AI Vượt Quá Bảng Tính Để Trở Thành Công Cụ Báo Cáo Kinh Doanh Hàng Đầu: 6 Lý Do

Sự ồn ào xung quanh trí tuệ nhân tạo (AI) trong giới kinh doanh đang lớn hơn bao giờ hết, với 83% những người ra quyết định dự định tăng cường đầu tư vào AI trong năm tới, theo nghiên cứu gần đây của Salesforce. Rõ ràng là các tổ chức dịch vụ không chỉ thử nghiệm mà họ đang lao đầu vào thế giới AI và tự động hóa, kiểm tra kỹ lưỡng các công cụ hiện tại để xem họ có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh như thế nào. Thực tế, đa số áp đảo các tổ chức này đã đổ tài nguyên vào AI, và chỉ có 6% nhỏ bé đứng ngoài cuộc, không có kế hoạch tham gia với công nghệ này.

AI sinh lý cũng đang tạo sóng, với 24% nhân viên dịch vụ đã sử dụng nó. Lợi ích? Chúng thật sự khó có thể bỏ qua. Hơn 90% các tổ chức sử dụng AI báo cáo tiết kiệm đáng kể về thời gian và chi phí. Năm cách hàng đầu mà AI đang biến đổi dịch vụ bao gồm trợ lý thông minh hướng tới khách hàng, tóm tắt và báo cáo tự động, phản hồi dịch vụ, trợ lý thông minh hướng tới nhân viên, và các đề xuất và khuyến nghị thông minh. Và không chỉ dịch vụ; AI cũng đang tiến bộ trong dự báo và báo cáo, đặc biệt trong dịch vụ chuyên nghiệp, nơi 93% chuyên gia trong các tổ chức đầu tư vào AI cho biết công nghệ này là một bước ngoặt về hiệu quả.

Joe Thomas, Người truyền bá Phân tích Toàn cầu, chia sẻ những hiểu biết của mình về sự chuyển đổi từ bảng tính sang AI trong dịch vụ chuyên nghiệp. Ông chỉ ra rằng bảng tính đã là công cụ chính cho mọi thứ từ tính toán sử dụng có thể tính phí đến dự báo doanh thu. Nhưng khi độ phức tạp của dữ liệu tăng lên, những công cụ cũ kỹ này đang gặp khó khăn để theo kịp. Joe dự đoán rằng đến năm 2027, AI sẽ thay thế bảng tính làm phương pháp chính cho báo cáo sử dụng và dự báo doanh thu, và nó có thể xảy ra sớm hơn. Đây là lý do tại sao:

Bảng tính không phải là câu trả lời

Hãy đối mặt với sự thật: bảng tính là di vật từ thời kỳ xa xưa. Chúng không được thiết kế để xử lý khối lượng và sự đa dạng của dữ liệu mà các doanh nghiệp dịch vụ hiện đại tạo ra. Việc dự báo với bảng tính ngày nay liên quan đến việc ghép lại dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, điều này không chỉ tốn thời gian mà còn đầy rẫy lỗi. Một cuộc khảo sát gần đây của Forrester với hơn 600 nhà lãnh đạo dịch vụ chuyên nghiệp đã nêu bật rằng bốn trong số năm thách thức hàng đầu họ phải đối mặt đều liên quan đến bảng tính. Ngược lại, AI làm việc không ngừng nghỉ, xử lý dữ liệu trực tiếp để cung cấp các hiểu biết theo thời gian thực mà không cần phải cập nhật thủ công.

Sử dụng là mục tiêu di chuyển

Trong dịch vụ chuyên nghiệp, theo dõi tỷ lệ sử dụng là rất quan trọng, với hầu hết các tổ chức tin rằng họ có thể cải thiện chúng. Nhưng các phương pháp báo cáo truyền thống chỉ cho thấy những gì đã xảy ra, không phải những gì sắp xảy ra. AI thay đổi điều này bằng cách phân tích dữ liệu theo thời gian thực, dự đoán các giảm sử dụng trước khi chúng xảy ra, và cho phép các nhà lãnh đạo thực hiện các biện pháp chủ động. Ví dụ, AI có thể cảnh báo quản lý khi một chuyên gia có thể tính phí cao sắp hoàn thành một dự án mà không có dự án mới được lên kế hoạch, cho phép hành động kịp thời.

Dự báo doanh thu cần sự tinh tế

Dự báo doanh thu dịch vụ không hề đơn giản; nó liên quan đến việc cân nhắc nhiều biến số như tỷ lệ thắng dự án, hành vi khách hàng và điều kiện thị trường. Bảng tính gặp khó khăn với sự phức tạp này, thường dựa vào dữ liệu lỗi thời. Ngược lại, AI xuất sắc trong việc xử lý những biến số này, học hỏi từ kinh nghiệm quá khứ và liên tục tinh chỉnh dự báo. Nó thậm chí có thể phát hiện các mẫu mà con người có thể bỏ qua, làm cho nó trở thành một công cụ vượt trội hơn nhiều cho dự báo tinh tế.

Các đội dịch vụ không có thời gian

Các nhà lãnh đạo hoạt động dịch vụ dành một phần đáng kể thời gian trong tuần để theo dõi, làm sạch và xác thực dữ liệu chỉ để tạo báo cáo. Quy trình thủ công này không bền vững và không hiệu quả. Với AI tích hợp vào các hệ thống hoạt động như PSA, ERP và CRM, dữ liệu chảy mượt mà và các chỉ số quan trọng có thể được truy cập thông qua các truy vấn ngôn ngữ tự nhiên, giải phóng thời gian cho các nhiệm vụ chiến lược hơn.

AI mang lại hiểu biết

Trong khi bảng tính có thể cho bạn biết điều gì đã xảy ra, AI đi xa hơn bằng cách giải thích tại sao nó lại xảy ra và dự đoán điều gì có thể xảy ra tiếp theo. Các công cụ AI hiện đại sử dụng học máy có thể giải thích để cung cấp ngữ cảnh với các dự đoán, giúp các nhà lãnh đạo hiểu lý do đằng sau các giảm sử dụng hoặc dự báo doanh thu. Hơn nữa, AI có thể chạy các kịch bản "giả sử", đưa ra giải pháp cho các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.

Bảng tính là rủi ro tuân thủ

Dự báo không chính xác có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bỏ lỡ mục tiêu thu nhập hoặc vượt ngân sách. Bảng tính khó kiểm toán và dễ thao túng, gây ra rủi ro tuân thủ. Tuy nhiên, các nền tảng dựa trên AI cung cấp dòng dữ liệu đầy đủ và lịch sử kiểm toán, làm cho chúng trở thành lựa chọn an toàn hơn cho các ngành công nghiệp được quy định.

Ngành công nghiệp sẽ đi đâu tiếp theo

Các nhà cung cấp PSA, CRM và ERP hàng đầu đã tích hợp AI vào các công cụ dự báo và lập kế hoạch của họ. 80% các công ty vẫn dựa vào bảng tính cho lập kế hoạch và dự báo sẽ sớm thấy mình ở thế bất lợi cạnh tranh. Tương lai thuộc về những người coi dự báo và báo cáo là một khả năng thông minh, tự động.

Để hoàn toàn khai thác sức mạnh của AI, các tổ chức cần tập trung vào khả năng đọc hiểu dữ liệu và AI. Các nhà lãnh đạo phải đầu tư vào các chiến lược tích hợp và đào tạo nhân viên để đảm bảo AI có quyền truy cập vào dữ liệu đáng tin cậy. Thời đại thống trị của bảng tính đang phai nhạt, và AI đang bước vào để làm cho các quy trình kinh doanh thông minh hơn và dự đoán hơn. Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp chấp nhận sự thay đổi này sẽ giành được lợi thế chiến lược mà không thể dễ dàng sao chép.

Bài viết này được đồng tác giả bởi Joe Thomas, giám đốc giải pháp doanh nghiệp và người truyền bá phân tích toàn cầu tại Certinia.