Hướng dẫn Tối ưu về Tự động hóa Ghi chú Cuộc họp & Quản lý Nhiệm vụ

Hãy tưởng tượng không còn phải ghi chép thủ công cho bất kỳ cuộc họp nào nữa. Không còn phải vội vã ghi lại các nhiệm vụ, không còn quên việc—chỉ có tự động hóa mượt mà biến hàng giờ làm việc tẻ nhạt thành vài cú nhấp chuột dễ dàng.

Hướng dẫn này sẽ đưa bạn qua một quy trình mạnh mẽ kết hợp Fireflies.ai, Make.com, Excel và Microsoft Planner để:

✅ Tự động ghi âm & tóm tắt cuộc họp
✅ Trích xuất các nhiệm vụ quan trọng
✅ Ghi lại nhiệm vụ trong Excel để theo dõi
✅ Phân công nhiệm vụ trực tiếp trong Planner

Hãy bắt đầu và thay đổi năng suất cuộc họp của bạn mãi mãi.

Tại sao Tự động hóa Ghi chú Cuộc họp?

Cuộc họp rất cần thiết—nhưng xử lý ghi chú thủ công? Không hẳn vậy. Dưới đây là lý do tự động hóa thay đổi cuộc chơi:

✔ Tiết kiệm thời gian – Không còn ghi chép thủ công hay theo dõi nhiệm vụ.
✔ Cải thiện độ chính xác – AI đảm bảo không bỏ sót hay hiểu sai bất kỳ điều gì.
✔ Tăng trách nhiệm – Nhiệm vụ được phân công ngay lập tức, giảm việc nhắc nhở.
✔ Tập trung theo dõi – Tất cả dữ liệu cuộc họp được lưu trữ ở một nơi (Excel + Planner).

Nếu đội ngũ của bạn dành quá nhiều thời gian cho quản trị thay vì thực thi, quy trình này là dành cho bạn.

Bước 1: Thiết lập Tự động hóa

1. Kết nối Fireflies.ai với Make.com

Đầu tiên, chúng ta cần một cách để Fireflies.ai gửi dữ liệu cuộc họp đến Make.com (trước đây là Integromat).

🔹 Tạo webhook trong Make.com – Đây là "bộ nhận" cho các tóm tắt cuộc họp của Fireflies.ai.
🔹 Cấu hình Fireflies.ai – Dán URL webhook vào phần tích hợp của Fireflies.ai.

Giờ đây, mỗi khi Fireflies.ai ghi âm một cuộc họp, nó sẽ tự động gửi tóm tắt đến Make.com.

2. Trích xuất Nhiệm vụ bằng GraphQL

GraphQL API của Fireflies.ai cho phép chúng ta lấy ra chỉ dữ liệu quan trọng nhất—như nhiệm vụ, quyết định và theo dõi.

🔹 Thiết lập mô-đun Fireflies.ai trong Make.com
🔹 Viết truy vấn GraphQL để lấy action_items (và các trường liên quan khác).

Điều này đảm bảo hệ thống không bị tắc nghẽn bởi thông tin không cần thiết—chỉ những điểm chính.

Bước 2: Ghi lại Nhiệm vụ trong Excel

Tiếp theo, chúng ta sẽ lưu trữ tất cả dữ liệu cuộc họp trong một bảng tính Excel để dễ tham khảo.

🔹 Sử dụng mô-đun Excel của Make.com để tự động điền vào bảng tính có cấu trúc.
🔹 Ánh xạ các trường như:

• Tiêu đề (Tên cuộc họp)
• Người chủ trì (Người điều hành cuộc họp)
• Người tham gia (Những người tham dự)
• Nhiệm vụ (Nhiệm vụ chính)
• Ngày đến hạn (Hạn chót)

Giờ đây, bạn có một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm cho mọi cuộc họp—không cần nhập liệu thủ công.

Bước 3: Phân công Nhiệm vụ trong Microsoft Planner

Bước cuối cùng? Tự động tạo nhiệm vụ trong Planner để không bỏ sót bất kỳ điều gì.

🔹 Sử dụng mô-đun Planner của Make.com để tạo nhiệm vụ từ các nhiệm vụ.
🔹 Phân công cho thành viên nhóm dựa trên từ khóa (ví dụ: "Marketing" → Nhóm Marketing).
🔹 Đặt ngày đến hạn (hoặc tự động điều chỉnh dựa trên độ phức tạp của nhiệm vụ).

Giờ đây, đội ngũ của bạn nhận được thông báo tức thì với các bước tiếp theo rõ ràng—không cần theo dõi email nữa.

Tùy chỉnh Nâng cao

Muốn tiến xa hơn? Hãy thử các điều chỉnh sau:

🔹 Định tuyến Nhiệm vụ Thông minh

• Sử dụng từ khóa (ví dụ: "Sales," "Engineering") để tự động phân công nhiệm vụ cho đúng nhóm.

🔹 Ngày đến hạn Động

• Phân tích NLP có thể điều chỉnh hạn chót dựa trên mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ (ví dụ: "khẩn cấp" = hạn ngắn hơn).

🔹 Xử lý Lỗi

• Thiết lập tự động thử lại nếu một nhiệm vụ không được phân công.

Phân tích Chi phí

💡 Mẹo: Bắt đầu với các gói miễn phí để thử nghiệm trước khi mở rộng.

Ưu & Nhược điểm

✅ Ưu điểm

✔ Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần cho việc ghi chép thủ công
✔ Giảm lỗi con người trong theo dõi nhiệm vụ
✔ Tăng trách nhiệm nhóm

❌ Nhược điểm

⚠ Thiết lập ban đầu mất thời gian
⚠ Yêu cầu một chút kiến thức công nghệ
⚠ Phụ thuộc vào công cụ bên thứ ba

Ai Nên Sử dụng?

✔ Quản lý Dự án – Giữ nhiệm vụ ngăn nắp mà không cần quản lý vi mô.
✔ Nhóm Bán hàng – Không bỏ sót bất kỳ theo dõi khách hàng nào nữa.
✔ Bộ phận Nhân sự – Tự động hóa ghi chú cho phỏng vấn & đánh giá.
✔ Nhóm Hỗ trợ – Theo dõi vấn đề khách hàng hiệu quả.

Câu hỏi Thường gặp

❓ Có hoạt động với Zoom/Teams/Google Meet không?

✅ Có! Fireflies.ai tích hợp với hầu hết các nền tảng họp.

❓ Nếu một nhiệm vụ không được phân công thì sao?

Make.com có xử lý lỗi—nó có thể thử lại hoặc thông báo cho bạn.

❓ Có thể tùy chỉnh các cột Excel không?

Hoàn toàn có thể! Ánh xạ bất kỳ trường dữ liệu nào bạn cần.

Kết luận

Nếu đội ngũ của bạn ghét ghi chép thủ công nhưng yêu hiệu quả, tự động hóa này là phải thử.

🔥 Bắt đầu nhỏ (thử với một cuộc họp).
🔥 Tinh chỉnh dần (điều chỉnh ngày đến hạn, định tuyến nhiệm vụ).
🔥 Xem năng suất tăng vọt (ít quản trị, nhiều thực hiện).

Sẵn sàng tự động hóa? Thiết lập ngay hôm nay và tiết kiệm thời gian! 🚀