KI überholt Tabellenkalkulationen als führendes Geschäftsberichtstool: 6 Gründe

Der Hype um künstliche Intelligenz (KI) in der Geschäftswelt ist lauter denn je, und laut einer kürzlichen Untersuchung von Salesforce planen beeindruckende 83% der Entscheidungsträger, ihre KI-Investitionen im kommenden Jahr zu erhöhen. Es ist klar, dass Dienstleistungsunternehmen nicht nur vorsichtig testen; sie tauchen mit vollem Einsatz in die Welt der KI und Automatisierung ein und prüfen ihre aktuellen Tools, um zu sehen, wie sie ihre Geschäftsabläufe optimieren können. Tatsächlich investieren die meisten dieser Organisationen bereits erheblich in KI, und nur ein winziger Anteil von 6% bleibt am Rand stehen, ohne Pläne, die Technologie zu nutzen.

Auch generative KI macht Wellen, mit 24% der Dienstleistungsmitarbeiter, die sie bereits einsetzen. Die Vorteile? Sie lassen sich schwer ignorieren. Über 90% der Organisationen, die KI nutzen, berichten von erheblichen Einsparungen in Zeit und Kosten. Die fünf wichtigsten Wege, wie KI den Service transformiert, umfassen kundenorientierte intelligente Assistenten, automatisierte Zusammenfassungen und Berichte, Serviceantworten, agentenorientierte intelligente Assistenten sowie intelligente Angebote und Empfehlungen. Und es geht nicht nur um den Service; KI macht auch im Bereich Prognose und Berichterstattung Fortschritte, insbesondere in den professionellen Dienstleistungen, wo 93% der Fachkräfte in KI-investierenden Organisationen sagen, dass die Technologie einen Spielwandel für die Effizienz darstellt.

Joe Thomas, Global Analytics Evangelist, teilt seine Erkenntnisse über den Wandel von Tabellenkalkulationen zu KI in den professionellen Dienstleistungen. Er weist darauf hin, dass Tabellenkalkulationen lange das bevorzugte Werkzeug für alles von Berechnungen der abrechnungsfähigen Nutzung bis hin zu Umsatzprognosen waren. Doch mit wachsender Komplexität der Daten haben diese altmodischen Tools Schwierigkeiten mitzuhalten. Joe prognostiziert, dass bis 2027 KI die Tabellenkalkulationen als bevorzugtes Verfahren für Nutzungsberichte und Umsatzprognosen ablösen wird, und es könnte sogar noch früher passieren. Hier ist der Grund:

Tabellenkalkulationen sind keine Lösung

Lassen wir es uns eingestehen: Tabellenkalkulationen sind Relikte einer vergangenen Ära. Sie wurden nicht dafür entwickelt, das Volumen und die Vielfalt der Daten zu bewältigen, die moderne Dienstleistungsunternehmen generieren. Eine Prognose mit Tabellenkalkulationen heute bedeutet, Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzufügen, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch voller Fehler steckt. Eine kürzliche Umfrage von Forrester bei über 600 Führungskräften der professionellen Dienstleistungen zeigte, dass vier der fünf größten Herausforderungen, denen sie gegenüberstehen, mit Tabellenkalkulationen verbunden sind. KI hingegen arbeitet unermüdlich, verarbeitet Live-Daten und liefert Echtzeiteinsichten, ohne den Aufwand manueller Updates.

Nutzung ist ein bewegliches Ziel

In den professionellen Dienstleistungen ist es entscheidend, die Nutzungsraten im Auge zu behalten, wobei fast alle Organisationen glauben, dass sie diese verbessern können. Doch traditionelle Berichtsmethoden zeigen nur, was passiert ist, nicht, was kommt. KI ändert das, indem sie Echtzeitdaten analysiert, Nutzungsrückgänge vorhersagt, bevor sie eintreten, und Führungskräften ermöglicht, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen. Zum Beispiel kann KI Manager warnen, wenn ein hochabrechnungsfähiger Berater ein Projekt abschließt, ohne ein neues in der Pipeline zu haben, was rechtzeitiges Handeln ermöglicht.

Umsatzprognosen erfordern Nuancen

Die Prognose von Dienstleistungseinnahmen ist alles andere als einfach; sie beinhaltet das Jonglieren mit mehreren Variablen wie Projekterfolgsraten, Kundenverhalten und Marktkonditionen. Tabellenkalkulationen haben Schwierigkeiten mit dieser Komplexität und greifen oft auf veraltete Daten zurück. KI hingegen ist hervorragend darin, diese Variablen zu verarbeiten, aus vergangenen Erfahrungen zu lernen und Prognosen kontinuierlich zu verfeinern. Sie kann sogar Muster erkennen, die Menschen übersehen könnten, was sie zu einem weit überlegenen Werkzeug für nuancierte Prognosen macht.

Dienstleistungsteams haben keine Zeit

Dienstleistungsleiter verbringen einen erheblichen Teil ihrer Woche damit, Daten zu verfolgen, zu bereinigen und zu validieren, nur um Berichte zu erstellen. Dieser manuelle Prozess ist weder nachhaltig noch effizient. Mit KI, die in Betriebssysteme wie PSA, ERP und CRM integriert ist, fließen Daten nahtlos, und wichtige Kennzahlen können über natürliche Sprachabfragen abgerufen werden, was mehr Zeit für strategische Aufgaben freisetzt.

KI bringt Erkenntnisse

Während Tabellenkalkulationen Ihnen sagen können, was passiert ist, geht KI weiter, indem sie erklärt, warum es passiert ist und was als Nächstes passieren könnte. Moderne KI-Tools verwenden erklärbares maschinelles Lernen, um Kontext zu Prognosen zu liefern und Führungskräften zu helfen, die Gründe hinter Nutzungsrückgängen oder Umsatzprognosen zu verstehen. Außerdem kann KI "Was wäre, wenn?"-Szenarien durchspielen und Lösungen für potenzielle Probleme anbieten, bevor sie auftreten.

Tabellenkalkulationen sind ein Compliance-Risiko

Ungenauigkeiten in Prognosen können zu ernsthaften Konsequenzen wie verpassten Gewinnzielen oder gesprengten Budgets führen. Tabellenkalkulationen sind schwer zu überprüfen und leicht zu manipulieren, was ein Compliance-Risiko darstellt. KI-basierte Plattformen bieten jedoch vollständige Datenherkunft und Audit-Trails, was sie zu einer sichereren Wahl für regulierte Branchen macht.

Wohin die Branche als Nächstes geht

Führende PSA-, CRM- und ERP-Anbieter integrieren bereits KI in ihre Prognose- und Planungswerkzeuge. Die 80% der Unternehmen, die weiterhin auf Tabellenkalkulationen für Planung und Prognose setzen, werden bald einen Wettbewerbsnachteil haben. Die Zukunft gehört denen, die Prognose und Berichterstattung als intelligente, autonome Fähigkeit betrachten.

Um die volle Kraft der KI zu nutzen, müssen Organisationen sich auf Daten- und KI-Kompetenz konzentrieren. Führungskräfte müssen in Integrationsstrategien und Mitarbeiterfortbildungen investieren, um sicherzustellen, dass KI Zugriff auf zuverlässige Daten hat. Die Ära der Tabellenkalkulationsdominanz schwindet, und KI tritt ein, um Geschäftsprozesse intelligenter und vorausschauender zu gestalten. Professionelle Dienstleistungsunternehmen, die diesen Wandel umarmen, werden einen strategischen Vorteil erlangen, der sich nicht leicht reproduzieren lässt.

Dieser Artikel wurde gemeinsam von Joe Thomas, Unternehmenslösungsdirektor und Global Analytics Evangelist bei Certinia, verfasst.