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Produktivität und Workflow

email-ops

affaan-m/ECC

E-Mail-Posteingang organisieren, Antwortentwürfe verfassen, Nachrichten versenden und den Versand anhand einer nachweisbaren Bestätigung überprüfen.

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Zeit aktualisiert 1. Oktober 2026

# verification # email # inbox # drafting # sending

E-Mail-Abwicklung

Verwenden Sie dies, wenn die eigentliche Aufgabe die Bearbeitung des E-Mail-Postfachs ist: Sortieren, Entwerfen, Beantworten, Versenden oder Überprüfen, ob eine Nachricht im Ordner „Gesendet“ gelandet ist.

Dies ist keine allgemeine Schreibkompetenz. Es handelt sich um einen operativen Arbeitsablauf rund um die eigentliche E-Mail-Oberfläche.

Kompetenz-Stack

Beziehen Sie diese ECC-spezifischen Fähigkeiten bei Bedarf in den Arbeitsablauf ein:

brand-voice bevor du etwas verfasst, das sich an Nutzer richtet
investor-outreach bei E-Mails an Investoren, Partner oder Sponsoren
customer-billing-ops wenn es sich bei dem Thread um einen Abrechnungs- oder Supportfall und nicht um allgemeine Korrespondenz handelt
knowledge-ops wenn die Nachricht oder der Thread anschließend in einem dauerhaften Kontext festgehalten werden soll
research-ops wenn eine Antwort von aktuellen externen Fakten abhängt

Wann zu verwenden

Der Benutzer bittet darum, den Posteingang zu sortieren oder E-Mails mit geringem Relevanzgrad zu archivieren
Der Benutzer möchte einen Entwurf, eine Antwort oder eine neue ausgehende E-Mail erstellen
Der Benutzer möchte wissen, ob eine E-Mail bereits gesendet wurde
Der Benutzer möchte einen Nachweis darüber, welches Konto, welcher Thread oder welcher Eintrag im Ordner „Gesendet“ verwendet wurde

Einschränkungen

Zunächst als Entwurf speichern, es sei denn, der Nutzer hat ausdrücklich um einen sofortigen Versand gebeten
Behaupte niemals, eine Nachricht sei gesendet worden, ohne dass ein tatsächlicher „Gesendet“-Ordner oder eine clientseitige Bestätigung vorliegt
Wechsle nicht leichtfertig das Absenderkonto; wähle das Konto, das zum Projekt und zum Empfänger passt
Lösche bei der Bereinigung keine geschäftlichen E-Mails, bei denen du dir unsicher bist
Wenn es sich bei der Aufgabe tatsächlich um DM- oder iMessage-Arbeit handelt, leiten Sie sie weiter an messages-ops

Workflow

1. Kläre den genauen Sachverhalt

Bevor Sie handeln, klären Sie Folgendes:

Welches E-Mail-Konto
welcher Thread oder welcher Empfänger
ob es sich um eine Triage, einen Entwurf, eine Antwort oder einen Versand handelt
ob der Nutzer nur einen Entwurf erstellen oder die E-Mail direkt versenden möchte

2. Lesen Sie den Thread, bevor Sie eine Antwort verfassen

Bei einer Antwort:

Lesen Sie den bestehenden Thread
Ermitteln Sie die letzte ausgehende Nachricht
Ermitteln Sie etwaige Zusagen, Fristen oder offene Fragen

Wenn Sie eine neue Nachricht verfassen:

Ermitteln Sie den Grad der Kundenbindung
Wählen Sie den richtigen Kanal und das richtige Absenderkonto aus
Abrufen brand-voice vor dem Verfassen des Entwurfs

3. Entwerfen und anschließend überprüfen

Bei Arbeiten, die nur als Entwurf dienen:

Erstellen Sie die endgültige Fassung
Angabe von Absender, Empfänger, Betreff und Zweck

Bei Arbeiten, die direkt versendet werden:

Überprüfen Sie zunächst den genauen endgültigen Text
über den gewählten E-Mail-Kanal versenden
Bestätigen Sie, dass die Nachricht im Ordner „Gesendet“ oder einem entsprechenden Speicherort für gesendete Kopien angekommen ist

4. Den genauen Status melden

Verwenden Sie genaue Statusbegriffe:

Entwurf
zur Genehmigung ausstehend
gesendet
gesperrt
wartet auf Überprüfung

Wenn die Sendeoberfläche gesperrt ist, behalte den Entwurf bei und gib den genauen Grund für die Sperrung an, anstatt ohne Vorwarnung einen zweiten Transport zu improvisieren.

Ausgabeformat

MAIL SURFACE
- account
- thread / recipient
- requested action

DRAFT
- subject
- body

STATUS
- drafted / sent / blocked
- proof of Sent when applicable

NEXT STEP
- send
- follow up
- archive / move

Fallstricke

Behaupte nicht, der Versand sei erfolgreich gewesen, ohne die gesendete Kopie zu überprüfen
Ignorieren Sie nicht den Thread-Verlauf und verfassen Sie keine kontextlose Antwort
Vermischen Sie die Arbeit mit dem Postfach nicht mit DM- oder SMS-Workflows
Geben Sie keine Geheimnisse, Anmeldedaten oder unnötige Nachrichten-Metadaten preis

Überprüfung

Die Antwort nennt das Konto sowie den Thread oder den Empfänger
Jeder Versandnachweis enthält einen Versandbeleg oder eine explizite clientseitige Bestätigung
Der Endstatus ist entweder „Entwurf“, „Gesendet“, „Blockiert“ oder „Wartet auf Überprüfung“

Auf GitHub ansehen

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name: email-ops
description: Organize email inbox, draft replies, send messages, and verify delivery with evidence-based confirmation.
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# Email Ops

Use this when the real task is mailbox work: triage, drafting, replying, sending, or proving a message landed in Sent.

This is not a generic writing skill. It is an operator workflow around the actual mail surface.

## Skill Stack

Pull these ECC-native skills into the workflow when relevant:

- `brand-voice` before drafting anything user-facing
- `investor-outreach` for investor, partner, or sponsor-facing mail
- `customer-billing-ops` when the thread is a billing/support incident rather than generic correspondence
- `knowledge-ops` when the message or thread should be captured into durable context afterward
- `research-ops` when a reply depends on fresh external facts

## When to Use

- user asks to triage inbox or archive low-signal mail
- user wants a draft, reply, or new outbound email
- user wants to know whether a mail was already sent
- the user wants proof of which account, thread, or Sent entry was used

## Guardrails

- draft first unless the user clearly asked for a live send
- never claim a message was sent without a real Sent-folder or client-side confirmation
- do not switch sender accounts casually; choose the account that matches the project and recipient
- do not delete uncertain business mail during cleanup
- if the task is really DM or iMessage work, hand off to `messages-ops`

## Workflow

### 1. Resolve the exact surface

Before acting, settle:

- which mailbox account
- which thread or recipient
- whether the task is triage, draft, reply, or send
- whether the user wants draft-only or live send

### 2. Read the thread before composing

If replying:

- read the existing thread
- identify the last outbound touch
- identify any commitments, deadlines, or unanswered questions

If creating a new outbound:

- identify warmth level
- select the correct channel and sender account
- pull `brand-voice` before drafting

### 3. Draft, then verify

For draft-only work:

- produce the final copy
- state sender, recipient, subject, and purpose

For live-send work:

- verify the exact final body first
- send through the chosen mail surface
- confirm the message landed in Sent or the equivalent sent-copy store

### 4. Report exact state

Use exact status words:

- drafted
- approval-pending
- sent
- blocked
- awaiting verification

If the send surface is blocked, preserve the draft and report the exact blocker instead of improvising a second transport without saying so.

## Output Format

```text
MAIL SURFACE
- account
- thread / recipient
- requested action

DRAFT
- subject
- body

STATUS
- drafted / sent / blocked
- proof of Sent when applicable

NEXT STEP
- send
- follow up
- archive / move
```

## Pitfalls

- do not claim send success without a sent-copy check
- do not ignore the thread history and write a contextless reply
- do not mix mailbox work with DM or text-message workflows
- do not expose secrets, auth details, or unnecessary message metadata

## Verification

- the response names the account and thread or recipient
- any send claim includes Sent proof or an explicit client-side confirmation
- the final state is one of drafted / sent / blocked / awaiting verification