреч. Никакой суеты с фиксацией задач, никаких забытых дел — только бесшовная автоматизация, превращающая часы рутины в несколько простых кликов.

Это руководство покажет вам мощный процесс, объединяющий Fireflies.ai, Make.com, Excel и Microsoft Planner для:

✅ Автоматической транскрипции и суммирования встреч
✅ Извлечения ключевых задач
✅ Ведения задач в Excel для отслеживания
✅ Назначения задач прямо в Planner

Давайте начнем и навсегда изменим продуктивность ваших встреч.

Зачем автоматизировать заметки встреч?

Встречи необходимы, но ручная обработка заметок? Не особо. Вот почему автоматизация меняет правила игры:

✔ Экономит время – больше не нужно вручную записывать или искать задачи.
✔ Повышает точность – AI гарантирует, что ничего не пропущено или неправильно понято.
✔ Усиливает ответственность – задачи назначаются мгновенно, меньше напоминаний.
✔ Централизует отслеживание – все данные встреч хранятся в одном месте (Excel + Planner).

Если ваша команда тратит слишком много времени на администрирование, а не на выполнение, этот процесс для вас.

Шаг 1: Настройка автоматизации

1. Подключение Fireflies.ai к Make.com

Сначала нужно настроить передачу данных встреч из Fireflies.ai в Make.com (ранее Integromat).

🔹 Создайте вебхук в Make.com – он будет «приемником» для суммарных данных от Fireflies.ai.
🔹 Настройте Fireflies.ai – вставьте URL вебхука в интеграции Fireflies.ai.

Теперь каждая транскрипция встречи от Fireflies.ai автоматически отправляется в Make.com.

2. Извлечение задач с помощью GraphQL

GraphQL API от Fireflies.ai позволяет извлекать только самые важные данные — задачи, решения, последующие действия.

🔹 Настройте модуль Fireflies.ai в Make.com
🔹 Напишите запрос GraphQL для получения action_items (и других нужных полей).

Это гарантирует, что система не будет засоряться лишней информацией — только ключевые выводы.

Шаг 2: Ведение задач в Excel

Далее мы сохраним все данные встреч в таблице Excel для удобного доступа.

🔹 Используйте модуль Excel в Make.com для автозаполнения структурированной таблицы.
🔹 Сопоставьте поля, такие как:

• Название (Имя встречи)
• Организатор (Кто вел встречу)
• Участники (Кто присутствовал)
• Задачи (Ключевые задачи)
• Сроки (Дедлайны)

Теперь у вас есть поисковая база данных всех встреч — без ручного ввода.

Шаг 3: Назначение задач в Microsoft Planner

Последний шаг? Автоматическое создание задач в Planner, чтобы ничего не потерялось.

🔹 Используйте модуль Planner в Make.com для создания задач из action items.
🔹 Назначайте участникам команды по ключевым словам (например, «Маркетинг» → команда маркетинга).
🔹 Устанавливайте сроки (или автоматически корректируйте их в зависимости от сложности задачи).

Теперь ваша команда получает мгновенные уведомления с четкими следующими шагами — никаких писем с напоминаниями.

Расширенные настройки

Хотите большего? Попробуйте эти доработки:

🔹 Умная маршрутизация задач

• Используйте ключевые слова (например, «Продажи», «Инжиниринг») для автоматического назначения задач нужной команде.

🔹 Динамические сроки

• Анализ NLP может корректировать дедлайны в зависимости от срочности задачи (например, «срочно» = короткий срок).

🔹 Обработка ошибок

• Настройте автоматические повторы, если задача не назначилась.

Разбивка цен

💡 Совет: Начните с бесплатных планов для тестирования перед масштабированием.

Плюсы и минусы

✅ Плюсы

✔ Экономит часы в неделю на ручных заметках
✔ Снижает человеческие ошибки в отслеживании задач
✔ Повышает ответственность команды

❌ Минусы

⚠ Начальная настройка занимает время
⚠ Требует базовых технических знаний
⚠ Зависит от сторонних инструментов

Кому это нужно?

✔ Менеджерам проектов – держите задачи в порядке без микроменеджмента.
✔ Командам продаж – никогда не упустите последующие действия по лидам.
✔ HR-отделам – автоматизируйте заметки для интервью и обзоров.
✔ Командам поддержки – эффективно отслеживайте клиентские проблемы.

Часто задаваемые вопросы

❓ Работает ли это с Zoom/Teams/Google Meet?

✅ Да! Fireflies.ai интегрируется с большинством платформ для встреч.

❓ Что, если задача не назначилась?

Make.com имеет обработку ошибок — может повторить попытку или уведомить вас.

❓ Могу ли я настроить столбцы в Excel?

Конечно! Сопоставьте любые нужные поля данных.

Заключительные мысли

Если ваша команда ненавидит ручные заметки, но любит эффективность, эту автоматизацию нужно попробовать.

🔥 Начните с малого (тестируйте на одной встрече).
🔥 Дорабатывайте на ходу (корректируйте сроки, маршрутизацию задач).
🔥 Наблюдайте за ростом продуктивности (меньше администрирования, больше дела).

Готовы автоматизировать? Настройте сегодня и верните себе время! 🚀