IA Supera a las Hojas de Cálculo como Principal Herramienta de Informes de Negocios: 6 Razones

El entusiasmo por la inteligencia artificial (IA) en el mundo empresarial es más fuerte que nunca, con un impresionante 83% de los tomadores de decisiones planeando aumentar sus inversiones en IA el próximo año, según una reciente investigación de Salesforce. Está claro que las organizaciones de servicios no solo están probando el agua; se están zambullendo de lleno en el mundo de la IA y la automatización, analizando sus herramientas actuales para ver cómo pueden optimizar sus operaciones comerciales. De hecho, una abrumadora mayoría de estas organizaciones ya están invirtiendo recursos en IA, y solo un pequeño 6% se quedan al margen, sin planes de involucrarse con la tecnología.

La IA generativa también está causando sensación, con un 24% de los empleados de servicios ya utilizándola. Los beneficios son difíciles de ignorar. Más del 90% de las organizaciones que usan IA informan de ahorros significativos tanto en tiempo como en costos. Las cinco principales formas en que la IA está transformando el servicio incluyen asistentes inteligentes orientados al cliente, resúmenes y reportes automatizados, respuestas de servicio, asistentes inteligentes orientados al agente, y ofertas y recomendaciones inteligentes. Y no solo es el servicio; la IA también está avanzando en la predicción y el reporte, especialmente en los servicios profesionales, donde el 93% de los profesionales en organizaciones que invierten en IA afirman que la tecnología es un cambio de juego para la eficiencia.

Joe Thomas, evangelista global de analítica, comparte sus perspectivas sobre el cambio de las hojas de cálculo a la IA en los servicios profesionales. Señala que las hojas de cálculo han sido la herramienta preferida para todo, desde el cálculo de la utilización facturable hasta la previsión de ingresos. Pero a medida que aumenta la complejidad de los datos, estas herramientas tradicionales luchan por mantener el ritmo. Joe predice que para 2027, la IA tomará el lugar de las hojas de cálculo como el método preferido para los informes de utilización y la previsión de ingresos, y podría suceder incluso antes. Aquí está el por qué:

Las hojas de cálculo no son la solución

Reconozcámoslo: las hojas de cálculo son reliquias de una era pasada. No fueron diseñadas para manejar el volumen y la variedad de datos que generan las empresas de servicios modernas. Intentar prever con hojas de cálculo hoy en día implica juntar datos de varios sistemas, lo que no solo es una tarea que consume tiempo, sino que también está plagada de errores. Una reciente encuesta de Forrester a más de 600 líderes de servicios profesionales resaltó que cuatro de los cinco principales desafíos que enfrentan están relacionados con las hojas de cálculo. La IA, por otro lado, trabaja incansablemente, procesando datos en tiempo real para proporcionar información instantánea sin la molestia de actualizaciones manuales.

La utilización es un objetivo en movimiento

En los servicios profesionales, mantener un ojo en las tasas de utilización es crucial, con casi todas las organizaciones creyendo que pueden mejorarlas. Pero los métodos tradicionales de informes solo muestran lo que ha sucedido, no lo que está por venir. La IA cambia esto al analizar datos en tiempo real, predecir caídas en la utilización antes de que ocurran y permitir a los líderes tomar medidas proactivas. Por ejemplo, la IA puede alertar a los gerentes cuando un consultor de alta facturación está a punto de finalizar un proyecto sin otro en fila, permitiendo una acción oportuna.

Prever ingresos requiere matices

Prever los ingresos por servicios está lejos de ser simple; implica equilibrar múltiples variables como las tasas de ganancia de proyectos, el comportamiento del cliente y las condiciones del mercado. Las hojas de cálculo luchan con esta complejidad, a menudo basándose en datos desactualizados. La IA, sin embargo, destaca en procesar estas variables, aprendiendo de experiencias pasadas y refinando continuamente las previsiones. Incluso puede detectar patrones que los humanos podrían pasar por alto, convirtiéndose en una herramienta mucho más superior para la previsión matizada.

Los equipos de servicios no tienen tiempo

Los líderes de operaciones de servicios pasan una parte significativa de su semana persiguiendo, limpiando y validando datos solo para producir informes. Este proceso manual no es sostenible ni eficiente. Con la IA integrada en sistemas operativos como PSA, ERP y CRM, los datos fluyen sin problemas y las métricas clave se pueden acceder a través de consultas en lenguaje natural, liberando tiempo para tareas más estratégicas.

La IA aporta información

Mientras que las hojas de cálculo pueden decirte qué pasó, la IA va más allá explicando por qué sucedió y prediciendo qué podría suceder a continuación. Las herramientas modernas de IA utilizan aprendizaje automático explicable para proporcionar contexto con las predicciones, ayudando a los líderes a entender las razones detrás de las caídas en la utilización o las previsiones de ingresos. Además, la IA puede ejecutar escenarios de "¿qué pasaría si?", ofreciendo soluciones a posibles problemas antes de que surjan.

Las hojas de cálculo son un riesgo de cumplimiento

Las previsiones inexactas pueden llevar a consecuencias serias como no alcanzar objetivos de ingresos o exceder presupuestos. Las hojas de cálculo son difíciles de auditar y fáciles de manipular, representando un riesgo de cumplimiento. Las plataformas basadas en IA, sin embargo, ofrecen un linaje de datos completo y rastros de auditoría, convirtiéndose en una opción más segura para industrias reguladas.

Hacia dónde se dirige la industria

Los principales proveedores de PSA, CRM y ERP ya están integrando IA en sus herramientas de previsión y planificación. El 80% de las empresas que aún dependen de hojas de cálculo para la planificación y la previsión pronto se encontrarán en desventaja competitiva. El futuro pertenece a aquellos que ven la previsión y el reporte como una capacidad inteligente y autónoma.

Para aprovechar plenamente el poder de la IA, las organizaciones deben centrarse en la alfabetización de datos e IA. Los líderes deben invertir en estrategias de integración y capacitación de empleados para asegurar que la IA tenga acceso a datos confiables. La era del dominio de las hojas de cálculo está desapareciendo, y la IA está entrando para hacer que los procesos empresariales sean más inteligentes y predictivos. Las firmas de servicios profesionales que adopten este cambio ganarán una ventaja estratégica que no se puede replicar fácilmente.

Este artículo fue coautoría de Joe Thomas, director de soluciones empresariales y evangelista global de analítica en Certinia.