Operaciones de correo electrónico

Utiliza esto cuando la tarea real sea el trabajo con el buzón de correo: clasificar, redactar, responder, enviar o comprobar que un mensaje ha llegado a la carpeta «Enviados».

No se trata de una habilidad de redacción genérica. Es un flujo de trabajo operativo en torno al entorno real del correo electrónico.

Conjunto de habilidades

Incorpora estas habilidades propias de ECC al flujo de trabajo cuando sea pertinente:

• brand-voice antes de redactar cualquier mensaje dirigido a los usuarios
• investor-outreach para correos dirigidos a inversores, socios o patrocinadores
• customer-billing-ops cuando el hilo sea un incidente de facturación o asistencia técnica, en lugar de correspondencia genérica
• knowledge-ops cuando el mensaje o hilo deba quedar registrado posteriormente en un contexto permanente
• research-ops cuando una respuesta dependa de datos externos recientes

Cuándo utilizarlo

• el usuario solicita clasificar la bandeja de entrada o archivar correos de baja importancia
• el usuario quiere un borrador, una respuesta o un nuevo correo electrónico saliente
• el usuario quiere saber si un correo ya se ha enviado
• el usuario quiere una confirmación de qué cuenta, hilo o entrada de «Enviados» se ha utilizado

Límites

• crear primero un borrador, a menos que el usuario haya solicitado claramente un envío inmediato
• Nunca afirmes que se ha enviado un mensaje sin una carpeta «Enviados» real o una confirmación por parte del cliente
• No cambies de cuenta de remitente a la ligera; elige la cuenta que se ajuste al proyecto y al destinatario
• No elimines correos profesionales dudosos durante la limpieza
• si la tarea se trata realmente de un trabajo de DM o iMessage, pásala a messages-ops

Workflow

1. Aclara el contexto exacto

Antes de actuar, aclara:

• qué cuenta de correo
• qué hilo o destinatario
• si la tarea consiste en clasificar, redactar un borrador, responder o enviar
• si el usuario quiere enviar un borrador o un mensaje definitivo

2. Lee el hilo antes de redactar

Si se responde:

• lee el hilo existente
• identifica el último mensaje enviado
• identifica cualquier compromiso, plazo o pregunta sin responder

Si vas a crear un nuevo mensaje:

• identifica el nivel de interés
• Selecciona el canal y la cuenta de remitente adecuados
• extraer brand-voice antes de redactar

3. Redacta y, a continuación, verifica

Para trabajos que solo se redactan como borrador:

• elabora el texto definitivo
• indicar el remitente, el destinatario, el asunto y el propósito

Para los trabajos que se envían directamente:

• comprueba primero el texto definitivo exacto
• enviarlo a través del canal de correo elegido
• confirmar que el mensaje ha llegado a la carpeta «Enviados» o al almacén de copias enviadas equivalente

4. Informar del estado exacto

Utiliza términos de estado precisos:

• «borrador»
• pendiente de aprobación
• enviado
• bloqueado
• a la espera de verificación

Si la superficie de envío está bloqueada, conserva el borrador e informa del motivo exacto del bloqueo en lugar de improvisar un segundo transporte sin avisar.

Formato de salida

MAIL SURFACE
- account
- thread / recipient
- requested action

DRAFT
- subject
- body

STATUS
- drafted / sent / blocked
- proof of Sent when applicable

NEXT STEP
- send
- follow up
- archive / move

Errores comunes

• No afirmes que el envío se ha realizado con éxito sin comprobar la copia enviada
• No ignores el historial del hilo y escribas una respuesta fuera de contexto
• No mezcles el trabajo del buzón con los flujos de trabajo de mensajes directos o SMS
• No reveles secretos, datos de autenticación ni metadatos innecesarios de los mensajes

Verificación

• La respuesta debe indicar la cuenta y el hilo o el destinatario.
• Cualquier afirmación de envío incluye una prueba de envío o una confirmación explícita por parte del cliente
• El estado final es uno de los siguientes: «borrador», «enviado», «bloqueado» o «pendiente de verificación».