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Productivité et flux de travail

email-ops

affaan-m/ECC

Organisez votre boîte de réception, rédigez des brouillons de réponse, envoyez des messages et vérifiez leur bonne réception grâce à des confirmations étayées par des preuves.

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Heure mise à jour 1 octobre 2026

# verification # email # inbox # drafting # sending

Opérations de messagerie

Utilisez cette option lorsque la tâche réelle concerne la gestion de la boîte mail : tri, rédaction, réponse, envoi ou vérification qu’un message a bien été placé dans le dossier « Envoyés ».

Il ne s'agit pas d'une compétence rédactionnelle générique. Il s'agit d'un flux de travail opérationnel centré sur l'interface de messagerie elle-même.

Ensemble de compétences

Intégrez ces compétences propres à ECC dans le flux de travail lorsque cela s’avère pertinent :

brand-voice avant de rédiger tout message destiné aux utilisateurs
investor-outreach pour les e-mails destinés aux investisseurs, partenaires ou sponsors
customer-billing-ops lorsque le fil de discussion concerne un incident de facturation ou d’assistance plutôt qu’une correspondance générique
knowledge-ops lorsque le message ou le fil de discussion doit être archivé dans un contexte durable par la suite
research-ops lorsqu’une réponse dépend d’informations externes récentes

Quand l’utiliser

l'utilisateur demande à trier sa boîte de réception ou à archiver les e-mails peu importants
l'utilisateur souhaite créer un brouillon, une réponse ou un nouvel e-mail sortant
l'utilisateur souhaite savoir si un e-mail a déjà été envoyé
l'utilisateur souhaite obtenir la preuve du compte, du fil de discussion ou de l'entrée « Envoyés » utilisé(e)

Règles à respecter

Créer d’abord un brouillon, sauf si l’utilisateur a clairement demandé un envoi immédiat
ne jamais affirmer qu’un message a été envoyé sans confirmation réelle via le dossier « Envoyés » ou côté client
ne changez pas de compte d'expéditeur à la légère ; choisissez le compte qui correspond au projet et au destinataire
Ne supprimez pas les e-mails professionnels dont vous n’êtes pas sûr lors du nettoyage
si la tâche relève réellement de DM ou d'iMessage, confiez-la à messages-ops

Workflow

1. Déterminez clairement le contexte

Avant d’agir, déterminez :

quel compte de messagerie
quel fil de discussion ou quel destinataire
s'il s'agit d'un tri, d'un brouillon, d'une réponse ou d'un envoi
si l’utilisateur souhaite envoyer un brouillon ou publier le message

2. Lisez le fil de discussion avant de rédiger votre message

Si vous répondez :

lisez le fil de discussion existant
identifiez le dernier message envoyé
identifiez les engagements, les échéances ou les questions restées sans réponse

Si vous créez un nouveau message sortant :

déterminez le niveau d'intérêt
Sélectionnez le canal et le compte d'expéditeur appropriés
extraire brand-voice avant de rédiger

3. Rédigez, puis vérifiez

Pour les travaux destinés uniquement à un brouillon :

rédigez la version définitive
préciser l'expéditeur, le destinataire, l'objet et le motif

Pour les travaux destinés à être envoyés :

vérifiez d'abord le corps exact du message
envoyer via le service de messagerie choisi
vérifier que le message a bien été placé dans le dossier « Envoyés » ou dans le dossier équivalent contenant les copies envoyées

4. Signaler l'état exact

Utilisez les termes de statut exacts :

« en brouillon »
en attente d’approbation
envoyé
bloqué
en attente de vérification

Si la surface d’envoi est bloquée, conservez le brouillon et signalez la cause exacte du blocage au lieu d’improviser un deuxième transport sans le signaler.

Format de sortie

MAIL SURFACE
- account
- thread / recipient
- requested action

DRAFT
- subject
- body

STATUS
- drafted / sent / blocked
- proof of Sent when applicable

NEXT STEP
- send
- follow up
- archive / move

Pièges

ne prétendez pas que l’envoi a réussi sans avoir vérifié la copie envoyée
N’ignorez pas l’historique du fil de discussion et n’écrivez pas de réponse hors contexte
Ne mélangez pas le travail sur la boîte de réception avec les workflows de messages privés ou de SMS
ne divulguez pas de secrets, de détails d'authentification ou de métadonnées de message superflues

Vérification

la réponse mentionne le nom du compte, du fil de discussion ou du destinataire
Toute affirmation d’envoi inclut une preuve d’envoi ou une confirmation explicite côté client
l'état final est l'un des suivants : brouillon / envoyé / bloqué / en attente de vérification

Voir sur GitHub

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name: email-ops
description: Organize email inbox, draft replies, send messages, and verify delivery with evidence-based confirmation.
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# Email Ops

Use this when the real task is mailbox work: triage, drafting, replying, sending, or proving a message landed in Sent.

This is not a generic writing skill. It is an operator workflow around the actual mail surface.

## Skill Stack

Pull these ECC-native skills into the workflow when relevant:

- `brand-voice` before drafting anything user-facing
- `investor-outreach` for investor, partner, or sponsor-facing mail
- `customer-billing-ops` when the thread is a billing/support incident rather than generic correspondence
- `knowledge-ops` when the message or thread should be captured into durable context afterward
- `research-ops` when a reply depends on fresh external facts

## When to Use

- user asks to triage inbox or archive low-signal mail
- user wants a draft, reply, or new outbound email
- user wants to know whether a mail was already sent
- the user wants proof of which account, thread, or Sent entry was used

## Guardrails

- draft first unless the user clearly asked for a live send
- never claim a message was sent without a real Sent-folder or client-side confirmation
- do not switch sender accounts casually; choose the account that matches the project and recipient
- do not delete uncertain business mail during cleanup
- if the task is really DM or iMessage work, hand off to `messages-ops`

## Workflow

### 1. Resolve the exact surface

Before acting, settle:

- which mailbox account
- which thread or recipient
- whether the task is triage, draft, reply, or send
- whether the user wants draft-only or live send

### 2. Read the thread before composing

If replying:

- read the existing thread
- identify the last outbound touch
- identify any commitments, deadlines, or unanswered questions

If creating a new outbound:

- identify warmth level
- select the correct channel and sender account
- pull `brand-voice` before drafting

### 3. Draft, then verify

For draft-only work:

- produce the final copy
- state sender, recipient, subject, and purpose

For live-send work:

- verify the exact final body first
- send through the chosen mail surface
- confirm the message landed in Sent or the equivalent sent-copy store

### 4. Report exact state

Use exact status words:

- drafted
- approval-pending
- sent
- blocked
- awaiting verification

If the send surface is blocked, preserve the draft and report the exact blocker instead of improvising a second transport without saying so.

## Output Format

```text
MAIL SURFACE
- account
- thread / recipient
- requested action

DRAFT
- subject
- body

STATUS
- drafted / sent / blocked
- proof of Sent when applicable

NEXT STEP
- send
- follow up
- archive / move
```

## Pitfalls

- do not claim send success without a sent-copy check
- do not ignore the thread history and write a contextless reply
- do not mix mailbox work with DM or text-message workflows
- do not expose secrets, auth details, or unnecessary message metadata

## Verification

- the response names the account and thread or recipient
- any send claim includes Sent proof or an explicit client-side confirmation
- the final state is one of drafted / sent / blocked / awaiting verification