Smoothie King 採用 AI 驅動的合約管理創新

在現代企業環境中，營運效率驅動競爭優勢，法務部門在優化合約流程方面面臨越來越大的壓力。本案例研究將探討以健康為重點的食品服務業的主要企業 Smoothie King 如何透過實施 Ironclad 的 AI 驅動的合約生命週期管理平台來轉型其法律業務。我們將分析他們的策略方法、可衡量的成果，以及法律團隊考慮類似數位轉型的重要啟示。

主要觀點

Smoothie King 意識到需要在合約管理方面進行數位轉型，以提高營運效率。

法務團隊發現了傳統合約起草和審核流程中的關鍵痛點。

人工智慧成為加速合約工作流程的策略性差異。

Ironclad 的全面 CLM 解決方案因其人工智能功能和端到端合同管理功能而被選中。

該方案的實施節省了大量時間，並優化了各部門的工作流程。

成功因素包括明確的目標和跨功能的實施團隊。

Smoothie King 法律營運的數位轉型

法務部門概觀

Smoothie King 精簡而高效的法務團隊以策略性的效率運作。

該部門由首席法務官 Josh Nicosia（擁有 20 年的法律經驗，包括 15 年的特許經營經驗）以及另外兩位律師和法律助理組成。這個精簡的團隊支援全國超過 1,150 家分店，處理特許經營協議和複雜的商業合約。他們面臨的挑戰在於如何在不增加人手的情況下最大化產出。

採用 Ironclad 前的合約管理挑戰

在採用 Ironclad 之前，Smoothie King 的合約流程存在多項效率低下的問題：

• 文件分散：合約分散在不同的儲存位置，主要是 OneDrive，造成檢索困難。

• 有限的搜尋功能：缺乏文字搜尋功能使得尋找特定的合約條款變得非常費力。
• 手動流程：合約的建立需要重複草擬和大量的電子郵件往來，耗費了律師寶貴的時間。

CLM 評估流程

法律團隊為他們的系統大修建立了明確的標準：

• 可普遍存取的集中式合約儲存庫
• 先進的搜尋與檢索功能
• 由 AI 驅動的自動化起草和審查功能
• 內部和外部利害關係人的協作工具

這些需求促使他們選擇 Ironclad 作為他們的 CLM 夥伴，因為 Ironclad 能夠隨著他們不斷成長的特許經營網路而擴充，同時維持合規的嚴謹性。

Ironclad 實作與 AI 整合

選擇 Ironclad

Ironclad 透過多項創新功能脫穎而出：

• AI 輔助起草：結合機器學習與法律專業知識，加速合約建立。
• 端對端工作流程自動化：提供整個合約生命週期的可視性與控制。
• 資料擷取：將合約散文轉換為結構化、可搜尋的資料。

分階段推出策略

Smoothie King 透過謹慎的部門個別部署來實施 Ironclad：

1. 以行銷部門為試點：因其精通技術且與外部合作夥伴簽訂了大量合約而被選中。

2. 標準化的合約類型：將初期自動化的重點放在協力廠商協議、特許經營文件，以及不可協商的公共工作流程。
3. 使用者訓練：進行有效率的一小時入職訓練，讓您能自給自足地管理工作流程。

實施優勢

上線流程帶來顯著的效益：

• 直觀的使用者介面，只需最少的訓練

• 專屬的 Ironclad 實作專家
• 具成本效益的特許經營擴充

利用 AI 優化合約管理：實施架構

確定自動化優先順序

Smoothie King 將自動化的重點放在高產量、重複性的合約類型上：

• 特許經營協議（核心業務文件）
• 供應商及第三方合約
• 標準化的不可協商協議

工作流程設計最佳實務

法律團隊建立了有效率的流程：

1. 數位接收：業務單位透過標準化表格提交合約請求，並擷取重要條款。
2. 自動起草：AI 會從核准的範本生成包含所要求變數的初稿。
3. 集中審核：法務團隊可透過具版本控制功能的統一儀表板存取合約。
4. 自動路由：系統管理審核鏈和具備稽核追蹤的最終執行。

使用者啟用策略

推動採用的主要策略：

• 針對大量標準化合約的部門特定公共工作流程
• 為非法律使用者量身打造的簡化介面
• 追蹤執行指標的績效儀表板

持續改善流程

Smoothie King 將優化實務制度化：

1. 每季績效檢討：分析週期時間、數量和批准指標。
2. 使用者回饋收集：擷取來自業務單位和法務人員的痛點。
3. 迭代改進：根據運作資料和使用者經驗調整工作流程。

Ironclad 定價概觀

訂閱模式

Ironclad 根據組織需求提供分層定價：

• 入門計劃：核心功能適用於有基本自動化需求的小型法律團隊
• 成長計劃：進階分析和整合，以擴大營運
• 企業計劃：適用於大型複雜組織的客製化解決方案

實施優勢與考量

主要優勢

• 減少 70% 的合約週期時間
• 改善部門間協作
• 強化資料擷取與報告
• 為特許經營提供具成本效益的擴充

潛在挑戰

• 與現有技術堆疊的系統整合需求
• 敏感合約的資料安全考量
• 技術不精通的使用者的變更管理

Ironclad 的變革功能

統一的合約儲存庫

集中式數位儲存可即時存取整個組織內已執行的合約。

智慧型工作流程引擎

可設定的自動化功能可根據合約類型處理路由、批核和通知。

AI 合約分析

機器學習可擷取關鍵字詞，並找出合約組合中的異常情況。

產業應用

特許經營

在維持品牌合規性的同時，以標準化的特許經營協議進行本地化變更。

金融服務

自動追蹤貸款文件和法規文件的合規性。

醫療保健

安全管理敏感的醫療服務提供者合約和病患協議。

常見問題

AI 如何強化合約流程？

AI 可透過範本自動化減少手動起草，透過條款分析加速審核，並透過合約分析實現資料驅動的決策。

法務團隊可以期待什麼樣的 ROI？

典型的結果包括合約週期加快 50-70%、法務團隊工作量減少 30%以上，以及透過標準化語言改善合規性。

小型部門可以有效實施 CLM 嗎？

可以，現代系統專為精簡的團隊所設計，讓他們可以在不增加人數的情況下擴大產出。

相關主題

合約管理系統種類

除了一般用途的 CLM 平台之外，也有針對供應商合同、銷售協議和採購文件的專門解決方案。

法律作業整合

合約生命週期管理是全面性法律作業架構中的基石功能，包含事項管理與支出分析。