मीटिंग नोट्स और टास्क प्रबंधन को ऑटोमेट करने की अंतिम गाइड

कल्पना करें कि आपको फिर कभी मीटिंग को मैन्युअल रूप से ट्रांसक्राइब करने की आवश्यकता नहीं पड़ेगी। कोई और एक्शन आइटम्स को जल्दबाजी में नोट करने की जरूरत नहीं, कोई भूले हुए टास्क नहीं—बस सहज ऑटोमेशन जो घंटों के थकाऊ काम को कुछ आसान क्लिक्स में बदल देता है।

यह गाइड आपको एक शक्तिशाली वर्कफ्लो के माध्यम से ले जाएगी जो Fireflies.ai, Make.com, Excel, और Microsoft Planner को जोड़ती है ताकि:

✅ मीटिंग्स को स्वचालित रूप से ट्रांसक्राइब और सारांशित करें
✅ मुख्य एक्शन आइटम्स निकालें
✅ ट्रैकिंग के लिए Excel में टास्क लॉग करें
✅ Planner में टास्क सीधे असाइन करें

आइए शुरू करें और अपनी मीटिंग उत्पादकता को हमेशा के लिए बदल दें।

मीटिंग नोट्स को ऑटोमेट क्यों करें?

मीटिंग्स आवश्यक हैं—लेकिन नोट्स को मैन्युअल रूप से प्रोसेस करना? उतना नहीं। यहाँ बताया गया है कि ऑटोमेशन क्यों गेम-चेंजर है:

✔ समय बचाता है – अब मैन्युअल नोट-टेकिंग या एक्शन आइटम्स का पीछा करने की जरूरत नहीं।
✔ सटीकता बढ़ाता है – AI सुनिश्चित करता है कि कुछ भी छूटे या गलत न हो।
✔ जवाबदेही बढ़ाता है – टास्क तुरंत असाइन होते हैं, जिससे फॉलो-अप कम होते हैं।
✔ ट्रैकिंग को केंद्रीकृत करता है – सभी मीटिंग डेटा एक ही स्थान पर रहता है (Excel + Planner)।

यदि आपकी टीम प्रशासनिक कार्यों पर बहुत समय बिताती है, तो यह वर्कफ्लो आपके लिए है।

चरण 1: ऑटोमेशन सेट करना

1. Fireflies.ai को Make.com से कनेक्ट करें

सबसे पहले, हमें Fireflies.ai को Make.com (पहले Integromat) को मीटिंग डेटा भेजने का तरीका चाहिए।

🔹 Make.com में वेबहुक बनाएं – यह Fireflies.ai के मीटिंग सारांश के लिए "रिसीवर" के रूप में काम करता है।
🔹 Fireflies.ai कॉन्फ़िगर करें – वेबहुक URL को Fireflies.ai के इंटीग्रेशन्स में पेस्ट करें।

अब, हर बार जब Fireflies.ai मीटिंग को ट्रांसक्राइब करता है, तो यह स्वचालित रूप से सारांश को Make.com को भेज देगा।

2. GraphQL के साथ एक्शन आइटम्स निकालें

Fireflies.ai का GraphQL API हमें केवल सबसे महत्वपूर्ण डेटा—जैसे टास्क, निर्णय, और फॉलो-अप्स—निकालने देता है।

🔹 Make.com में Fireflies.ai मॉड्यूल सेट करें
🔹 GraphQL क्वेरी लिखें जो action_items (और अन्य प्रासंगिक फ़ील्ड्स) को प्राप्त करे।

इससे यह सुनिश्चित होता है कि हम सिस्टम को अनावश्यक जानकारी से नहीं भर रहे—बस मुख्य निष्कर्ष।

चरण 2: Excel में टास्क लॉग करना

अगला, हम सभी मीटिंग डेटा को Excel स्पीट में स्टोर करेंगे ताकि आसानी से संदर्भ लिया जा सके।

🔹 Make.com के Excel मॉड्यूल का उपयोग करें ताकि स्वचालित रूप से एक संरचित शीट भरी जाए।
🔹 फ़ील्ड्स मैप करें जैसे:

• शीर्षक (मीटिंग का नाम)
• होस्ट (मीटिंग कौन चलाया)
• प्रतिभागी (कौन उपस्थित था)
• एक्शन आइटम्स (मुख्य टास्क)
• नियत तारीखें (डेडलाइन्स)

अब, आपके पास हर मीटिंग का खोजने योग्य डेटाबेस है—कोई मैन्युअल एंट्री नहीं चाहिए।

चरण 3: Microsoft Planner में टास्क असाइन करना

अंतिम चरण? Planner में स्वचालित रूप से टास्क बनाना ताकि कुछ भी छूट न जाए।

🔹 Make.com के Planner मॉड्यूल का उपयोग करें ताकि एक्शन आइटम्स से टास्क जनरेट हों।
🔹 टीम के सदस्यों को असाइन करें कीवर्ड्स के आधार पर (उदाहरण, "मार्केटिंग" → मार्केटिंग टीम)।
🔹 नियत तारीखें सेट करें (या टास्क की जटिलता के आधार पर स्वचालित रूप से समायोजित करें)।

अब, आपकी टीम को तत्काल सूचनाएं मिलती हैं जिनमें स्पष्ट अगले कदम हैं—कोई और ईमेल का पीछा करने की जरूरत नहीं।

उन्नत अनुकूलन

इसे और आगे ले जाना चाहते हैं? इन बदलावों को आजमाएं:

🔹 स्मार्ट टास्क रूटिंग

• कीवर्ड्स (उदाहरण, "सेल्स," "इंजीनियरिंग") का उपयोग करके टास्क को सही टीम को स्वचालित रूप से असाइन करें।

🔹 डायनामिक नियत तारीखें

• NLP विश्लेषण टास्क की तात्कालिकता के आधार पर डेडलाइन्स समायोजित कर सकता है (उदाहरण, "तत्काल" = छोटी डेडलाइन)।

🔹 त्रुटि प्रबंधन

• यदि टास्क असाइन करने में विफल हो, तो स्वचालित पुन: प्रयास सेट करें।

मूल्य निर्धारण विवरण

💡 टिप: स्केल अप करने से पहले मुफ्त प्लान्स के साथ टेस्ट करें।

लाभ और हानि

✅ लाभ

✔ प्रति सप्ताह घंटों बचाता है मैन्युअल नोट-टेकिंग पर
✔ मानवीय त्रुटि कम करता है टास्क ट्रैकिंग में
✔ टीम की जवाबदेही बढ़ाता है

❌ हानि

⚠ प्रारंभिक सेटअप में समय लगता है
⚠ कुछ तकनीकी जानकारी की आवश्यकता
⚠ तृतीय-पक्ष टूल्स पर निर्भर

इसे कौन उपयोग करे?

✔ प्रोजेक्ट मैनेजर – बिना माइक्रोमैनेजिंग के टास्क व्यवस्थित रखें।
✔ सेल्स टीमें – फिर कभी लीड फॉलो-अप न छोड़ें।
✔ HR विभाग – साक्षात्कार और समीक्षाओं के लिए मीटिंग नोट्स ऑटोमेट करें।
✔ सपोर्ट टीमें – ग्राहक समस्याओं को कुशलता से ट्रैक करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

❓ क्या यह Zoom/Teams/Google Meet के साथ काम कर सकता है?

✅ हाँ! Fireflies.ai अधिकांश मीटिंग प्लेटफॉर्म्स के साथ एकीकृत होता है।

❓ यदि टास्क असाइन करने में विफल हो तो क्या?

Make.com में त्रुटि प्रबंधन है—यह पुन: प्रयास कर सकता है या आपको सूचित कर सकता है।

❓ क्या मैं Excel कॉलम्स को अनुकूलित कर सकता हूँ?

बिल्कुल! किसी भी डेटा फ़ील्ड को मैप करें जिसकी आपको आवश्यकता हो।

अंतिम विचार

यदि आपकी टीम मैन्युअल नोट-टेकिंग से नफरत करती है लेकिन दक्षता से प्यार करती है, तो यह ऑटोमेशन जरूर आजमाना चाहिए।

🔥 छोटे से शुरू करें (एक मीटिंग के साथ टेस्ट करें)।
🔥 जाते-जाते सुधार करें (नियत तारीखें, टास्क रूटिंग समायोजित करें)।
🔥 उत्पादकता बढ़ते देखें (कम प्रशासन, अधिक काम)।

ऑटोमेट करने के लिए तैयार हैं? इसे आज सेट करें और अपना समय वापस लें! 🚀