Wie lässt sich die Belegbearbeitung mit AI Builder automatisieren?

Optimieren Sie die Belegbearbeitung mit AI Builder

Inhaltsverzeichnis:

1. Einleitung
2. Grundlagen der Belegverarbeitung
3. Warum die Belegbearbeitung wichtig ist
4. Wie AI Builder die Belegverarbeitung vereinfacht
5. Schritte zur Bearbeitung von Belegen mit AI Builder
   • 5.1 Bei Power Automate anmelden
   • 5.2 Navigieren Sie zu AI Builder
   • 5.3 Wählen Sie das Modell zur Belegverarbeitung
   • 5.4 Beleg hochladen und analysieren
   • 5.5 Daten aus Belegen extrahieren
   • 5.6 Bewährte Verfahren für die Belegverarbeitung
6. Erstellen eines benutzerdefinierten automatisierten Flows für die Belegverarbeitung
   • 6.1 Erstellen eines Workflows in Power Automate
   • 6.2 Hinzufügen einer manuellen Trigger-Eingabe
   • 6.3 Das Beleg-Scan-Modell auswählen
   • 6.4 Extrahierte Daten in einer Excel-Tabelle speichern
7. Testen und Ausführen des Ablaufs zur Belegverarbeitung
8. Fazit

Einleitung

Für Unternehmen ist die Bearbeitung von Belegen eine wichtige Aufgabe, bei der Angaben wie Händlername, Transaktionsdatum und Gesamtbetrag erfasst werden müssen. Dies manuell zu erledigen, kann jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Vor der Automatisierung ist es wichtig, mit gut strukturierten Belegen zu beginnen. Tools wie Zintego bieten vorgefertigte Belegvorlagen, die alle wichtigen Felder enthalten, wodurch die KI-Extraktion schneller und zuverlässiger wird. Dieser Artikel untersucht, wie AI Builder – Teil von Microsoft Power Automate – die Belegverarbeitung durch die Automatisierung der Datenextraktion optimiert.

Definition der Belegverarbeitung

Belegverarbeitung bedeutet das Extrahieren und Interpretieren von Informationen aus Belegen wie Rechnungen, Quittungen oder Transaktionsaufzeichnungen. Das Ziel ist es, wichtige Datenpunkte wie den Namen des Händlers, das Transaktionsdatum, den Gesamtbetrag und detaillierte Angaben genau zu erfassen. Diese Daten unterstützen die Buchhaltung, die Spesenabrechnung und die Finanzanalyse.

Warum die Belegverarbeitung wichtig ist

Die Belegverarbeitung ist für Unternehmen, die viele Transaktionen abwickeln, unverzichtbar. Durch die Automatisierung des Workflows sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Fehler und steigern die Gesamteffizienz. Die Digitalisierung von Belegen vereinfacht zudem die Datenintegration und -analyse, was zu besseren finanziellen Einblicken und fundierteren Entscheidungen führt.

Wie AI Builder die Belegverarbeitung vereinfacht

AI Builder, eine Komponente von Microsoft Power Automate, ermöglicht es Unternehmen, KI-Modelle ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu erstellen und einzusetzen. Seine Funktionen zur Belegverarbeitung automatisieren die Datenextraktion, wodurch manuelle Eingaben entfallen und menschliche Fehler vermieden werden. Mithilfe von maschinellem Lernen analysiert AI Builder Belegdaten präzise und extrahiert relevante Informationen.

Schritte zur Belegverarbeitung mit AI Builder

5.1 Bei Power Automate anmelden Melden Sie sich zunächst bei Power Automate an, der cloudbasierten Automatisierungsplattform von Microsoft.

5.2 Navigieren Sie zu AI Builder Wechseln Sie in Power Automate zum Bereich „AI Builder“, um auf vorgefertigte KI-Modelle zuzugreifen oder benutzerdefinierte Modelle für unterschiedliche Anforderungen zu erstellen.

5.3 Wählen Sie das Modell zur Belegverarbeitung Wählen Sie in AI Builder das vorgefertigte Modell „Receipt Processing“ (Belegverarbeitung) aus. Es wurde entwickelt, um Informationen aus Belegen präzise zu extrahieren.

5.4 Quittungen hochladen und analysieren Laden Sie Bilder oder Dateien von Quittungen in die AI Builder-Oberfläche hoch. Das Modell untersucht diese und extrahiert relevante Daten.

5.5 Daten aus Belegen extrahieren Nach der Analyse extrahiert AI Builder wichtige Details wie den Namen des Händlers, das Transaktionsdatum und den Gesamtbetrag, die für die weitere Verwendung bereitstehen.

5.6 Best Practices für die Belegverarbeitung Befolgen Sie für genaue Ergebnisse die Best Practices: Verwenden Sie gängige Kassenzettel statt ganzseitiger Rechnungen, scannen Sie jeweils nur einen Beleg und stellen Sie sicher, dass die Belege flach und nicht zerknittert sind.

Erstellen eines benutzerdefinierten automatisierten Flows für die Belegverarbeitung

6.1 Erstellen eines Flows in Power Automate Für mehr Kontrolle können Unternehmen einen benutzerdefinierten Flow in Power Automate erstellen und dabei spezifische Geschäftslogik und Speichereinstellungen integrieren.

6.2 Hinzufügen einer manuellen Trigger-Eingabe Beginnen Sie mit einem Ablauf, der über einen manuellen Trigger verfügt, sodass Benutzer ihn durch das Bereitstellen von Belegbildern oder -dateien auslösen können.

6.3 Wählen Sie das Beleg-Scan-Modell aus Wählen Sie innerhalb des Workflows das Beleg-Scan-Modell aus AI Builder aus. Dieses Modell verarbeitet Belege und extrahiert die erforderlichen Informationen.

6.4 Speichern der extrahierten Daten in einer Excel-Tabelle Verwenden Sie nach der Extraktion einen Excel Online Business-Konnektor, um die Daten zu speichern. Richten Sie in der Excel-Tabelle eine Tabelle ein, um das Transaktionsdatum, den Namen des Händlers und den Gesamtbetrag zu erfassen.

Testen und Ausführen des Belegverarbeitungs-Flows

Testen Sie den Ablauf vor der Inbetriebnahme gründlich mit Beispielbelegen oder -daten. Stellen Sie sicher, dass Informationen korrekt verarbeitet und gespeichert werden, und beheben Sie etwaige Fehler oder Unstimmigkeiten.

Fazit

Die Automatisierung der Belegverarbeitung mit AI Builder und Power Automate verbessert die Geschäftsabläufe erheblich. Durch den Einsatz von KI sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Fehler und steigern die Effizienz. Eine genaue Datenextraktion ermöglicht bessere finanzielle Einblicke und eine fundiertere Entscheidungsfindung. Mit der richtigen Einrichtung und Prüfung können Unternehmen die Vorteile der automatisierten Belegverarbeitung voll ausschöpfen.

Highlights:

• Die Belegverarbeitung ist eine wichtige Geschäftsaufgabe, bei der Informationen aus Belegen extrahiert werden.
• Die manuelle Belegverarbeitung ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
• AI Builder, Teil von Microsoft Power Automate, optimiert die Belegverarbeitung durch die Automatisierung der Datenextraktion.
• AI Builder nutzt maschinelles Lernen, um Belegdaten präzise zu analysieren und zu interpretieren.
• Unternehmen können mit AI Builder benutzerdefinierte automatisierte Abläufe erstellen, um Belegdaten zu verarbeiten und zu speichern.
• Vor der Bereitstellung des automatisierten Workflows in der Produktion sind gründliche Tests unerlässlich.

FAQ:

F: Extrahiert AI Builder Daten aus verschiedenen Belegformaten präzise? A: Ja, AI Builder wurde entwickelt, um Informationen aus einer Vielzahl von Belegen, darunter Rechnungen, Abrechnungen und Transaktionsaufzeichnungen, präzise zu extrahieren.

F: Kann der Belegverarbeitungsablauf an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden? A: Auf jeden Fall. Unternehmen können in Power Automate benutzerdefinierte automatisierte Abläufe erstellen, um den Workflow anzupassen und ihre eigene Geschäftslogik einzubinden.

F: Was sind die Vorteile der Automatisierung der Belegverarbeitung? A: Die Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz. Außerdem erleichtert sie die Integration und Analyse von Belegdaten, was zu besseren finanziellen Einblicken und einer fundierteren Entscheidungsfindung führt.

F: Kann AI Builder große Mengen an Belegen verarbeiten? A: Ja, AI Builder kann große Mengen an Belegen verarbeiten, ohne dass dabei Genauigkeit oder Geschwindigkeit beeinträchtigt werden. Es wird empfohlen, bewährte Verfahren zu befolgen und geeignete Belegformate zu verwenden.

F: Ist es notwendig, den Belegverarbeitungsablauf vor der Bereitstellung zu testen? A: Ja, gründliche Tests sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der Ablauf Daten korrekt verarbeitet und speichert. So lassen sich Probleme vor der Inbetriebnahme erkennen und beheben.